JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Essen. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit langjähriger Erfahrung und einem engagierten Team. Sie werden Teil einer modernen Arbeitswelt, in der Effizienz, Zuverlässigkeit und professionelle Kommunikation großgeschrieben werden.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung und tragen wesentlich zur reibungslosen Organisation des Managements bei:
- Terminverwaltung und Planung: Koordination von Meetings, Konferenzen und Terminen der Geschäftsführung sowie Vorbereitung entsprechender Unterlagen.
- Schriftverkehr und Korrespondenz: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und postalischen Anfragen in hoher Qualität und Vertraulichkeit.
- Dokumentation und Berichtswesen: Erstellung von Protokollen, Berichten und Präsentationen; Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten und strategischen Initiativen.
- Reiseorganisation: Planung und Buchung von Dienstreisen, Hotels und Transportmitteln.
- Budget- und Finanzadministration: Verwaltung von Budgets, Abrechnung von Spesen und Unterstützung bei kaufmännischen Prozessen.
- Allgemeine Büroorganisation: Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Koordination mit anderen Abteilungen und Bestandteil des Office-Managements.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese verantwortungsvolle Rolle suchen wir Fachkräfte mit folgenden Voraussetzungen:
- Berufliche Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Vorstandsassistenz oder Management Assistant, idealerweise in einer Führungsposition oder im administrativen Management.
- Organisationstalent: Ausgeprägte Fähigkeit zur Koordination mehrerer Aufgaben, zeitliche Prioritätsetzung und Liefertreue.
- Kommunikation: Exzellente schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch; Englisch von Vorteil.
- IT-Kompetenz: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit Office-Management-Software.
- Diskretion und Vertraulichkeit: Hohe Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen und Verlässlichkeit auf höchstem Niveau.
- Eigeninitiative: Selbstständiges Arbeiten, Problemlösungskompetenz und proaktive Gestaltungsfreude.
- Teamfähigkeit: Kollegiale Zusammenarbeit mit allen Ebenen und Abteilungen der Organisation.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet attraktive Rahmenbedingungen und vielfältige Vorteile:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere Perspektive in einer etablierten Organisation.
- Wettbewerbsfähiges Gehalt: Attraktive Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Modernes Zeitmanagement für eine optimale Work-Life-Balance.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei beruflichen Qualifizierungsmaßnahmen und Schulungen.
- Moderne Arbeitsumgebung: Zeitgemäße Ausstattung und angenehmes Büroumfeld.
- Betriebliche Leistungen: Faire Urlaubsregelung und weitere soziale Leistungen nach Tarifvertrag.
- Kollegiales Team: Zusammenarbeit in einem professionellen und offenen Kollegenkreis.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Essen. Sie werden von unserem Kunden professionell eingearbeitet und erhalten eine vollständige Einführung in alle relevanten Systeme und Prozesse. Das Team steht Ihnen zur Seite und unterstützt einen reibungslosen Start.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet ausgezeichnete Perspektiven für Ihre berufliche Entwicklung:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Potenziale zur Übernahme erweiterter Verantwortung oder Spezialisierung im administrativen Bereich.
- Fachliche Vertielung: Möglichkeit, spezialisierte Kompetenzen im Management-Umfeld auszubauen.
- Netzwerkausbau: Wertvolle Kontakte zu Führungskräften und Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen.
- Berufliche Zertifikate: Unterstützung bei der Erlangung anerkannter Qualifikationen im Office-Management.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho! Reichen Sie bitte Ihren aktuellen Lebenslauf, Ihre Zeugnisse und ggf. Zertifikate ein. Sollten Sie Fragen haben, steht Ihnen das Team von JobWho zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und wünschen Ihnen viel Erfolg!