Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Karlsruhe

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Karlsruhe — Vollzeit, ca. 28.000–38.000 €/Jahr.

JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Karlsruhe. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungssektor mit langjähriger Erfahrung und einem professionellen, strukturierten Arbeitsumfeld. Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Vorstand und Unternehmen.

Zuständigkeiten / Hauptaufgaben

Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der unmittelbaren Unterstützung der Geschäftsführung und tragen zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei:

Terminmanagement: Koordination und Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung, Planung von Meetings und Reisen.
Dokumentenverwaltung: Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Protokollen und Korrespondenz.
Vorstandsassistenz: Vorbereitung von Vorstandssitzungen, Erstellung von Agenden und Sitzungsunterlagen.
Büroorganisation: Verwaltung von Büroprozessen, Beschaffung von Arbeitsmaterialien und Koordination mit anderen Abteilungen.
Interne Kommunikation: Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation, Beantwortung von Anfragen und Weitergabe von Informationen.
Reisevorbereitung: Organisation von Dienstreisen, Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln.
Datenverwaltung: Pflege von Datenbanken, Führung von Adresslisten und Verwaltung von Unterlagen.

Qualifikationen / Anforderungen

Für diese Rolle bringen Sie folgende Kompetenzen und Qualifikationen mit:

Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung als Management Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzposition, idealerweise in einem administrativen oder Verwaltungsumfeld.
Organisationsfähigkeit: Ausgeprägtes Organisationstalent, Fähigkeit zum Multitasking und sichere Strukturierung komplexer Aufgaben.
Kommunikationsfähigkeiten: Sicherer Umgang mit Stakeholdern auf allen Ebenen, freundliche und professionelle Umgangsformen.
MS-Office-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und modernen Bürosoftwarelösungen.
Sprachfähigkeiten: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil.
Vertraulichkeit: Hohe Diskretion und zuverlässiger Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
Eigeninitiative: Selbstständiges Arbeiten, Eigenverantwortung und Lösungsorientierung in der Aufgabenbearbeitung.

Leistungen der Anstellung

Wir bieten Ihnen eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:

Unbefristete Festanstellung: Sichere Perspektive in einem stabilen Unternehmen.
Attraktives Gehalt: Wettbewerbsfähige Vergütung basierend auf Qualifikation und Erfahrung.
Flexible Arbeitszeiten: Angenehme Arbeitszeitregelung mit modernen Flexibilisierungsmöglichkeiten.
Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei Fortbildungen und beruflicher Weiterentwicklung.
Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit einem kompetenten und motivierten Team.
Gute Verkehrsanbindung: Zentrale Lage in Karlsruhe mit optimaler Erreichbarkeit.
Faire Urlaubsregelung: Angemessene und großzügige Urlaubstage.
Sozialleistungen: Betriebliche Zusatzversicherungen und weitere Sozialleistungen.

Arbeitsort

Sie arbeiten am Standort Karlsruhe. Eine umfassende Einarbeitung durch das bestehende Team ist selbstverständlich. Sie erhalten volle Unterstützung bei Ihrem Einstieg in das Unternehmen und werden schnell ein wertvolles Mitglied des Teams.

Karrierechancen und Entwicklung

Mit dieser Position eröffnen sich Ihnen vielseitige Chancen für berufliche Entwicklung:

Aufstiegsperspektiven: Möglichkeit zur Übernahme erweiterte Verantwortung und Aufstieg in Leitungspositionen.
Fachliche Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen zur Vertiefung Ihrer Fachkompetenz.
Netzwerkaufbau: Direkter Kontakt zur Geschäftsführung und damit verbundene Netzwerkmöglichkeiten im Unternehmen und der Branche.
Spezialisierungsmöglichkeiten: Gelegenheit, sich in spezialisierten Bereichen des administrativen Managements weiterzuentwickeln.

Bewerbung und Kontakt

Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte fügen Sie Ihrem Bewerbungsschreiben einen aktuellen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und gerne auch Referenzen bei, um uns einen umfassenden Eindruck von Ihrem Profil zu vermitteln.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung!

Über den Beruf als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Karlsruhe

Die Assistenz der Geschäftsführung ist das operative Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Unternehmen. Sie organisiert Termine, koordiniert Meetings und bereitet Entscheidungsvorlagen auf. Typisch sind Aufgaben wie Korrespondenzmanagement, Projektkoordination und Dokumentation. Die Rolle erfordert Sicherheit im Umgang mit Office-Anwendungen und Geschäftsprozessen. Assistenzen arbeiten in Unternehmen aller Größen aus Handel, Produktion, Dienstleistung und Verwaltung. Sie sind erste Ansprechpartner für interne und externe Partner und tragen wesentlich zur Effizienz der Führungsebene bei.

Karlsruhe ist eine Großstadt in Baden-Württemberg mit diversifiziertem Arbeitsmarkt. Der Standort profitiert von Stärken in IT, Elektrotechnik und Maschinenbau. Prominent sind Unternehmen aus der Energie- und Verkehrswirtschaft. Die Stadt fungiert als Bildungszentrum mit Technischer Universität und Forschungseinrichtungen. Pendler versorgen die Region aus dem Umland. Der Arbeitsmarkt kombiniert Industrie, Dienstleistungen und Wissenswirtschaft mit stabiler Nachfrage nach Fachkräften.

Häufige Fragen zu dieser Stelle

Schnelle Antworten zu Bewerbung, Gehalt und Vertragsform.

Wie bewerbe ich mich auf den Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei dem Arbeitgeber in Karlsruhe?

Die Bewerbung läuft direkt und vertraulich über JobWho — klick oben auf „Jetzt über JobWho bewerben". Wir vermitteln im Auftrag des Kunden und melden uns bei dir. Mit kostenlosem JobWho-Konto gibst du deine Daten nur einmal an und bekommst passende Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)-Stellen in Karlsruhe automatisch per Mail.

Welches Gehalt erwartet mich als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Karlsruhe?

Für diese Stelle gibt der Arbeitgeber ca. 28.000–38.000 €/Jahr an (marktübliche Schätzung). Das tatsächliche Gehalt hängt von Berufserfahrung, Qualifikation und Tarifbindung ab. Auf JobWho findest du das Gehalt in jeder Anzeige direkt sichtbar — kein Bewerben ins Blaue.

Welche Arbeitszeit und Vertragsform hat die Stelle?

Diese Position ist als Vollzeit ausgeschrieben. Die Anzeige läuft noch bis 11. September 2026. Details zu Arbeitszeit, Schichtsystem oder Vertragsdauer findest du in der Beschreibung oben oder bekommst du im Vorstellungsgespräch.

Was ist JobWho — und wie unterscheidet sich JobWho von Indeed?

JobWho ist eine deutsche Job-Plattform mit Fokus auf Klarheit und Direktbewerbung. Auf JobWho sind ALLE Stellen KI-aufbereitet — Gehalt, Aufgaben und Anforderungen sind auf einen Blick lesbar. Kein endloses Scrollen wie bei Indeed, keine wiederholten Anzeigen, keine versteckten Bewerbungs-Umwege. Für Bewerber komplett kostenlos.