JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Köln.
Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit flachen Hierarchien und moderner Arbeitsweise. Als Teil eines engagierten Teams unterstützen Sie die Geschäftsführung bei strategischen und operativen Aufgaben und tragen maßgeblich zum erfolgreichen Betriebsablauf bei.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung und übernehmen vielfältige Aufgaben im administrativen und organisatorischen Bereich:
- Terminmanagement: Koordination und Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung, Abstimmung von Meetings und Besprechungen
- Dokumentation und Schriftverkehr: Erstellung und Verwaltung von Berichten, Protokollen und wichtigen Dokumenten; professionelle Korrespondenz
- Vorbereitung von Sitzungen: Zusammenstellung von Unterlagen, Agendavorbereitung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
- Projektunterstützung: Begleitung von strategischen Projekten und Initiativen der Geschäftsleitung
- Kommunikation: Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und Abteilungen; Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern
- Organisatorische Aufgaben: Reiseplanung, Budgetbegleitung, Veranstaltungsmanagement und allgemeine administrative Tätigkeiten
- Datenmanagement: Verwaltung von Informationen, Archivierung und Datenschutz nach aktuellen Standards
Qualifikationen / Anforderungen
Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Person mit ausgeprägten administrativen Fähigkeiten und Verständnis für Managementaufgaben:
- Berufserfahrung: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbarer Verwaltungsposition, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
- Organisationsfähigkeit: Hohe Eigeninitiative, Strukturiertheit und Fähigkeit, mehrere Aufgaben zeitgleich zu handhaben
- Kommunikation: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit; sicherer Umgang mit deutschen und englischen Kommunikationsformaten
- MS-Office und digitale Tools: Sichere Anwendung von Word, Excel, PowerPoint und gängiger Verwaltungssoftware; schnelle Lernfähigkeit bei neuen Tools
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Umgang mit vertraulichen Informationen; hohe Zuverlässigkeit und Integrität
- Teamfähigkeit: Kooperativer Arbeitsstil, empathische Kommunikation mit unterschiedlichen Abteilungen
- Flexibilität: Bereitschaft zur gelegentlichen Übernahme von Zusatzaufgaben und Anpassung an sich ändernde Prioritäten
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Gesamtpaket sowie ein inspirierendes Arbeitsumfeld:
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive und Sicherheit
- Flexible Arbeitszeiten: Modernes Arbeitszeitmodell mit Möglichkeiten für Home-Office und flexible Gestaltung
- Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen, Fortbildungsangebote und Entwicklungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge: Unterstützung für Ihre finanzielle Absicherung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement: Maßnahmen zur Förderung Ihrer Gesundheit und Work-Life-Balance
- Kooperatives Arbeitsumfeld: Kollegiales Team mit wertschätzender Unternehmenskultur
Arbeitsort
Sie arbeiten an unserem Standort in Köln. Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen werden Sie bei der Einarbeitung unterstützen und Sie schnell in die laufenden Prozesse und Besonderheiten einführen. Das Team freut sich auf eine gute Zusammenarbeit.
Karrierechancen und Entwicklung
Wir fördern die Entwicklung unserer Mitarbeiter:innen aktiv und bieten verschiedene Perspektiven für Ihre berufliche Zukunft:
- Aufstiegsperspektiven: Möglichkeit zur Übernahme von erweiterten Verantwortungsbereichen und Spezialisierungen
- Mentoring: Unterstützung durch erfahrene Führungskräfte und kontinuierliches Feedback
- Fachliche Kompetenzentwicklung: Regelmäßige Schulungen in Management-Tools, branchenspezifischen Prozessen und Softwareausbildung
- Netzwerkaufbau: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und anderen Führungsebenen zur Erweiterung Ihres professionellen Netzwerks
Bewerbung und Kontakt
Fühlen Sie sich angesprochen und möchten Sie Teil unseres Teams werden? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Laden Sie hierzu bitte Ihren aktuellen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und ein kurzes Anschreiben hoch.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und das Kennenlernen!