JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Mainz.
Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit einer flachen Hierarchie und einem modernen, kooperativen Arbeitsumfeld. Wir suchen einen kompetenten und zuverlässigen Management Assistant, der die Geschäftsführung optimal unterstützt und durch organisatorische Exzellenz zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Sie sind das Rückgrat der Geschäftsführung und übernehmen verantwortungsvolle Aufgaben im administrativen und organisatorischen Bereich:
- Terminmanagement und Koordination: Pflegen und organisieren Sie den Kalender der Geschäftsführung, koordinieren Meetings, Konferenzen und Termine sowohl intern als auch extern.
- Korrespondenz und Dokumentation: Bearbeiten Sie E-Mails, verfassen Schreiben im Namen der Geschäftsführung und verwalten wichtige Dokumente strukturiert und vertraulich.
- Vorbereitung von Sitzungen: Erstellen Sie Agenden, Protokolle und Unterlagen für Vorstandssitzungen, Geschäftsführerkonferenzen und strategische Meetings.
- Reiseorganisation: Planen und buchen Sie Geschäftsreisen einschließlich Flüge, Hotels und Transfers und kümmern sich um alle notwendigen Formalitäten.
- Stakeholder-Management: Fungieren Sie als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern; handhaben Sie sensitive Anfragen mit Diskretion.
- Projektunterstützung: Unterstützen Sie strategische Projekte der Geschäftsführung durch Recherche, Datenaufbereitung und Logistik.
- Büroverwaltung: Verantworten Sie administrative Prozesse wie Rechnungsverwaltung, Materialbeschaffung und die Optimierung von Arbeitsabläufen.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Rolle sollten Sie folgende Voraussetzungen mitbringen:
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung als Vorstandsassistenz, Management Assistant oder in einer ähnlichen Position im administrativen Bereich der Geschäftsführung.
- Organisationsfähigkeit: Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
- Kommunikationsstärke: Sichere mündliche und schriftliche Kommunikation, professionelles Auftreten und Verhandlungsgeschick.
- EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und gängigen Verwaltungssoftwarelösungen.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Absolute Vertraulichkeit, hohe Zuverlässigkeit und uneingeschränkte Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Fremdsprachen: Gutes Englisch in Wort und Schrift ist von Vorteil; weitere Fremdsprachen sind erwünscht.
- Eigeninitiative: Selbstständiges Arbeiten, proaktive Problemlösung und die Bereitschaft, eigenverantwortlich zu handeln.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Paket an Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten:
- Sichere Beschäftigung: Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit vollständiger Sozialversicherung.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt entsprechend der Qualifikation und Erfahrung im Verwaltungsbereich.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitszeitregelung mit Home-Office-Optionen und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen zur beruflichen Entwicklung und Spezialisierung.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit in einem motivierten Team mit flacher Hierarchie und offener Kommunikation.
- Betriebliche Zusatzleistungen: Faire Urlaubsregelung, betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen.
- Perspektiven: Langfristige Perspektive mit Aufstiegsmöglichkeiten in erweiterte Funktionen oder spezialisierte Bereiche.
- Moderne Ausstattung: Zeitgemäße technische Arbeitsausstattung und optimale Arbeitsmittel für effiziente Tätigkeiten.
Arbeitsort
Die Stelle ist im Herzen von Mainz angesiedelt, wo Sie in einem modernen Büroumfeld arbeiten werden. Sie werden von Anfang an von unserem engagierten Team eingearbeitet und erhalten vollständige Unterstützung bei der Integration in die Organisation.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen ausgezeichnete Perspektiven zur Weiterqualifizierung und beruflichen Laufbahn:
- Spezialisierung: Möglichkeit zur Vertiefung in spezialisierten Verwaltungsbereichen oder strategischem Management.
- Aufstiegsoptionen: Perspektiven zur Übernahme von Koordinationsaufgaben, Teamleitung oder erweiterten Managementfunktionen.
- Fortbildungsangebote: Gezielte Weiterbildungsprogramme zu Führung, Verwaltungstechnologien und beruflichen Fachthemen.
- Netzwerkaufbau: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung bietet einzigartige Lernchancen und breitere Einsichten in strategische Unternehmensprozesse.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Nutzen Sie die Schaltfläche „Jetzt bewerben" auf dieser Seite und reichen Sie einen ausführlichen Lebenslauf sowie Ihre letzten zwei Arbeitszeugnisse ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden Ihre Unterlagen sorgfältig prüfen. Bei Fragen zur Bewerbung kontaktieren Sie uns gerne über die JobWho-Plattform.