JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz / Virtual Assistant (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Rostock. Unser Kunde ist ein innovatives Unternehmen, das digitale Dienstleistungen anbietet und auf flexibles, kompetentes Fachpersonal vertraut. Das Team arbeitet modern und ergebnisorientiert in einer offenen, unterstützenden Arbeitskultur.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Sie unterstützen unser Team mit umfassenden administrativen und organisatorischen Aufgaben. Ihre Schwerpunkte liegen auf der digitalen Assistenz und effizienten Prozessgestaltung:
- E-Mail- und Terminmanagement: Verwaltung von Postfächern, Terminabstimmung und Kalenderplanung für Führungskräfte und Teams.
- Dokumentenverwaltung und Dateiorganisation: Strukturierung von Dateien, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Verwaltung von Cloud-Speichern.
- Kommunikation und Koordination: Abstimmung zwischen Abteilungen, Vorbereitung von Meetings und Verfolgung von Action Items.
- Rechnungsbearbeitung und Buchhaltungsunterstützung: Erfassung von Belegen, Rechnungskontrolle und administrative Vorbereitungsarbeiten.
- Recherche und Informationsbeschaffung: Markt- und Wettbewerbsanalysen, Datenrecherche sowie Aufbereitung von Informationen.
- Kundenkommunikation: Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, professionelle Korrespondenz und Support.
- Kontinuierliche Prozessoptimierung: Verbesserungsvorschläge für Abläufe und Automatisierung repetitiver Aufgaben.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir suchen eine kommunikative und organisierte Persönlichkeit mit Erfahrung in der virtuellen Assistenz:
- Berufserfahrung: Mindestens 1–2 Jahre Erfahrung als Virtual Assistant, Online-Assistenz oder ähnliche administrative Tätigkeit.
- Digitale Kompetenz: Sichere Anwendung von MS Office, Google Workspace oder vergleichbaren Tools; Grundverständnis für Cloud-Lösungen.
- Organisationstalent: Strukturiert, zuverlässig, fähig zur parallelen Bearbeitung mehrerer Aufgaben und Einhaltung von Deadlines.
- Kommunikation: Schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf hohem Niveau; serviceorientiert, kundenfreundlich, höflich.
- Eigeninitiative und Zuverlässigkeit: Proaktive Arbeitsweise, Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten im Homeoffice, gewissenhaft und vertrauenswürdig.
- Sprachkenntnisse: Fließend Deutsch; Englisch mindestens auf Arbeitsniveau von Vorteil.
- Diskretion: Vertrauenswürdigkeit und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten eine modern ausgestattete Vollzeitposition mit realen Perspektiven und wertschätzender Zusammenarbeit:
- Vollzeitbeschäftigung unbefristet: Sichere, langfristige Festanstellung mit voller Sozialversicherung.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung.
- Homeoffice-flexibilität: Überwiegend ortsunabhängiges Arbeiten – ideale Vereinbarkeit von Beruf und Privatem.
- Moderne Ausstattung: Bereitstellung aller notwendigen Hard- und Software für produktives Arbeiten.
- Weiterbildung: Möglichkeiten zur Fortbildung in relevanten digitalen Tools und Soft Skills.
- Konstruktive Arbeitskultur: Supportives Team, flache Hierarchien und offene Kommunikation.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubstage und Flexibilität bei Zeitausgleich.
- Klar definierte Aufgaben: Transparent gestalteter Aufgabenbereich mit realistischen Erwartungen.
Arbeitsort
Die Position ist in Rostock angesiedelt und wird überwiegend im Homeoffice durchgeführt. Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung durch unser Team und sind jederzeit vernetzt mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. Regelmäßige Team-Abstimmungen und optionale Vor-Ort-Termine sind möglich und erwünscht.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Rolle bietet Ihnen solide Aufstiegsperspektiven und persönliche Weiterentwicklung:
- Fachliche Spezialisierung: Möglichkeit, sich in spezialisierten Bereichen (Projektmanagement, Kommunikation, Kundensupport) zu vertiefen.
- Führungsverantwortung: Perspektive zur Übernahme von Koordinationsaufgaben oder Teamleitung bei entsprechender Entwicklung.
- Netzwerk und Kontakte: Enge Zusammenarbeit mit Fachbereichen und Führungskräften – ideale Grundlage für interne Mobilität.
- Digitalisierungstrends: Regelmäßige Schulungen in neuen digitalen Tools und Methoden für kontinuierliche Skill-Erweiterung.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert Sie diese Herausforderung? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Reichen Sie Ihren Lebenslauf, ein kurzes Anschreiben sowie relevante Zeugnisse oder Referenzen ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Fragen zur Stelle beantworten wir gerne über die JobWho-Plattform. Die Bewerbung läuft vollständig online und anonym über JobWho.