JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) im Raum Lübeck. Hierbei handelt es sich um eine verantwortungsvolle Vollzeitstelle bei einer etablierten Organisation mit modernem Verwaltungsaufbau und flachen Hierarchien.
Unser Kunde ist ein dynamisches Unternehmen mit langer Tradition und breitem Leistungsspektrum. Das Team legt Wert auf professionelle Zusammenarbeit, verlässliche Prozesse und eine offene Arbeitskultur. Sie werden Teil eines engagierten Teams und tragen wesentlich zum reibungslosen Betriebsablauf bei.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen Management und Organisation. Ihre Aufgaben umfassen:
- Terminmanagement & Kalenderorganisation: Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung; Priorisierung und Optimierung des zeitlichen Ablaufs.
- Dokumentation & Protokolle: Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Verwaltung von Akten und Dokumentationen sowie Vorbereitung von Unterlagen für Meetings und Vorstandssitzungen.
- Korrespondenz & Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails und Schriftwechsel im Namen der Geschäftsführung; Abstimmung mit internen und externen Partnern.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei Spezial- und Strategieprojekten, Recherche, Datenaufbereitung und administratives Projektmanagement.
- Finanzverwaltung & Reporting: Vorbereitung von Kennzahlen, Berichten und Analysen; Unterstützung bei Budget- und Controllingaufgaben.
- Vertretung & Koordination: Vertretung der Geschäftsführung in administrativen Belangen; Koordination mit Fachbereichen und Außenstellen.
- Besuchermanagement: Organisation von Besuchen, Empfängen und Events auf Geschäftsführungsebene.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Rolle bringen Sie ideale Voraussetzungen mit:
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung als Vorstandsassistenz, Management Assistant oder in vergleichbarer Position in einer Verwaltungs- oder Unternehmensumgebung.
- Organisationsfähigkeit: Ausgeprägtes organisatorisches Geschick, Fähigkeit zur Multitask-Verwaltung und ständiger Verfügbarkeit für kurzfristige Änderungen.
- Kommunikation: Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit; fundierte Deutsch- und gute Englischkenntnisse; professionelle Umgangsformen.
- Softwarekompetenzen: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); CRM oder Verwaltungssoftware von Vorteil.
- Diskretion & Vertraulichkeit: Absolutes Vertrauen in Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen; hohe Zuverlässigkeit und Loyalität.
- Eigeninitiative: Selbstständiges Arbeiten, proaktive Problemlösung und Fähigkeit, vorausschauend zu denken und zu handeln.
- Teamfähigkeit: Empathie, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, eng mit der Geschäftsführung und allen Abteilungen zusammenzuarbeiten.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive und sichere Anstellung mit Blick auf Ihre Entwicklung und Zufriedenheit:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige berufliche Perspektive und Sicherheit.
- Attraktives Gehalt: Nach Qualifikation und Erfahrung im marktüblichen Rahmen.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitszeitgestaltung, teilweise Home-Office-Möglichkeiten nach Absprache.
- Berufliche Weiterbildung: Unterstützung bei Trainings, Kursen und persönlicher Fachentwicklung.
- Betriebliche Sozialleistungen: Attraktive Sozialleistungen, Altersvorsorge und weitere Benefits.
- Strukturiertes Onboarding: Umfassende Einarbeitung in Prozesse, Systeme und Unternehmenskultur mit fachlicher Begleitung.
- Offene Unternehmenskultur: Wertschätzender Umgang, flache Hierarchien und partizipative Entscheidungskultur.
Arbeitsort
Der Arbeitsort befindet sich in Lübeck. Sie werden von unserem erfahrenen Team in alle relevanten Prozesse eingearbeitet und erhalten umfassende Unterstützung bei Ihrem Start. Eine moderne, freundliche Arbeitsumgebung wartet auf Sie.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, Ihre Expertise auszubauen und längerfristig in der Organisation Verantwortung zu übernehmen:
- Strategische Einblicke: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung gibt Ihnen tiefe Einblicke in Unternehmensstrategie und Entscheidungsfindung.
- Netzwerkaufbau: Kontakte zu internen Führungskräften und externen Partnern eröffnen berufliche Chancen.
- Karriereperspektive: Möglichkeiten für Spezialisierung (z. B. Projektmanagement, Controllership) oder interne Weiterentwicklung.
- Fachliche Spezialisierung: Möglichkeit, sich zu Management, Verwaltungsrecht oder anderen Fachbereichen weiterzubilden.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte fügen Sie Ihrem Profil einen aussagekräftigen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Nachweise Ihrer Qualifikationen bei.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und stehen gerne für Rückfragen zur Verfügung!