JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine qualifizierte Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit für den Arbeitsort Dortmund. Unser Kunde ist ein innovatives und dynamisches Unternehmen, das sich auf digitale Geschäftsprozesse spezialisiert hat und modern-flexible Arbeitsmodelle lebt. In einer wachsenden Organisation mit flachen Hierarchien werden Sie Teil eines engagierten Teams, das Wert auf zuverlässige Unterstützung und digitale Excellence legt.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position unterstützen Sie unser Kundenunternehmen bei der Organisation und Koordination von Geschäftsabläufen. Ihre Aufgaben umfassen:
- Büroorganisation & Terminmanagement: Verwaltung von Kalendern, Terminen und Besprechungen sowie die Koordination von internen und externen Meetings.
- Dokumentenverwaltung: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten, Berichten und Präsentationen mit höchster Sorgfalt.
- Kommunikation & Korrespondenz: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und schriftlichem Schriftverkehr im Namen des Managements oder des Teams.
- Administrative Unterstützung: Planung von Reisen, Verwaltung von Spesen und Unterstützung bei der Organisationa beruflicher Events und Projekte.
- Recherche & Datenmanagement: Datenerfassung, Marktrecherche und Aufbereitung von Informationen für strategische Entscheidungen.
- Digitale Zusammenarbeit: Nutzung von modernen Kommunikations- und Projektmanagement-Tools für effiziente Zusammenarbeit im Team.
- Qualitätssicherung: Sicherung von Dokumenten, Kontrolle von Prozessabläufen und Gewährleistung von Zuverlässigkeit und Genauigkeit in allen Aufgaben.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgendes Profil mit:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Online-Assistent:in oder in vergleichbarer administrativer Rolle, mindestens 2–3 Jahre.
- Office-Kenntnisse: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und digitalen Kollaborationstools (Teams, Slack, Google Workspace o.ä.).
- Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache; Englisch von Vorteil.
- Organisationsfähigkeit: Hohe Gewissenhaftigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, mehrere Projekte parallel zu managen.
- Diskretio & Zuverlässigkeit: Vertrauenswürdigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Digitale Affinität: Schnelle Lernfähigkeit neuer Software und Online-Plattformen; problemlösendes Denken.
- Kundenorientierung: Service-Mentalität, Proaktivität und Initiative zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere berufliche Perspektive in einem stabilen Unternehmen.
- Vollzeitposition: 40 Stunden pro Woche mit strukturiertem Arbeitsumfeld.
- Homeoffice-Modell: Flexible Arbeit von zu Hause aus mit moderner digitaler Infrastruktur.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt entsprechend Erfahrung und Qualifikation.
- Weiterbildung & Entwicklung: Unterstützung bei beruflichen Schulungen und Zertifizierungen im digitalen Bereich.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit einem motivierten, unterstützenden Team in einer offenen Unternehmenskultur.
- Fairer Urlaubsanspruch: Großzügige Regelung entsprechend Branchenstandard.
- Digitale Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und Respekt für persönliche Lebensplanung.
Arbeitsort
Diese Position ist in Dortmund ansässig und wird vollständig im Homeoffice ausgeübt. Die digitale Einarbeitung erfolgt durch das Team mit allen notwendigen Tools und Materialien. Sie werden von Anfang an umfassend betreut und erhalten eine strukturierte Onboarding-Phase zur Eingewöhnung in Prozesse und Abläufe.
Karrierechancen und Entwicklung
In dieser Rolle ergeben sich vielfältige Möglichkeiten für Ihre berufliche Weiterentwicklung:
- Aufstiegsperspektiven: Möglichkeit, in koordinierende oder supervisorische Rollen zu wachsen (z.B. Senior Assistant, Team Lead).
- Spezialisierung: Vertiefung in Bereichen wie Projektmanagement, Business Analysis oder strategisches Reporting.
- Netzwerk & Mentoring: Regelmäßiger Austausch mit Führungskräften und strukturiertes Coaching zur Kompetenzentwicklung.
- Fachliche Zertifizierungen: Unterstützung bei Weiterbildungen in Bereichen wie Digitalisierung, Projektmanagement oder Fremdsprachen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Reichen Sie bitte Ihren aussagekräftigen Lebenslauf, ein Anschreiben mit Ihrer Motivation und ggf. Zeugnisse oder Arbeitsproben ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und begleiten Sie gerne durch den gesamten Bewerbungsprozess!