JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Solingen. Unser Kunde ist ein modernes, digital ausgerichtetes Unternehmen, das Wert auf effiziente Prozesse und verlässliche Unterstützung legt. Mit ihrer Arbeit als Virtuelle Assistenz werden Sie ein wichtiger Teil eines dynamischen Teams, das ortsunabhängig und flexibel zusammenarbeitet.
Sie arbeiten von Ihrem Homeoffice aus und unterstützen die Geschäftsführung sowie weitere Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und digitale Affinität sind hier das Fundament für erfolgreiche Zusammenarbeit.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position tragen Sie mit vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben wesentlich zum reibungslosen Geschäftsbetrieb bei:
- Terminmanagement: Koordinieren und Verwalten von Kalendern, Meetings und Absprachen für verschiedene Stakeholder.
- Dokumentenverwaltung: Erstellen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten sowie Verwaltung digitaler Dateien in Cloud-Systemen.
- E-Mail- und Kommunikationsmanagement: Bearbeitung und Priorisierung von Anfragen, Verfassen von Schriftstücken und Unterstützung bei der Korrespondenz.
- Buchhaltungs- und Rechnungswesen-Unterstützung: Erfassung von Belegen, Kontrolle von Rechnungen und Verwaltung von Zahlungsfristen.
- Recherche und Datenerfassung: Online-Recherchen durchführen, Daten sammeln und Informationen strukturiert aufbereiten.
- Planung von Events und Projekten: Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Webinaren oder kleineren Projektabläufen.
- Kundenkommunikation: Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, Bearbeitung von Support-Tickets und Dokumentation.
Qualifikationen / Anforderungen
Damit Sie in dieser Rolle erfolgreich sind, bringen Sie folgende Kompetenzen und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung als Virtuelle Assistenz: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer administrativen oder virtuellen Assistenz-Rolle, gerne auch in internationalen Teams.
- Digitale Affinität: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace oder ähnlichen Tools sowie Cloud-Anwendungen.
- Organisationsfähigkeit: Strukturiertes Arbeiten, Fähigkeit zum Multitasking und eigenständige Priorisierung von Aufgaben.
- Kommunikative Kompetenz: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation, auch in englischer Sprache von Vorteil.
- Zuverlässigkeit und Diskretion: Selbstständiges Arbeiten im Homeoffice, Einhaltung von Deadlines und vertrauliches Handling von sensiblen Daten.
- Problemlösungskompetenz: Proaktive Herangehensweise und Bereitschaft, Herausforderungen eigenständig zu bewältigen.
- Gute Deutschkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift erforderlich.
Leistungen der Anstellung
Für diesen Platz erhalten Sie attraktive Rahmenbedingungen und ein modernes Arbeitsumfeld:
- Vollzeit-Festanstellung: Unbefristete Zusammenarbeit mit Perspektive auf langfristiges Vertrauen und Entwicklung.
- 100 % Homeoffice: Arbeiten Sie von Ihrem bevorzugten Ort aus mit voller Flexibilität und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung basierend auf Ihrer Erfahrung und Qualifikation.
- Flexible Arbeitszeiten: Vereinbarung von Arbeitszeiten nach gegenseitiger Absprache; Kernarbeitszeiten minimal.
- Weiterbildung und Entwicklung: Zugang zu Schulungen, Online-Kursen und Trainings für kontinuierliche Fachentwicklung.
- Digitale Ausstattung: Bereitstellung aller notwendigen Hard- und Software zur professionellen Arbeit von zu Hause.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubstage und flexible Ferienabsprachen.
- Supportives Team: Offene, ehrliche Kommunikationskultur und ständige Ansprechpartner bei Fragen und Herausforderungen.
Arbeitsort
Die Position ist in Vollzeit als Homeoffice-Stelle in und um Solingen angesiedelt. Sie erhalten eine umfassende digitale Einarbeitung durch das Team, regelmäßige Feedback-Gespräche und sind jederzeit über Videokonferenz, Telefon und Chat mit Ihren Kolleg:innen verbunden.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Stelle bietet nicht nur Aufgabenvielfalt, sondern auch echte Chancen zur beruflichen Weiterentwicklung:
- Wissenstransfer: Sie lernen schnell die Geschäftsprozesse und Branchen-Besonderheiten kennen und entwickeln tieferes Verständnis für strategische Aufgaben.
- Spezialisierungsmöglichkeiten: Je nach Interesse und Fähigkeiten können Sie sich auf Bereiche wie Projektmanagement, Personalverwaltung oder spezialisierte Assistenzaufgaben weiterentwickeln.
- Mentoring und Coaching: Der Kunde investiert in die Professionalisierung seiner Mitarbeitenden und unterstützt Ihre persönliche und fachliche Entwicklung.
- Aufstiegspotenzial: Möglichkeit auf leitende Assistenz-Positionen oder Übergänge in verwandte Fachbereiche wie Operations oder Management.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf, relevante Zeugnisse oder Arbeitsproben sowie ein kurzes Anschreiben ein. Wir leiten Ihre Unterlagen zu unserem Kunden weiter und melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und das Kennenlernen Ihrer Fähigkeiten!