JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit am Standort Dortmund.
Unser Kunde ist eine etablierte und wachsende Organisation im öffentlichen und verwaltungsnahen Sektor. Das Unternehmen zeichnet sich durch professionelle Strukturen, ein kollegiales Arbeitsumfeld und eine wertschätzende Unternehmenskultur aus. Sie werden Teil eines engagierten Teams und unterstützen die Geschäftsführung auf hohem Niveau.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den verschiedenen Abteilungen. Ihre Aufgaben umfassen:
- Terminplanung und Terminmanagement: Koordination des Terminkalenders der Geschäftsführung, Planung von Sitzungen, Konferenzen und Besprechungen sowie Vorbereitung und Nachbereitung.
- Administrative Unterstützung: Erstellen von Protokollen, Dokumentation von Entscheidungen, Verwaltung von Akten und Recherche zu relevanten Themen für die Geschäftsführung.
- Korrespondenz und Kommunikation: Verfassen und Bearbeitung von Schriftwechsel, E-Mail-Management, erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen.
- Projektunterstützung: Mitarbeit bei strategischen Projekten, Datenbeschaffung, Erstellung von Analysedokumenten und Präsentationsmaterialien.
- Reisetätigkeit und Logistik: Organisation von Dienstreisen, Buchungen, Abrechnung und Koordination von Veranstaltungen.
- Vertretung und Stellvertreter-Aufgaben: Bei Bedarf Übernahme von Aufgaben im Vorstandssekretariat und Vertretung des Teams in Abwesenheitszeiten.
- Informations- und Wissensverwaltung: Strukturierung und Pflege von Informationsquellen, Vorbereitung von Management-Unterlagen und Briefing-Dokumenten.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie mit:
- Ausbildung und Erfahrung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation; mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition bei der Geschäftsführung oder im höheren Management sind erforderlich.
- Organisationsfähigkeit: Ausgeprägte Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten – auch unter Druck.
- Kommunikation und Diskretion: Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, absolute Vertraulichkeit und Professional Conduct im Umgang mit sensiblen Informationen.
- IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office, Datenbanken, Emailmanagement und Standard-Softwarelösungen; Bereitschaft, neue Systeme schnell zu erlernen.
- Eigeninitiative und Zuverlässigkeit: Selbstständiges Arbeiten, hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und eine proaktive Mentalität.
- Branchenerfahrung (wünschenswert): Verständnis für Verwaltungsstrukturen, Governance oder Non-Profit-Organisationen ist von Vorteil.
- Sprachen: Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert; weitere Sprachen sind ein Plus.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem professionellen Umfeld:
- Attraktives Gehalt: Entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung, tariflich orientiert.
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive und Arbeitsplatzsicherheit.
- Flexible Arbeitszeiten: Gleitzeit und wo möglich Home-Office-Möglichkeiten für eine bessere Work-Life-Balance.
- Umfassende Weiterbildung: Schulungen, Seminare und interne Trainings zur beruflichen Entwicklung.
- Betriebliche Altersvorsorge: Zusätzliche Absicherung für Ihre Zukunft.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit in einem respektvollem und unterstützenden Team.
- Transparente Karriereperspektiven: Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback.
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Familienfreundliche Regelungen und Unterstützungsleistungen.
Arbeitsort
Der Arbeitsplatz befindet sich in Dortmund. Sie werden in ein etabliertes Team integriert und profitieren von einer strukturierten Einarbeitung. Der Standort ist gut erreichbar und bietet ein angenehmes Arbeitsumfeld mit moderner Ausstattung.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet langfristige Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Je nach Leistung und Qualifikation können sich Positionen mit erweiterten Verantwortungen (Team-Lead, Projektmanagement) ergeben.
- Fachliche Spezialisierung: Möglichkeit, sich in spezialisierten Bereichen (z. B. Projektmanagement, Governance, Finanzmanagement) weiterzuentwickeln.
- Strategische Nähe: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ermöglicht strategisches Verständnis und organisationales Lernen auf hohem Niveau.
- Netzwerk und Sichtbarkeit: Intensive Kontakte zu verschiedenen Bereichen der Organisation und externen Partnern.
Bewerbung und Kontakt
Interessieren Sie sich für diese verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Rolle? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie ein aussagekräftiges Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf und relevante Zeugnisse oder Referenzen ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Viel Erfolg!