JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeitanstellung. Der Arbeitsplatz befindet sich in Saarbrücken und bietet maximale Flexibilität im Homeoffice-Setup.
Unser Kunde ist ein modernes, agiles Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse durch professionelle digitale Unterstützung optimiert. Wir suchen eine zuverlässige und organisierte Persönlichkeit, die administrative und organisatorische Aufgaben eigenverantwortlich übernimmt und das Team von der Ferne aus unterstützt.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Kunden und kümmern sich um vielfältige administrative Aufgaben:
- Terminmanagement: Sie planen und koordinieren Meetings, Termine und Besprechungen und sorgen für reibungslose Ablauf.
- E-Mail- und Dokumentenverwaltung: Sie bearbeiten Korrespondenz, organisieren Dateien und archivieren Dokumente nach vorgegebenen Systemen.
- Recherche und Informationsbeschaffung: Sie recherchieren relevante Informationen und bereiten diese aufbereitet für die Führungskräfte vor.
- Kommunikation und Koordination: Sie fungieren als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern und halten Kontakt per E-Mail, Chat und Video-Call.
- Reiseplanung und Spesenverwaltung: Sie organisieren Dienstreisen, buchen Flüge und Hotels und bearbeiten Abrechnung und Spesenabrechnungen.
- Datenerfassung und Reporting: Sie aktualisieren Listen, erstellen Reports und unterstützen bei der Aufbereitung von Geschäftszahlen.
- Support im Allgemeinen: Sie sind erste Anlaufstelle für technische Fragen im Homeoffice-Setup und bieten allgemeinen administrativen Support im Team.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Fähigkeiten und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung als Virtual Assistant oder Online-Assistenz: Sie haben mindestens 1–2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle oder in der administrativen Unterstützung von Führungskräften.
- Organisationstalent und Zuverlässigkeit: Sie arbeiten strukturiert, halten Fristen ein und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
- MS Office und Cloud-Tools: Sie sind sicher im Umgang mit Word, Excel, Outlook und gängigen Collaboration-Tools (z. B. Microsoft Teams, Google Workspace).
- Schriftliche und mündliche Kommunikation: Sie drücken sich klar und professionell aus und können Informationen prägnant zusammenfassen.
- Eigeninitiative und Diskretion: Sie arbeiten eigenverantwortlich und gehen mit sensiblen Informationen vertraulich um.
- Sichere Internetverbindung und technische Ausstattung: Sie verfügen über einen geeigneten Homeoffice-Arbeitsplatz und eine stabile Internetverbindung.
- Deutsch und Englisch (verhandlungssicher): Sie beherrschen beide Sprachen auf professionellem Niveau.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet attraktive Konditionen für diese Position:
- Vollzeitanstellung in Homeoffice: Arbeiten Sie flexibel von zu Hause aus – 100 % Remote möglich, bei Bedarf mit Vor-Ort-Tagen in Saarbrücken.
- Attraktives Gehalt: Wir zahlen ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das Ihrer Erfahrung und Qualifikation entspricht.
- Moderne Arbeitstools: Sie erhalten alle notwendigen technischen Ressourcen und Software-Lizenzen für eine produktive Arbeit im Homeoffice.
- Faire Urlaubsregelung: Geniessen Sie eine großzügige Anzahl von Urlaubstagen pro Jahr.
- Weiterbildung und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit Schulungen und Trainings zur Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten.
- Kollegiales Team: Sie arbeiten mit einem offenen, unterstützenden Team zusammen, das sich auf digitale Zusammenarbeit versteht.
- Work-Life-Balance: Flexibles Zeitmanagement und klare Arbeitszeitregelungen ermöglichen eine gute Vereinbarkeit mit Ihrem Privatleben.
- Unbefristete Festanstellung: Das ist eine dauerhaft ausgeschriebene Position ohne befristete Laufzeit.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Saarbrücken, die Stelle ist jedoch als Vollzeit-Homeoffice-Position konzipiert. Sie arbeiten überwiegend von zu Hause aus und werden von unserem Kunden mit allen notwendigen Werkzeugen und Dokumentation unterstützt. Eine strukturierte Einarbeitung erfolgt digital, mit regelmäßigen Video-Calls und Meetings, um Sie schnell ins Team zu integrieren.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen ausgezeichnete Perspektiven zur beruflichen Weiterentwicklung:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Bei Bewährung können Sie in Richtung Team Lead oder Senior Virtual Assistant aufsteigen.
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefen Sie Ihre Kenntnisse in spezialisierten Bereichen wie Projektmanagement, HR-Support oder Finanzverwaltung.
- Internationale Perspektive: Arbeiten Sie mit einem global verteilten Team und bauen Sie internationale Netzwerke auf.
- Weiterbildungsbudget: Unser Kunde unterstützt Ihre persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch Kurse und Zertifizierungen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Referenzen ein.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen und Sie auf Ihrem Weg als Virtuelle Assistenz zu begleiten!