JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Erfurt. Unser Kunde ist eine etablierte Verwaltungsorganisation mit langjähriger Erfahrung und einem engagierten Team. Sie erwartet eine professionelle und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung, in der Eigenverantwortung und Teamfähigkeit geschätzt werden.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung werden Sie das Management-Team unmittelbar unterstützen und tragen zu einer effizienten Verwaltungsorganisation bei:
- Kalenderplanung & Terminmanagement: Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen der Geschäftsführung und sorgen für optimale zeitliche Abstimmung.
- Dokumentation & Protokollverwaltung: Anfertigung und Verwaltung von Meetings, Vorstandssitzungen und Protokollen, einschließlich Follow-up-Tracking.
- Korrespondenz & Schriftverkehr: Bearbeitung von E-Mails, Briefen und offiziellen Schreiben – teilweise in Vertretung der Geschäftsführung.
- Projektunterstützung: Sie unterstützen strategische Projekte durch Recherche, Datenerfassung und organisatorische Zuarbeit.
- Verwaltungs- & Büroorganisation: Verwaltung von Unterlagen, Aktenmanagement, Beschaffungsvorbereitung und interne Koordination.
- Kommunikation & Schnittstellen: Sie agieren als zentrale Kontaktperson zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern.
- Weitere Verwaltungsaufgaben: Unterstützung bei Personaladministration, Budgetvorbereitungen und organisatorischen Besonderheiten.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Postion bringen Sie eine solide Qualifikation und relevante Berufserfahrung mit:
- Ausbildung: Abschluss als Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
- Berufserfahrung: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer Vorstandsassistenz oder als Management Assistant in einer Verwaltung oder ähnlichen Organisation.
- MS-Office & IT-Sicherheit: Sichere Anwendung von Word, Excel, Outlook und gängigen Büro-Software-Systemen. Grundverständnis für Datenschutz und Informationssicherheit.
- Organisationsfähigkeit: Hands-on-Mentalität, Multitasking-Fähigkeit und Zuverlässigkeit bei der Priorisierung mehrerer Aufgaben.
- Kommunikation: Hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse, Sicherheit in Schriftverkehr und höflicher, professioneller Umgang.
- Diskretion & Verschwiegenheit: Sie können mit sensiblen Informationen verantwortungsvoll und vertraulich umgehen.
- Proaktivität: Eigeninitiative, analytisches Denken und die Fähigkeit, Prozesse selbständig zu verbessern.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive und sichere Anstellung mit umfangreichen Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Sicherheit und Verlässlichkeit in einer stabilen Organisation.
- Vollzeitposition: 40 Stunden pro Woche mit fairer Arbeitszeitgestaltung.
- Attraktive Vergütung: Gehalt nach marktüblichen Standards, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitszeit-Regelungen, die Beruf und Privatleben vereinbaren.
- Umfassende Sozialleistungen: Beiträge zur Sozialversicherung, betriebliche Altersvorsorge und weitere attraktive Nebenleistungen.
- Weiterbildung & Entwicklung: Fachliche und persönliche Fortbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Kollegiales Umfeld: Ein offenes, respektvolles Team mit flachen Hierarchien und gegenseitiger Unterstützung.
- Kantine & Pausenbereich: Attraktive Betriebsverpflegung und angenehme Infrastruktur für die Pausen.
Arbeitsort
Die Position ist am Standort Erfurt angesiedelt. Sie profitieren von einer guten Erreichbarkeit sowie einem engagierten, unterstützenden Team vor Ort. Eine umfassende Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen ist selbstverständlich.
Karrierechancen und Entwicklung
In dieser Position haben Sie vielfältige Perspektiven zur beruflichen Weiterentwicklung:
- Karrierepfade: Möglichkeit zum Aufstieg in höherwertige Assistenz- oder Koordinationsfunktionen.
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefung in Projektmanagement, Personaladministration oder strategischer Planung.
- Fortbildungsförderung: Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen in Office-Management, digitalen Tools und Leadership-Themen.
- Netzwerk & Sichtbarkeit: Direkter Kontakt zur Geschäftsführung und enge Zusammenarbeit mit allen Ebenen der Organisation.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte fügen Sie folgende Unterlagen bei: ein anschauliches Anschreiben, einen vollständigen Lebenslauf mit Foto sowie Zeugnisse und Nachweise Ihrer bisherigen Tätigkeiten.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und wünschen Ihnen viel Erfolg!