JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeitanstellung. Der Standort ist flexibel — Sie arbeiten von zu Hause aus und unterstützen unser Team ortsunabhängig.
Unser Kunde ist ein modernes, wachsendes Unternehmen, das auf digitale Lösungen und effiziente Prozesse setzt. In einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und hohem Vertrauen in selbstständiges Arbeiten erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Virtuelle Assistenz werden Sie das Team administrativ und organisatorisch entlasten und spielen eine zentrale Rolle im operativen Alltag:
- Terminplanung und Kommunikation: Koordination von Meetings, Terminen und Besprechungen; E-Mail-Management und Korrespondenz mit internen und externen Partnern.
- Dokumentation und Datenverwaltung: Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten; Aufbereitung von Informationen für Berichte und Präsentationen.
- Büroprozesse digitalisieren: Unterstützung bei der Optimierung von Workflows; Nutzung und Verwaltung von Cloud-Tools und Collaboration-Plattformen.
- Projektunterstützung: Begleitung von Projekten von der Planung bis zur Umsetzung; Monitoring von Fristen und Meilensteinen.
- Kundenbetreuung und Anfragen: Erste Ansprechperson für Anfragen; Weiterleitung und Koordination mit relevanten Abteilungen.
- Reiseorganisation und Spesen: Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln; Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Rechnungsprüfung, Verwaltung von Lieferantenkontakten, Datenbank-Verwaltung und weitere organisatorische Tätigkeiten nach Bedarf.
Qualifikationen / Anforderungen
Damit Sie erfolgreich in dieser Rolle durchstarten können, sollten Sie folgende Voraussetzungen mitbringen:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Assistenz, Virtual Assistant oder in vergleichbarer administrativer Rolle (mindestens 1–2 Jahre).
- Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Workspace oder ähnlichen Tools; Vertrautheit mit Cloud-Lösungen und Projektmanagement-Tools.
- Organisationstalent: Strukturiertes Arbeiten, Fähigkeit zur Multitask-Bewältigung und hohe Zuverlässigkeit.
- Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch; diplomatis und kundenorientiert.
- Eigenständigkeit: Fähigkeit, selbstständig Aufgaben zu priorisieren und zu erledigen; proaktives Arbeiten im Homeoffice.
- Diskretion und Verschwiegenheit: Sichere Handhabung vertraulicher Daten und Informationen; hohe Zuverlässigkeit.
- Flexibilität: Bereitschaft zur Anpassung an wechselnde Anforderungen und Arbeitsweisen.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten Ihnen eine attraktive und zukunftssichere Anstellung mit folgenden Vorteilen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive und Jobsicherheit in einem stabilen Unternehmen.
- Vollzeitposition im Homeoffice: Ortsunabhängiges Arbeiten — maximale Flexibilität und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung, die Ihrer Qualifikation und Erfahrung entspricht.
- Flexible Arbeitszeiten: Gleitende Arbeitszeit und Verständnis für individuelle Anforderungen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Regelmäßige Schulungen, Zugang zu Online-Kursen und Potenzial für berufliche Aufstiegschancen.
- Modernes Tech-Stack: Arbeit mit zukunftsweisenden Tools und Technologien.
- Teamkultur: Unterstützender, offener Austausch mit dem Team — trotz räumlicher Distanz.
- Regelmäßiger Austausch: Virtuelle Meetings und gelegentliche Vor-Ort-Events zur Teambildung und Vernetzung.
Arbeitsort
Sie arbeiten vollständig im Homeoffice — unabhängig davon, ob Sie in Herne oder einer anderen Region wohnhaft sind. Die Einarbeitung erfolgt durch umfassende digitale Unterstützung und regelmäßige Video-Meetings mit Ihrem Team. Eine reibungslose Integration ins Team ist uns wichtig.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen eine hervorragende Grundlage für Ihre berufliche Weiterentwicklung:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Perspektive auf Senior-Positionen oder spezialisierte Assistenzrollen mit zunehmender Verantwortung.
- Kompetenzaufbau: Erwerb neuer Fähigkeiten in digitalen Tools, Projektmanagement und strategischen Prozessen.
- Mentoring und Coaching: Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie strukturierte Entwicklungsgespräche.
- Netzwerk-Erweiterung: Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Aufbau eines wertvollen beruflichen Netzwerks.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert Sie diese abwechslungsreiche Rolle als Virtuelle Assistenz? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Fügen Sie Ihrem Bewerbungsformular bitte einen aktuellen Lebenslauf sowie Ihre relevanten Zeugnisse und Referenzen bei.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden Ihre Unterlagen schnellstmöglich prüfen. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess steht Ihnen das JobWho-Team jederzeit zur Verfügung.