JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Gelsenkirchen. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit modernem Arbeitsumfeld und flachen Hierarchien. Sie suchen eine engagierte Fachkraft, die das Büro souverän organisiert und interne Prozesse optimiert.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser verantwortungsvollen Position tragen Sie wesentlich zur reibungslosen Büroorganisation bei und unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft:
- Büroadministration: Verwaltung von Terminkalendern, Postbearbeitung, Archivverwaltung und Dokumentenverwaltung nach modernen Standards
- Kommunikation: Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Schriftverkehr auf Deutsch und ggf. Englisch, erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte
- Personalunterstützung: Personalverwaltung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, Unterstützung bei Recruitmentprozessen
- Finanzverwaltung: Rechnungsbearbeitung, Spesenmanagement, Vorbereitung von Geschäftsvorfällen für die Buchhaltung
- Projektorganisation: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings, Workshops und Events
- IT und Digitalisierung: Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Verwaltungssysteme und Datenbanken
- Qualitätssicherung: Einhaltung interner Richtlinien, Compliance und Datenschutz in täglich Arbeitsabläufen
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Fähigkeiten und Erfahrung mit:
- Ausbildung: Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Grundausbildung
- Berufserfahrung: Mindestens 2–3 Jahre praktische Erfahrung in vergleichbarer Position (Büro, Verwaltung oder Office-Management)
- Office-Kompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (besonders Excel und Outlook), schnelle Lernfähigkeit bei neuer Software
- Organisationsfähigkeit: Hohe Selbstorganisation, Multitasking-Fähigkeit und Liebe zum Detail auch unter Zeitdruck
- Kommunikation: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Freundlichkeit, Zuverlässigkeit im Umgang mit Kolleg:innen und externen Partnern
- Sprachkenntnisse: Sichere Deutsch in Wort und Schrift, Englisch-Grundkenntnisse sind von Vorteil
- Eigenverantwortung: Selbstständiges Denken und Handeln, Bereitschaft, proaktiv Verbesserungsvorschläge einzubringen
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine interessante Festanstellung mit folgenden Leistungen und Benefits:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive ohne Befristung
- Attraktive Vergütung: Marktübliches Gehalt entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung
- Flexible Arbeitszeiten: Ausgeglichene Work-Life-Balance mit flexibler Gestaltung der Arbeitszeit
- Weiterbildung: Unterstützung bei Fort- und Weiterbildung sowie beruflicher Entwicklung
- Arbeitsumfeld: Modernes Büro mit freundlicher Teamkultur und kollegialer Zusammenarbeit
- Sozialleistungen: Faire Urlaubsregelung, Betriebliche Altersvorsorge und zusätzliche Versicherungsleistungen
- Mobiles Arbeiten: Möglichkeit zum Home-Office und flexiblen Arbeitsorten
- Entwicklungsperspektiven: Aufstiegschancen und Übernahme von zusätzlichen Verantwortung
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Gelsenkirchen. Sie werden von Anfang an gut in die Arbeitsprozesse eingeführt und erhalten volle Unterstützung durch das bestehende Team. Der Standort ist gut erreichbar und bietet ein angenehmes Arbeitsumfeld.
Karrierechancen und Entwicklung
Bei unserem Kunden haben Sie ausgezeichnete Möglichkeiten für persönliche und berufliche Entwicklung:
- Aufstiegspotenzial: Übernahme von Leitungsaufgaben oder Spezialisierung auf bestimmte Geschäftsbereiche
- Weiterbildungsprogramme: Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen in modernen Büotechnologien und Management-Methoden
- Projektverantwortung: Gestaltung und Leitung von Verwaltungs- und Organisationsprojekten
- Mentorship: Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie gezielte Einarbeitung
Bewerbung und Kontakt
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Für Ihre Bewerbung benötigen wir Ihren aktuellen Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen von bisherigen Arbeitgebern sowie ggf. eine kurze Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für die Position darstellen. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt.