JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeitanstellung für den Standort Freiburg im Breisgau.
Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen im administrativen und verwaltungsnahen Sektor mit flachen Hierarchien und einem modernen, dynamischen Arbeitsumfeld. Sie suchen eine zuverlässige und organisierte Fachkraft, die die Geschäftsführung tatkräftig unterstützt und dabei eigenverantwortlich agiert.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle sind Sie das Rückgrat der Geschäftsleitung und tragen wesentlich zur reibungslosen Abwicklung operativer und strategischer Aufgaben bei:
- Kalender- und Terminverwaltung: Koordination von Meetings, Terminen und Reisen der Geschäftsführung; Prioritätenmanagement und Konfliktlösung bei terminlichen Überschneidungen.
- Korrespondenz und Dokumentation: Bearbeitung von E-Mails, Verfassung von Schreiben und Protokollen; Verwaltung von Dokumenten und Archivierung nach internen Standards.
- Vorbereitung von Sitzungen: Erstellung von Agendas, Beschaffung von Unterlagen, Vorbereitung von Präsentationen und Nachbereitung mit Protokollführung.
- Administrative Projektunterstützung: Begleitung von internen Projekten; Koordination von Schnittstellen zwischen Abteilungen und externen Partnern.
- Verwaltungsaufgaben: Rechnungswesen-Support, Spesenabrechnung, Beschaffungsorganisation und allgemeine Büroorganisation.
- Kommunikation und Repräsentation: Telefonische und persönliche Empfangskontakte; professionelle Außendarstellung des Unternehmens.
- Eigenständige Problemlösung: Selbstständige Übernahme von Aufgaben; proaktive Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
Qualifikationen / Anforderungen
Sie bringen folgende Fähigkeiten und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz oder vergleichbare Management-Assistenz-Rolle.
- Organisationsfähigkeit: Hohe Affinität für strukturiertes Arbeiten, Zeitmanagement und Priorisierung mehrerer Aufgaben gleichzeitig.
- Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit; sicherer Umgang mit deutscher und englischer Sprache.
- IT-Kompetenz: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); gerne auch Erfahrung mit CRM- oder Projektmanagement-Tools.
- Diskretionsfähigkeit: Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen; absolute Verschwiegenheit.
- Soziale Kompetenzen: Freundliches, professionelles Auftreten; Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
- Flexibilität: Bereitschaft, sich in wechselnde Anforderungen einzustellen und bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet ein ansprechendes Leistungspaket für die erfolgreiche Besetzung:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive mit sicherer Anstellung.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Gleitende Arbeitszeit und Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
- Moderne Arbeitsumgebung: Zugang zu aktueller IT und professioneller Büroausstattung.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei Fortbildungen und fachlicher Spezialisierung.
- Betriebliche Altersvorsorge: Zusätzliche Absicherung für die Zukunft.
- Teamorientierte Kultur: Kollegiale, wertschätzende Zusammenarbeit in einer kooperativen Umgebung.
- Faire Urlaubsregelung: Ausreichend Urlaubstage zur Erholung und perslichen Auszeit.
Arbeitsort
Die Position ist am Standort Freiburg im Breisgau angesiedelt. Sie werden von Anfang an in ein etabliertes Team integriert und erhalten eine umfassende Einarbeitung durch Ihre Vorgängerin oder den Vorgänger sowie die Geschäftsführung. Der direkte Austausch vor Ort ermöglicht enge Zusammenarbeit und schnelle Abstimmungen.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen hervorragende Chancen, sich fachlich und beruflich weiterzuentwickeln:
- Direkter Zugang zur Geschäftsleitung: Sie gewinnen Einblick in strategische Entscheidungsprozesse und Unternehmensabläufe.
- Fachliche Spezialisierung: Möglichkeit, sich in Bereichen wie Projektmanagement oder spezialisierten Verwaltungsaufgaben zu vertiefen.
- Interne Aufstiegsmöglichkeiten: Je nach Entwicklung des Unternehmens Perspektiven für erweiterte Rollen oder Teamleitung.
- Netzwerkaufbau: Kontaktmöglichkeiten zu Partnern, Kunden und Branchenkollegen durch die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf sowie Ihre letzten zwei bis drei Arbeitszeugnisse ein. Gerne können Sie auch ein kurzes Anschreiben hinzufügen, in dem Sie Ihre Motivation für die Rolle beschreiben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und den persönlichen Austausch!