JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter (m/w/d) in Vollzeit. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit modernen Strukturen und einem engagierten Team. Sie suchen eine zuverlässige Fachkraft, die administrative Prozesse eigenverantwortlich gestaltet und zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte beiträgt.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position tragen Sie Verantwortung für wichtige administrative und sachbearbeitende Aufgaben. Sie arbeiten selbstständig und lösungsorientiert an Projekten und Prozessen.
- Sachbearbeitung von Vorgängen: Bearbeitung und Verwaltung von administrativen Anträgen, Anfragen und Dokumentationen nach geltenden Richtlinien und Standards.
- Datenverwaltung und Dokumentation: Erfassung, Pflege und Archivierung von Daten in Verwaltungssystemen sowie sorgfältige Führung von Akten und Unterlagen.
- Kommunikation mit Beteiligten: Korrespondenz mit Bürgern, Behörden und internen Abteilungen; sachlich fundierte und höfliche Beantwortung von Anfragen.
- Prüfung und Kontrolle: Vollständigkeitsprüfung von Unterlagen, Überprüfung der Einhaltung von Fristen und Voraussetzungen sowie Qualitätssicherung von Ergebnissen.
- Zusammenarbeit im Team: Konstruktive Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen verschiedener Abteilungen; Unterstützung bei Vertretungen und Übergaben.
- IT-Anwendung: Kompetente Nutzung von Standard-Anwendungsprogrammen (Office, spezialisierte Verwaltungssoftware) zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Aktive Mitarbeit an Prozessoptimierungen und Vorschlag von Verbesserungen zur Steigerung der Effizienz.
Qualifikationen / Anforderungen
Sie bringen eine solide fachliche Basis und persönliche Stärken mit, die für diese Verwaltungsposition erforderlich sind.
- Berufsausbildung: Abgeschlossene Ausbildung als Sachbearbeiterin oder vergleichbare kaufmännische/administrative Qualifikation, oder mehrjährige praktische Erfahrung in der Sachbearbeitung.
- Fachkompetenz Verwaltung: Fundierte Kenntnisse verwaltungsrelevanter Abläufe, Vorschriften und Verfahrensweisen; idealerweise Erfahrung im öffentlichen Dienst oder in einer Verwaltungsorganisation.
- Organisationsfähigkeit: Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise; Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und Deadlines einzuhalten.
- Kommunikationsfähigkeit: Gewandte schriftliche und mündliche Kommunikation; sicheres Auftreten gegenüber Bürgern und Kolleginnen/Kollegen.
- IT-Grundkenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Bereitschaft zum schnellen Erlernen spezialisierter Verwaltungssoftware.
- Rechtsbewusstsein: Verständnis für Datenschutz, Akteneinhaltung und rechtliche Anforderungen; genaue und sorgfältige Arbeitsweise.
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit: Freundliche Zusammenarbeit, Verlässlichkeit und positive Grundhaltung gegenüber Veränderungen.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten Ihnen eine attraktive Anstellung mit fairen Bedingungen und nachhaltigem Arbeitsumfeld.
- Unbefristeter Arbeitsvertrag: Sichere Perspektive und langfristige Betriebszugehörigkeit.
- Vollzeittätigkeit: Regelarbeitszeit mit verlässlichen Arbeitszeiten und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung.
- Umfassende Einarbeitung: Strukturierte Onboarding-Phase mit erfahrenen Ansprechpartnern und Schulung in spezialisierten Systemen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei beruflicher Fortbildung und Aufstiegsperspektiven innerhalb der Organisation.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubsansprüche und flexible Absprachen.
- Unterstützung und Teamkultur: Kollegiales, offenes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und gegenseitiger Unterstützung.
- Zusatzleistungen: Je nach Organisationsrichtlinie weitere Leistungen wie Betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsförderung oder flexible Arbeitsgestaltung.
Arbeitsort
Die Position ist in Gelsenkirchen angesiedelt. Sie werden von einem erfahrenen Team vor Ort umfassend eingearbeitet und haben regelmäßigen Austausch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. Der Arbeitsplatz ist modern ausgestattet und liegt zentral erreichbar.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet vielfältige Chancen für persönliches und berufliches Wachstum.
- Aufstiegsmöglichkeiten: Perspektive auf höherwertige Positionen wie Teamleitung oder spezialisierte Sachgebiete nach Leistung und Verfügbarkeit.
- Fortbildungsprogramme: Zugang zu internen Schulungen und externen Kursen zur Vertiefung von Fachkompetenzen.
- Projektverantwortung: Möglichkeit, sich an Prozessoptimierungen und strategischen Projekten der Organisation zu beteiligen.
- Arbeitsumfeld zum Lernen: Kulturelle Wertschätzung von Eigeninitiative, Eigenverantwortung und kontinuierlicher Verbesserung.
Bewerbung und Kontakt
Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen und die Sachbearbeitung mit Engagement und Zuverlässigkeit ausgestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho.
Bitte fügen Sie Ihrem Profil einen aussagekräftigen Lebenslauf sowie Ihre relevanten Zeugnisse und Zertifikate bei. Wir werden Ihre Bewerbung umgehend prüfen und uns bei Eignung zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.