JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Virtuelle Assistenz (m/w/d) für eine unbefristete Vollzeitstelle im Homeoffice mit Standort Essen. Unser Kunde ist ein innovatives Unternehmen, das flexible und moderne Arbeitsweisen schätzt und Fachkräfte mit hoher Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit sucht.
In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsleitung und verschiedene Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben — vollständig von zu Hause aus. Sie werden zum vertrauensvollen Assistenten und tragen maßgeblich zur reibungslosen Abläufe im Unternehmen bei.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In Ihrer Position als Virtuelle Assistenz übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben:
- Terminmanagement: Koordination und Verwaltung von Kalendern, Besprechungen und Reisen; Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen.
- Korrespondenz und Kommunikation: Abwicklung von E-Mails, Telefongesprächen und Videokonferenzen; Verfassen von Geschäftsschreiben und Dokumenten.
- Datenverwaltung und Dokumentation: Dateiorganisation, Archivierung und Verwaltung von Unterlagen; Unterstützung bei der Datenerfassung.
- Recherche und Informationsbeschaffung: Online-Recherche zu geschäftsrelevanten Themen; Aufbereitung von Informationen und Marktdaten.
- Finanz- und Budgetassistenz: Unterstützung bei Rechnungsverwaltung, Spesenabrechnungen und Budgetüberwachung.
- Projektunterstützung: Mitwirkung bei kleineren Projekten; Erstellung von Präsentationen und Reports.
- Kommunikation mit Partnern und Kunden: Erstkontakt und Abstimmung mit externen Kontakten und Stakeholdern.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position sollten Sie folgende Voraussetzungen mitbringen:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Virtual Assistant, Online-Assistenz oder in ähnlicher administrativer Rolle (mindestens 2–3 Jahre).
- Organisationsfähigkeit: Hohe Eigenverantwortung, selbstständiges Arbeiten und strukturierte Arbeitsweise; Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu verwalten.
- Kommunikationskompetenz: Sicherer und höflicher Umgang mit Geschäftspartner:innen, professionelle Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
- Digitale Kompetenz: Sichere Beherrschung von Office-Software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Projektmanagement-Tools und Cloud-Lösungen; schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
- Zuverlässigkeit und Diskretion: Vertrauenswürdigkeit, Pünktlichkeit und respektvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Sprachkompetenz: Fließendes Deutsch (mind. C1) und gutes Englisch sind von Vorteil.
- Eigenständigkeit: Proaktives Denken, Fähigkeit zur Problemlösung und Initiative ohne ständige Anleitung.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Paket mit vielen Vorteilen:
- 100 % Homeoffice: Arbeiten Sie flexibel von zu Hause aus — keine Pendeldauer, beste Vereinbarkeit mit Familie und Privatleben.
- Unbefristete Festanstellung: Sichere, langfristige Perspektive ohne Befristung.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Erfahrung und Qualifikation.
- Moderne Arbeitsmittel: Vollständige technische Ausstattung und Zugang zu aktuellen digitalen Tools und Plattformen.
- Flexible Arbeitszeiten: Gleitende Arbeitszeit mit familien- und lebensphasenfreundlichen Regelungen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung durch Schulungen und Workshops zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Kollegiales Umfeld: Zusammenarbeit mit einem unterstützenden Team; regelmäßiger virtueller Austausch und Teamevents.
- Work-Life-Balance: Faire Urlaubsregelung und Verständnis für persönliche Belange.
Arbeitsort
Diese Position ist zu 100 % im Homeoffice zu besetzen. Ihr Arbeitssitz ist in Essen und in der Nähe, falls gelegentliche persönliche Treffen notwendig sind. Sie erhalten eine umfassende Remote-Einarbeitung durch unser Team und werden schnell in alle relevanten Prozesse und Systeme eingeführt. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Team findet virtuell via Videokonferenz und Kommunikationstools statt.
Karrierechancen und Entwicklung
Bei unserem Kunden haben Sie realistische Chancen auf persönliches und berufliches Wachstum:
- Spezialisierung: Möglichkeit, sich in Spezialgebieten (z. B. Projektmanagement, Finanzwesen) zu vertiefen.
- Aufstiegsperspektiven: Entwicklung zu Teamlead oder Senior Assistant mit Verantwortung für andere Assistenzen.
- Fortbildungen: Regelmäßige Schulungen und Zertifizierungen (z. B. MS Office, Projektmanagement-Tools).
- Netzwerk: Aufbau von wertvollen Kontakten in verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf, ein kurzes Anschreiben und ggf. Zeugnisse oder Arbeitsproben ein, die Ihre Erfahrung als Virtual Assistant belegen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden Ihre Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten. Bei Fragen können Sie unser Bewerbungs-Team über die JobWho-Plattform kontaktieren.