JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz / Online-Assistentin (m/w/d) für die Vollzeitbeschäftigung. Der Arbeitsort ist Münster, wobei die Tätigkeit flexibel im Homeoffice ausgeübt werden kann.
Unser Kunde ist ein modernes, dynamic wachsendes Unternehmen, das digitale Prozesse und effiziente Zusammenarbeit im virtuellen Raum schätzt. Mit einem motivierten Team und flachen Hierarchien bietet die Organisation ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld, in dem Organisationstalent und Eigenverantwortung belohnt werden.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Virtuelle Assistentin unterstützen Sie unser Managementteam und tragen wesentlich zur reibungslosen Abwicklung von Geschäftsprozessen bei:
- Terminplanung und Verwaltung: Organisieren Sie Kalender, vereinbaren Sie Meetings und koordinieren Sie Termine überregional und international.
- Schriftverkehr und Dokumentation: Verfassen Sie E-Mails, Berichte und Notizen; verwalten Sie Dokumente und Dateien strukturiert in der Cloud.
- Recherche und Datenvorbereitung: Führen Sie Online-Recherchen durch, erstellen Sie Übersichten und bereiten Daten für Entscheidungsträger auf.
- Kommunikation und Koordination: Fungieren Sie als Schnittstelle zwischen internen und externen Partnern; moderieren Sie virtuelle Meetings.
- Verwaltung von Projekten: Unterstützen Sie die Projektplanung, tracken Sie Meilensteine und erstellen Sie Statusberichte.
- Reiseplanung und Spesenverwaltung: Buchen Sie Flüge, Hotels und arrangieren Sie Transfers; verarbeiten Sie Reisekostenabrechnungen.
- Allgemeine Büroaufgaben: Verwaltung von E-Mails, Posteingang, Datenbanken und Plattformen (CRM, Projekttools, Cloud-Services).
Qualifikationen / Anforderungen
Idealerweise bringen Sie folgende Fähigkeiten und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung als Virtual Assistant: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position oder als Online-Assistentin, idealerweise im deutschsprachigen oder internationalen Umfeld.
- Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace und gängigen Projektmanagement-Tools (Asana, Monday, Trello o.ä.).
- Kommunikationsfähigkeit: Exzellente mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse (mindestens B2), idealerweise auch Englisch; sichere Telefoniefähigkeiten.
- Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit: Strukturiertes Arbeiten, hohe Sorgfalt beim Umgang mit sensiblen Daten, eigenverantwortliche Priorisierung.
- Technische Ausstattung: Zuverlässiger PC/Laptop, stabile Internetverbindung und ruhiger Arbeitsbereich zu Hause.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Sie können mit vertraulichen Informationen umgehen und handeln gewissenhaft.
- Teamfähigkeit und Flexibilität: Gerne arbeiten Sie in virtuellem Team und passen sich schnell an neue Prozesse an.
Leistungen der Anstellung
Für diese interessante Position bieten wir Ihnen:
- Homeoffice mit Flexibilität: Arbeiten Sie ortsunabhängig von Münster aus, mit Möglichkeit zu gelegentlichen Meetings vor Ort.
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige und sichere Anstellung mit klaren Aufstiegschancen.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerecht und marktkonform; genaue Höhe je nach Qualifikation und Erfahrung.
- Moderne Arbeitsumgebung: Zugang zu den neuesten Tools und Plattformen, um Ihre Arbeit optimal zu unterstützen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Regelmäßige Schulungen zu neuen Systemen und Fachkompetenzen; Investition in Ihre berufliche Weiterentwicklung.
- Faire Urlaubsregelung: Angemessene Urlaubstage und flexible Pausenregelungen.
- Kollegiale Unternehmenskultur: Arbeiten in einem supportiven, wertschätzenden Team mit regelmäßigen virtuellen Events und Austausch.
- Eigenverantwortung: Viel Spielraum für eigene Initiativen und Gestaltung Ihrer Arbeitsweise.
Arbeitsort
Die Position ist in Münster angesiedelt und wird von Ihrem Homeoffice aus ausgeübt. Sie werden bei Bedarf von unserem Team in die Prozesse eingearbeitet, erhalten ein onboarding virtuell oder vor Ort und arbeiten eng mit Ihren Ansprechpartnern zusammen. Gelegentliche Besuche am Standort sind möglich und erwünscht.
Karrierechancen und Entwicklung
Wir investieren in die Entwicklung unserer Mitarbeiter und bieten perspektivische Aufstiegschancen:
- Aufbau von Fachkompetenz: Spezialisierung in Project Management, HR-Administration oder Business Development je nach Interesse.
- Leitungsaufgaben: Möglichkeit, ein virtuelles Team zu betreuen oder die Assistenz zu koordinieren.
- Internationale Einsätze: Chance auf Positionen in multinationalen Projekten und Zusammenarbeit mit globalen Teams.
- Mentoring und Austausch: Regelmäßige 1:1s mit der Führungskraft und Zugang zu Mentoring-Programmen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf, Ihr Anschreiben und wenn möglich Zeugnisse oder Referenzen ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden Sie schnellstmöglich kontaktieren!