JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für eine Vollzeitposition in Hamm. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungssektor mit modernem Arbeitsumfeld und flachen Hierarchien. Das Unternehmen schätzt zuverlässige, organisierte und kommunikative Fachkräfte, die eigenverantwortlich arbeiten und die Geschäftsführung optimal unterstützen.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie das Bindeglied zwischen Vorstand und Organisation. Ihre Aufgaben umfassen:
- Terminmanagement & Terminabsprachen: Koordination von Besprechungen, Terminen und Reisen der Geschäftsführung; Führung und Verwaltung des Kalenders.
- Korrespondenz & Schriftverkehr: Bearbeitung von E-Mails, Post und Anfragen; Verfassung und Korrektur von Briefen und Dokumenten.
- Dokumentation & Aktenmanagement: Verwaltung von Akten, Archivierung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Entscheidungsprozesse.
- Vorbereitung von Meetings: Recherche, Agendenerstellung, Protokollführung und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen.
- Reiseorganisation: Buchung von Flügen, Hotels und Fahrten; Abwicklung von Reisekostenabrechnungen.
- Verwaltungsaufgaben: Bearbeitung kaufmännischer Aufgaben, Koordination mit Fachbereichen und Unterstützung bei Projektarbeit.
- Repräsentation: Empfang von Besuchern, Telefonzentrale und professionelle Außendarstellung der Geschäftsführung.
Qualifikationen / Anforderungen
Idealerweise bringen Sie folgende Fähigkeiten und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Vorstandsassistenz, Management Assistant oder in vergleichbarer Administrativer Assistenzfunktion (mindestens 2–3 Jahre).
- Organisationstalent: Sehr gute organisatorische Fähigkeiten mit Blick für Details; Fähigkeit zur gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Aufgaben.
- Schriftliche & mündliche Kommunikation: Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; professionelle und gewandte Ausdrucksweise. Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Microsoft Office & Digital Skills: Sicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Erfahrung mit Kalender- und Dokumentenmanagementsystemen.
- Diskretion & Zuverlässigkeit: Hohe Eigenverantwortung, Verschwiegenheit und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Serviceorientierung: Freundliches, höfliches Auftreten; proaktive Arbeitsweise und hohe Kundenorientierung gegenüber Geschäftsführung und internen Partnern.
- Flexibilität: Bereitschaft zur Anpassung an wechselnde Anforderungen und gelegentliche Mehrarbeit in Spitzenphasen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive und faire Anstellung mit folgenden Benefits:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige und sichere Perspektive in einem stabilen Arbeitgeber.
- Vollzeitposition: Reguläre Arbeitszeit (ca. 40 Std./Woche) mit fairer Urlaubsregelung.
- Attraktive Vergütung: Marktübliches Gehalt je nach Qualifikation und Erfahrung; Zahlung nach geltenden Tarifverträgen oder betrieblicher Vereinbarung.
- Betriebliche Altersversorgung: Zusätzliche finanzielle Sicherheit durch Betriebsrente oder ähnliche Vorsorgeleistungen.
- Weiterbildung & Entwicklung: Unterstützung bei Fortbildungen und Schulungen zur Stärkung Ihrer Fachkompetenz.
- Modernes Arbeitsumfeld: Zeitgemäße IT-Ausstattung und angenehmes Büro in zentraler Lage (Hamm).
- Flache Hierarchien: Offene Kommunikation und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.
- Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitgestaltung und verlässliche Arbeitsstrukturen.
Arbeitsort
Die Position befindet sich in Hamm und ist vollständig vor Ort besetzt. Sie werden von unserem Kunden eine umfassende Einarbeitung und Unterstützung durch das bestehende Team erhalten. Der Arbeitsplatz bietet moderne Infrastruktur und eine angenehme Arbeitsumgebung mit guter Erreichbarkeit.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet ein großes Potenzial für Ihre langfristige Karriereentwicklung:
- Direkte Nähe zur Geschäftsführung: Enger Kontakt zum Management ermöglicht strategisches Verständnis und berufliche Weiterentwicklung auf höherer Ebene.
- Spezialisierung: Möglichkeit zur Vertiefung von Fachkompetenz in Verwaltung, Projektmanagement oder spezialisierten Geschäftsbereichen.
- Aufstiegsperspektiven: Bei Eignung und Interesse Entwicklung zu Koordinations- oder Leitungsaufgaben innerhalb der Organisation.
- Netzwerk & Branchenerfassung: Kontakte zu Geschäftspartnern und Branchen-Akteuren erweitern Ihr professionelles Netzwerk.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho! Laden Sie hierfür Ihren Lebenslauf, ein Anschreiben und ggf. Zeugnisse oder Referenzen hoch. Sie können auch ein Motivationsschreiben hinzufügen, um sich besonders hervorzuheben.
Fragen zur Position? Das JobWho-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung. Wir leiten Ihre Bewerbung vertraulich an unseren Kunden weiter und informieren Sie über die nächsten Schritte.