JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Recklinghausen.
Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Bereich Verwaltung und Verwaltungsdienstleistungen. Das Unternehmen zeichnet sich durch eine strukturierte Arbeitsweise, flache Hierarchien und ein motiviertes Team aus. Sie unterstützen die Geschäftsführung auf strategischer und operativer Ebene und sind zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle verantworten Sie die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:
- Terminplanung und Agenda-Management: Sie koordinieren Termine, planen Meetings, bereiten Tagesordnungen vor und stellen sicher, dass alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
- Dokumentation und Berichtswesen: Sie erstellen Protokolle, Berichte und Präsentationen, verwalten Geschäftsvorfälle und archivieren Dokumentationen nach Vorgabe.
- Korrespondenz und Kommunikation: Sie bearbeiten ein- und ausgehende Post, verfassen Schreiben im Namen der Geschäftsführung und koordinieren interne sowie externe Kommunikation.
- Projektumsetzung: Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, begleiten Abläufe und fungieren als Koordinationsstelle.
- Personaladministration: Sie wirken bei Personalverwaltungsaufgaben mit, verwalten Urlaube, Abwesenheiten und unterstützen bei Einstellungsprozessen.
- Finanzielle Grundaufgaben: Sie bearbeiten Spesen, überwachen Budgets im administrativen Bereich und unterstützen bei Abrechnungsaufgaben.
- Teamkoordination: Sie arbeiten eng mit weiteren Assistenzen und Fachbereichen zusammen, tauschen Informationen aus und sichern einen reibungslosen Betriebsablauf.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Aufgaben bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung als Management Assistant, Office Manager oder in vergleichbarer Assistenzfunktion im höheren Management.
- Organisationsfähigkeit: Ausgeprägtes Organisationstalent, Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
- MS-Office & digitale Kompetenzen: Sichere Anwendung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Vertrautheit mit Projektmanagementsoftware von Vorteil.
- Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, Geschick im Umgang mit internen und externen Partnern.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen, hohe Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortung.
- Eigeninitiative: Proaktive Arbeitsweise, Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu übernehmen und vorausschauend zu handeln.
- Teamfähigkeit: Kooperativer Umgang mit Kollegen und Führungskräften, Bereitschaft zur Unterstützung.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Paket an Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere Perspektive in einem etablierten Unternehmen.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt, orientiert an Erfahrung und Qualifikation.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitsorganisation mit Flexibilität bei der Zeiteinteilung.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei Fortbildungen und Qualifizierungsmaßnahmen.
- Arbeitsumfeld: Moderne Infrastruktur, kooperatives Miteinander und Wertschätzung für Ihre Leistung.
- Betriebliche Sozialleistungen: Betriebliche Altersvorsorge und weitere soziale Leistungen.
- Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Mitsprache bei Prozessverbesserungen.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Recklinghausen. Sie werden von erfahrenen Kollegen eingearbeitet und sind Teil eines eingespielten Teams. Eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist vorhanden.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen ausgezeichnete Chancen auf persönliches und berufliches Wachstum:
- Aufstiegsperspektiven: Möglichkeit, sich zu einer Senior-Assistentin oder in Koordinationsfunktionen weiterzuentwickeln.
- Verantwortung ausbauen: Zunehmende Übernahme von strategischen Aufgaben und Projektverantwortung.
- Fachliches Netzwerk: Kontakt zu verschiedenen Bereichen und Führungskräften des Unternehmens nutzen und ausbauen.
- Fortbildung: Unterstützung bei beruflicher Spezialisierung und Zertifizierungen im Office-Management.
Bewerbung und Kontakt
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