JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Potsdam. Unser Kunde ist ein modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen, das digitale Lösungen und effizienzsteigernde Prozesse in den Fokus rückt. Mit einer hybriden und ortsunabhängigen Arbeitsweise bietet die Organisation ein inspirierendes Umfeld für engagierte und selbstorganisierte Fachkräfte.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Virtuelle Assistenz unterstützen Sie unser Kundunternehmen täglich bei der Organisation und Optimierung administrativer Prozesse. Sie arbeiten eigenverantwortlich und tragen maßgeblich dazu bei, dass operative Abläufe reibungslos funktionieren.
- Administrative Unterstützung: Verwaltung von Terminen, Meetings, E-Mails und Korrespondenzen in digitalen Systemen.
- Dokumentenverwaltung: Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten unter Einhaltung von Qualitätsstandards und Vorgaben.
- Recherche und Informationsbeschaffung: Zielgerichtete Online-Recherchen und Aufbereitung von Informationen für Management und Fachbereiche.
- Kundenbetreuung: Kommunikation mit internen und externen Partnern, Beantwortung von Anfragen und Koordination von Abläufen.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei Projektplanungen, Nachverfolgung von Meilensteinen und Berichtswesen.
- Digitale Werkzeuge: Sichere Handhabung von Softwarelösungen, CRM-Systemen, Projektmanagementsoftware und Kommunikationsplattformen.
- Qualitätskontrolle: Überprüfung und Sicherung der Datenintegrität sowie Einhaltung von Datenschutzvorgaben.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Rolle suchen wir eine zuverlässige, organisierte und tech-affine Fachkraft mit Erfahrung in virtueller Assistenz und Online-Unterstützung.
- Berufserfahrung: Bewährte Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Online-Assistentin oder in ähnlicher administrativer Rolle (mind. 1–2 Jahre).
- Digitale Kompetenz: Sichere Handhabung von MS Office, Google Workspace und gängigen Projektmanagementsoftware; schnelle Lernfähigkeit für neue Tools.
- Organisationsfähigkeit: Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu priorisieren und Deadlines einzuhalten.
- Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; professionelle, zuverlässige Korrespondenz.
- Selbstmanagement: Eigeninitiative, Eigenverantwortung und Fähigkeit, Remote in einer strukturierten Umgebung produktiv zu arbeiten.
- Diskretion und Datenschutz: Verständnis für Vertraulichkeit und Compliance; sichere Handhabung von sensiblen Informationen.
- Deutsch und Englisch: Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind ein Plus.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde schätzt die Arbeit seiner Teams und bietet attraktive Bedingungen für langfristige Zusammenarbeit.
- Unbefristete Festanstellung: Sichere und verlässliche Perspektive in Vollzeit.
- Home-Office: Flexible, ortsunabhängige Arbeitsweise – ideal für Work-Life-Balance.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Abgestimmte Arbeitszeiten für bessere Flexibilität und Eigenverantwortung.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei beruflicher Weiterentwicklung und Schulungen zu neuen Tools.
- Modernes Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit innovative Technologien und zukunftsorientierten Prozessen.
- Team und Kultur: Supportives, respektvolles Team mit offener Kommunikation und gegenseitiger Wertschätzung.
Arbeitsort
Die Position ist hauptsächlich im Home-Office in Potsdam angesiedelt. Eine regelmäßige Einarbeitung und Austausch mit dem Team erfolgt durch digitale Kanäle und gelegentliche Vor-Ort-Termine nach Absprache. Sie arbeiten in einem etablierten, professionellen Team mit klaren Strukturen und gegenseitiger Unterstützung.
Karrierechancen und Entwicklung
Als virtuelle Assistenz haben Sie zahlreiche Chancen, Ihre Fähigkeiten auszubauen und in der Organisation zu wachsen.
- Fachliche Spezialisierung: Möglichkeit, sich in Bereichen wie Projektmanagement, Datenmanagement oder Kundenerfolg zu vertiefen.
- Aufstiegschancen: Perspektiven zur Senior-Assistenz oder Teamkoordinatorin, je nach Entwicklung und Leistung.
- Netzwerk und Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Ausblick auf neue Projekte.
- Kontinuierliches Lernen: Zugang zu Schulungen, Zertifizierungen und Industrie-Updates in der Digitalisierung.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Fügen Sie Ihrem Bewerbungsformular bitte einen aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse und gerne eine kurze Motivationsnachricht bei, um einen vollständigen Eindruck zu vermitteln.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und wünschen Ihnen viel Erfolg im Auswahlprozess!