JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Kauffrau oder einen erfahrenen Kaufmann für Büromanagement in Vollzeit für die Stadt Köln. Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich Verwaltung mit modernem Arbeitsumfeld und flachen Hierarchien. Wir bieten eine verantwortungsvolle Position mit abwechslungsreichen Aufgaben in einem motivierten Team.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Sie übernehmen zentrale Funktionen der büroorganisativen Verwaltung und unterstützen die Geschäftsführung sowie verschiedene Abteilungen mit umfassender administrativer und organisatorischer Expertise:
- Büroorganisation und Verwaltung: Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsabläufen; Archivverwaltung und Dokumentenmanagement nach aktuellem Standard.
- Korrespondenz und Kommunikation: Professionelle Abwicklung von ein- und ausgehender Post, E-Mail-Management sowie Telefondienste und Besucherempfang.
- Personaladministration: Unterstützung bei Personalverwaltungsaufgaben, Vorbereitung von Bewerbungsunterlagen und Personalaktenführung.
- Finanz- und Rechnungswesen: Rechnungsbearbeitung, Verbuchung von Belegen, Aufbereitung von Finanzunterlagen für Accounting und Controlling.
- Projektassistenz: Begleitung von Projekten, Erstellung von Dokumentationen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- IT und digitale Systeme: Sichere Handhabung von MS Office, Branchensoftware und digitalen Verwaltungssystemen; kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.
- Qualitätssicherung: Einhaltung von Datenschutz, Compliance-Regelungen und Standards im administrativen Bereich.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir suchen eine Fachperson mit fundierter Ausbildung und praktischer Erfahrung im Büromanagement, die eigenverantwortlich und zuverlässig arbeitet:
- Berufsabschluss: Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation (z. B. Sekretär/in, Office Manager).
- Berufserfahrung: Mehrjährige praktische Erfahrung in administrativen oder büroorganisativen Tätigkeiten, idealerweise im Verwaltungsbereich.
- Kommunikation und Organisationsfähigkeit: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch auf sicherem Niveau), strukturiertes und zuverlässiges Arbeiten.
- Softwarekompetenz: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Erfahrung mit gängiger Branchensoftware von Vorteil.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Verschwiegenheit, Verantwortungsbewusstsein und hohe Qualitätsstandards bei der Verarbeitung sensibler Daten.
- Teamfähigkeit: Kooperativer und konstruktiver Umgang mit Kolleginnen und Kollegen aller Ebenen sowie Serviceorientierung.
- Flexibilität: Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und Systeme schnell einzuarbeiten; Offenheit für kontinuierliche Weiterentwicklung.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive und nachhaltige Anstellung mit folgenden Benefits:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere und langfristige Perspektive im Unternehmen mit tarifgerechter Bezahlung.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung, regelmäßig überprüft und angepasst.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderates Zeitmanagement mit Rücksicht auf Balance zwischen Beruf und Privatleben.
- Moderne Arbeitsumgebung: Zeitgemäße Büroausstattung, digitale Tools und ergonomische Arbeitsplätze.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung durch Schulungen, Zertifizierungsprogramme und fachliche Fortbildungen.
- Betriebliche Altersvorsorge: Zusätzliche Sicherheit durch Betriebsrente und Sozialleistungen.
- Teamgeist und Unternehmenskultur: Wertschätzende Zusammenarbeit, regelmäßige Teamevents und offene Unternehmenskommunikation.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubstage gemäß geltender Standards und Tarifvorgaben.
Arbeitsort
Die Position befindet sich in Köln. Sie arbeiten in einem modernen Büroumfeld und werden durch ein engagiertes Team sowie strukturierte Einarbeitungsprozesse unterstützt. Der Arbeitsplatz ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.
Karrierechancen und Entwicklung
Unser Kunde investiert in die berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bietet klare Perspektiven für Ihre Karriere:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Möglichkeit zur Übernahme von Führungs- oder Spezialistenfunktionen, z. B. als Office Manager oder Leiterin/Leiter des Verwaltungsbereichs.
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefung in Bereichen wie Personalwesen, Controlling oder Projektmanagement je nach Interesse und Unternehmensbedarf.
- Netzwerk und Industrie-Kontakte: Teilnahme an Branchenveranstaltungen, Fachtagungen und Networking-Angeboten zur Stärkung Ihrer beruflichen Position.
- Mentoring und Coaching: Individuelle Begleitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie regelmäßiges Feedback zur persönlichen Entwicklung.
Bewerbung und Kontakt
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf, Ihre Zeugnisse und gerne ein kurzes Motivationsschreiben ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und auf ein Kennenlerngespräch mit Ihnen!