JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Mannheim.
Unser Kunde ist eine etablierte Organisation in der Verwaltung mit großer Verantwortung und komplexen Anforderungen. Sie suchen eine zuverlässige und organisierte Fachkraft, die das Geschäftsführungsteam professionell unterstützt und administrative Prozesse gestaltet.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser verantwortungsvollen Rolle werden Sie das Geschäftsführungsteam entlasten und zentrale administrative Funktionen übernehmen:
- Terminmanagement: Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung mit hohem Anspruch an Effizienz und Diskretion.
- Dokumentation und Kommunikation: Erstellung und Verwaltung von Protokollen, Präsentationen und geschäftskritischen Dokumenten; professionelle Korrespondenz.
- Vorstandsassistenz: Unterstützung bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen, Meetings und strategischen Konferenzen.
- Büroorganisation: Verwaltung von Büromaterialien, Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung für den Geschäftsführungsbereich.
- Schnittstellen-Management: Koordination zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen und externen Partnern; professionelle Gatekeeper-Funktion.
- Informationsmanagement: Aufbau und Pflege von Ablagesystemen, Datenbanken und digitalen Arbeitsprozessen.
- Projektunterstützung: Begleitung von Projekten und strategischen Initiativen in administrativer und organisatorischer Hinsicht.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant oder vergleichbare Vorstandsassistenz.
- Administrative Kompetenz: Sichere Beherrschung von Office-Software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängigen Softwarelösungen im Verwaltungsbereich.
- Organisationstalent: Hohe Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Fähigkeit, mehrere Prozesse parallel zu managen.
- Kommunikation: Sicheres Deutsch in Wort und Schrift; vorteilhaft: gute Englischkenntnisse.
- Diskretion und Vertraulichkeit: Absolute Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen und strategischen Inhalten.
- Serviceorientierung: Proaktive Arbeitsweise, Servicedenken und Fähigkeit, sich schnell auf neue Anforderungen einzustellen.
- Branchenerfahrung: Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren Organisationsstrukturen von Vorteil.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere und dauerhaft angelegte Position mit Perspektive.
- Vollzeitbeschäftigung: Regelmäßige Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung nach Erfahrung und Qualifikation.
- Moderne Arbeitsumgebung: Aufgeschlossene und professionelle Arbeitsatmosphäre mit moderner IT-Ausstattung.
- Flexible Arbeitsgestaltung: Wo möglich, Flexibilität bezüglich Arbeitszeit und mobiles Arbeiten.
- Weiterbildung: Unterstützung durch Fortbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Administration und Softwarekompetenzen.
- Betriebliche Sozialleistungen: Faire Urlaubsregelung und betriebliche Zusatzleistungen gemäß Tarifverträge des öffentlichen Dienstes.
- Kollegiales Miteinander: Zusammenarbeit mit engagierten Kolleginnen und Kollegen in einem respektvollen Umfeld.
Arbeitsort
Die Position ist am Standort Mannheim angesiedelt. Sie werden in ein etabliertes Team integriert, erhalten eine gründliche Einarbeitung und arbeiten in direkter Nähe zur Geschäftsführung. Regelmäßige Abstimmungen und Schulungen sichern Ihren erfolgreichen Start.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Rolle bietet Ihnen hervorragende Perspektiven für persönliches und fachliches Wachstum:
- Innerbetriebliche Laufbahn: Möglichkeit zur Übernahme von mehr Verantwortung oder zum Aufstieg in höhere administrative Positionen.
- Fachliche Entwicklung: Zugang zu Fortbildungsangeboten in modernem Office-Management, Digitalisierung und Führungsassistenz.
- Netzwerk und Erfahrung: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ermöglicht tiefe Einblicke in strategische Belange und Geschäftsprozesse.
- Stabilität und Aufbau: Langfristige Perspektive in einer etablierten Verwaltungsorganisation.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert Sie diese verantwortungsvolle Aufgabe als Assistenz der Geschäftsführung? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Halten Sie bitte Ihren aktuellen Lebenslauf, Ihre letzten Zeugnisse und gegebenenfalls Referenzen bereit.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden diese zeitnah weiterleiten und verarbeiten.