Virtuelle Assistenz / Online-Assistent (m/w/d) in Gelsenkirchen

Virtuelle Assistenz / Online-Assistent (m/w/d) in Gelsenkirchen — Vollzeit, ca. 26.000–36.000 €/Jahr.

JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Gelsenkirchen. Unser Kunde ist ein modernes Unternehmen, das flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. Als wachsendes Unternehmen vertraut unser Kunde auf zuverlässige Fachkräfte, die eigenverantwortlich und effizient im digitalen Umfeld arbeiten können.

In dieser Rolle unterstützen Sie die Organisation durch durchdachte administrative und organisatorische Lösungen, die komplett im digitalen Raum stattfinden.

Zuständigkeiten / Hauptaufgaben

Als Virtuelle Assistenz sind Sie das Rückgrat der täglichen Organisation. Ihre Aufgaben umfassen:

Terminmanagement und Koordination: Verwaltung von Kalendern, Terminabstimmungen und Koordination von Meetings zwischen verschiedenen Stakeholdern.
Dokumentenmanagement: Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen.
E-Mail- und Kommunikationsmanagement: Bearbeitung von E-Mails, Verwaltung von Posteingang sowie Korrespondenz mit internen und externen Kontakten.
Forschung und Datenerfassung: Recherche von Informationen, Zusammenstellung von Daten und Erstellung von Zusammenfassungen für Managemententscheidungen.
Büroprozesse und Verwaltung: Unterstützung bei Reisebuchungen, Spesenverwaltung und organisation logistischer Abläufe.
Digitale Tools und Systeme: Sichere Handhabung von Cloud-Lösungen, Projektmanagementsoftware und Kommunikationsplattformen.
Kundenunterstützung: Erste Ansprechperson für Anfragen, kundenorientierte Kommunikation und Problemlösung.

Qualifikationen / Anforderungen

Für diese Rolle bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:

Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Online-Assistentin oder in vergleichbaren administrativen Rollen.
Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Cloud-Lösungen (Google Drive, OneDrive) und Projektmanagement-Tools.
Organisationstalent: Hohe organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und Fähigkeit zur Prioritätensetzung.
Kommunikation: Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikation, Sprachsicherheit in Deutsch (Englisch von Vorteil).
Zuverlässigkeit und Eigenverantwortung: Selbstständiges Arbeiten im Homeoffice, Eigeninitiative und hohe Verlässlichkeit.
Diskretion: Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und datenschutzbewusstes Arbeiten.
Flexibilität: Bereitschaft, sich schnell in neue Prozesse und Systeme einzuarbeiten.

Leistungen der Anstellung

Unser Kunde bietet Ihnen attraktive Konditionen und ein modernes Arbeitsumfeld:

Vollzeitanstellung: Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Sicherheit und Kontinuität.
Homeoffice: 100 % mobiles Arbeiten – Sie gestalten Ihren Arbeitsplatz selbst.
Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung.
Flexible Arbeitszeiten: Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Stundenregelungen.
Digitale Ausstattung: Bereitstellung aller notwendigen digitalen Tools und Zugang zu modernen Softwarelösungen.
Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich digitale Assistenz.
Teamkultur: Kollegiales, unterstützendes Team trotz ortsunabhängiger Arbeit mit regelmäßigem Austausch.

Arbeitsort

Ihr Arbeitsort ist Gelsenkirchen – allerdings arbeiten Sie flexibel und ortsunabhängig von Ihrem Homeoffice aus. Sie werden bei der Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen unterstützt und erhalten alle notwendigen digitalen Ressourcen sowie eine umfassende Einführung in die Prozesse und Systeme unseres Kunden.

Karrierechancen und Entwicklung

Diese Stelle bietet attraktive Perspektiven für Ihre berufliche Weiterentwicklung:

Aufstiegschancen: Möglichkeit zur Übernahme von Leitungsaufgaben oder Spezialisierung in bestimmten Bereichen.
Kompetenzausbau: Schulungen in neuen Softwarelösungen und digitalen Arbeitsmethoden.
Netzwerk: Aufbau von wertvollen beruflichen Kontakten in einem wachsenden Unternehmen.
Langfristiges Engagement: Unbefristete Anstellung mit stabiler Perspektive.

Bewerbung und Kontakt

Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren vollständigen Lebenslauf, Ihr Anschreiben sowie relevante Zeugnisse oder Nachweise Ihrer Fachkompetenzen ein.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und beraten Sie gerne bei Fragen zum Bewerbungsprozess!

Über den Beruf als Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Gelsenkirchen

Virtuelle Assistenten unterstützen Unternehmen und Einzelpersonen ortsunabhängig bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Sie arbeiten überwiegend im Homeoffice und bearbeiten Aufträge per E-Mail, Telefon und digitalen Kollaborationstools. Typische Branchen sind Consulting, E-Commerce, Immobilienwirtschaft und kleine bis mittlere Unternehmen. Die Tätigkeit erfordert Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und sichere Kommunikation. Virtuelle Assistenten agieren als externe Schnittstelle zwischen Unternehmen und deren Kunden oder Partnern.

Gelsenkirchen ist eine Mittelstadt im Ruhrgebiet und traditioneller Energiewirtschaftsstandort. Die Stadt war lange geprägt durch Kohleabbau und Stahlindustrie, hat sich mittlerweile aber zu einem diversifizierten Arbeitsmarkt entwickelt. Neben Energieunternehmen sind Logistik, Gesundheitswesen und Dienstleistungen bedeutende Arbeitgeber. Das Ruhrgebiet bietet starke Pendelverflechtungen zu umliegenden Industriezentren. Gelsenkirchen bleibt wirtschaftlich durch Strukturwandel geprägt.

Häufige Fragen zu dieser Stelle

Schnelle Antworten zu Bewerbung, Gehalt und Vertragsform.

Wie bewerbe ich mich auf den Virtuelle Assistenz / Online-Assistent (m/w/d) bei dem Arbeitgeber in Gelsenkirchen?

Die Bewerbung läuft direkt und vertraulich über JobWho — klick oben auf „Jetzt über JobWho bewerben". Wir vermitteln im Auftrag des Kunden und melden uns bei dir. Mit kostenlosem JobWho-Konto gibst du deine Daten nur einmal an und bekommst passende Virtuelle Assistenz (m/w/d)-Stellen in Gelsenkirchen automatisch per Mail.

Welches Gehalt erwartet mich als Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Gelsenkirchen?

Für diese Stelle gibt der Arbeitgeber ca. 26.000–36.000 €/Jahr an (marktübliche Schätzung). Das tatsächliche Gehalt hängt von Berufserfahrung, Qualifikation und Tarifbindung ab. Auf JobWho findest du das Gehalt in jeder Anzeige direkt sichtbar — kein Bewerben ins Blaue.

Welche Arbeitszeit und Vertragsform hat die Stelle?

Diese Position ist als Vollzeit ausgeschrieben. Die Anzeige läuft noch bis 11. September 2026. Details zu Arbeitszeit, Schichtsystem oder Vertragsdauer findest du in der Beschreibung oben oder bekommst du im Vorstellungsgespräch.

Was ist JobWho — und wie unterscheidet sich JobWho von Indeed?

JobWho ist eine deutsche Job-Plattform mit Fokus auf Klarheit und Direktbewerbung. Auf JobWho sind ALLE Stellen KI-aufbereitet — Gehalt, Aufgaben und Anforderungen sind auf einen Blick lesbar. Kein endloses Scrollen wie bei Indeed, keine wiederholten Anzeigen, keine versteckten Bewerbungs-Umwege. Für Bewerber komplett kostenlos.