JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Virtuelle Assistenz (m/w/d) für eine Vollzeitposition im Homeoffice. Der Standort ist Mülheim an der Ruhr.
Unser Kunde ist ein dynamisches, modernes Unternehmen, das auf flexible und ortsunabhängige Zusammenarbeit setzt. Als Arbeitgeber schätzt die Organisation flache Hierarchien, eigenverantwortliches Arbeiten und ein unterstützendes Teamumfeld. Sie suchen eine zuverlässige Fachkraft, die administrative und organisatorische Prozesse effizient von zuhause aus bewältigt.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben und werden zur unverzichtbaren Stütze für die Geschäftsleitung sowie andere Abteilungen:
- Terminplanung und Koordination: Verwaltung von Kalendern, Planung von Meetings und Videokonferenzen sowie Koordination von Abläufen im Team.
- Schriftverkehr und Dokumentation: Bearbeitung von E-Mails, Verfassung von Geschäftsbriefen, Protokollierung von Meetings und Verwaltung von Dokumenten.
- Finanz- und Rechnungswesen: Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnung, Belegorganisation und Unterstützung bei kaufmännischen Aufgaben.
- Recherche und Datenmanagement: Online-Recherchen zu Märkten, Kunden und Partnern; Erfassung und Pflege von Daten in CRM- und Office-Systemen.
- Kommunikation und Support: Unterstützung bei der Kundenkommunikation, Beantwortung von Anfragen und Weiterleitung von Informationen an die richtige Stelle.
- Projektunterstützung: Mitarbeit bei kleineren Projekten, Vorbereitung von Präsentationen und Erstellung von Übersichten.
- Homeoffice-Organisation: Eigenständige Verwaltung Ihrer Arbeitsumgebung, flexible Zeiteinteilung und selbstverantwortetes Arbeiten.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir suchen eine motivierte Person mit folgenden Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Online-Assistenz oder in ähnlichen administrativen Positionen (mindestens 1–2 Jahre empfohlen).
- MS-Office und digitale Tools: Sicherer Umgang mit Word, Excel, Outlook und gängigen Projektmanagement- oder Kommunikationstools (Teams, Zoom, Slack, Asana o. ä.).
- Organisationsfähigkeit: Struktur, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu managen.
- Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; Englisch von Vorteil.
- Eigeninitiative: Selbstmotivation, Proaktivität und die Fähigkeit, eigenverantwortlich im Homeoffice zu arbeiten.
- Technische Ausstattung: Zuverlässige Internetverbindung, angemessene Hardware (Laptop/PC) und ruhiger Arbeitsplatz zuhause.
- Diskretion: Vertrauenswürdigkeit und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere Vollzeitbeschäftigung ohne Befristung.
- Homeoffice mit Flexibilität: Vollständig ortsunabhängiges Arbeiten von zuhause aus mit flexibler Zeiteinteilung.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung nach Branchenstandard und Erfahrung.
- Moderne Arbeitsumgebung: Nutzung moderner Kommunikations- und Projektmanagement-Tools sowie technischer Support.
- Weiterbildung: Gelegenheiten zur beruflichen Entwicklung und Schulung in neuen Systemen und Prozessen.
- Faire Urlaubsregelung: Angemessene Urlaubstage und Einhaltung von Ruhezeiten.
- Supportives Teamumfeld: Offene Kommunikation, flache Hierarchien und regelmäßiger Austausch mit dem Team.
- Work-Life-Balance: Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten.
Arbeitsort
Diese Position ist vollständig von Zuhause aus zu besetzen. Der Arbeitsort ist ortsunabhängig, solange Sie eine zuverlässige Internetverbindung und einen geeigneten Arbeitsplatz haben. Die Betreuung und Einarbeitung erfolgt durch unser Kundenteam digital, und Sie werden Teil eines unterstützenden, verteilten Teams.
Karrierechancen und Entwicklung
In dieser Rolle haben Sie hervorragende Chancen, sich beruflich weiterzuentwickeln:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Perspektive auf Spezialisierung als Senior Virtual Assistant oder Office Manager bei bewährter Leistung.
- Skill-Entwicklung: Fortbildung in neuen Tools, Sprachen und Geschäftsprozessen.
- Verantwortungserweiterung: Möglichkeit, mit zunehmender Erfahrung strategischere Aufgaben und Projektverantwortung zu übernehmen.
- Netzwerk-Aufbau: Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen, um Ihr berufliches Netzwerk zu erweitern.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho! Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf sowie, falls vorhanden, Zeugnisse oder Referenzen ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess stehen Ihnen die Teamkolleginnen und Teamkollegen von JobWho gerne zur Verfügung.