Virtuelle Assistenz / Virtual Assistant (m/w/d) in Pforzheim — Vollzeit, ca. 28.000–38.000 €/Jahr.

JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit mit Homeoffice-Möglichkeit. Unser Kunde ist eine moderne, digital orientierte Organisation, die ihre Geschäftsprozesse zunehmend virtualisiert und auf flexible Teamstrukturen setzt. Als Virtual Assistant unterstützen Sie die Unternehmensleitung und verschiedene Fachbereiche bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben — zeitunabhängig von einem Ort aus. Flache Hierarchien, kollegiale Zusammenarbeit und eine hohe Eigenverantwortung prägen das Arbeitsumfeld.

Zuständigkeiten / Hauptaufgaben

Als Virtual Assistant sind Sie das digitale Rückgrat unseres Kunden und übernehmen ein breites Spektrum an administrativen und organisatorischen Aufgaben:

Terminmanagement und Terminverwaltung: Koordination von Meetings, Videokonferenzen und Terminen, Erstellung von Agendas und Protokollen
E-Mail- und Dokumentenverwaltung: Professionelle Korrespondenz, Verwaltung von Datenbanken und digitalen Ablagen, Datenerfassung
Projektunterstützung: Begleitung von Projekten von der Planung bis zur Abrechnung, Verfolgung von Meilensteinen und Fristen
Kundenbetreuung und Kommunikation: Erste Anlaufstelle für Anfragen, Eskalationsmanagement, Korrespondenz mit Kunden und Partnern
Recherche und Datenbeschaffung: Selbstständige Recherche von Marktinformationen, Konkurrenzanalysen und Branchendaten
Finanzielle Unterstützung: Unterstützung bei Rechnungsverwaltung, Spesenabrechnung und einfachen Buchhaltungsaufgaben
Softwareanwendungen und Tools: Sichere Handhabung von CRM-, Projektmanagement- und Kommunikationssoftware, ständige Optimierung von Abläufen

Qualifikationen / Anforderungen

Für diese Rolle bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:

Erfahrung in virtueller Assistenz: Mindestens 1–2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position oder umfassende Kenntnisse im Administrative Support
Organisationstalent und Zeitmanagement: Sicher im Umgang mit parallelen Aufgaben, zuverlässig und gewissenhaft bei der Einhaltung von Fristen
Digitale Kompetenz: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, Outlook), Datenbanken, Cloud-Lösungen und gängigen Collaboration-Tools
Kommunikationsfähigkeit: Professionelle, höfliche und klare schriftliche und mündliche Kommunikation; Verhandlungsgeschick in der Kundenbetreuung
Selbstständigkeit und Eigeninitiative: Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu planen und umzusetzen, proaktive Lösungsansätze
Zuverlässigkeit und Diskretion: Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und unternehmensinterner Daten
Englischkenntnisse von Vorteil: Grundkenntnisse in Wort und Schrift für internationale Kommunikation

Leistungen der Anstellung

Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Paket an Leistungen und Entwicklungschancen:

Vollzeitanstellung: Unbefristete Festanstellung mit Sicherheit und Kontinuität
Homeoffice und flexible Arbeitszeit: Vollständig remote Work möglich, flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung
Weiterbildung und Entwicklung: Regelmäßige Schulungen in neuen Tools, Prozessen und fachlichen Kompetenzen
Kollegiales Arbeitsumfeld: Flache Hierarchien, offene Kommunikation und Wertschätzung der Leistungen
Digitale Ausstattung: Professionelle Ausrüstung (Laptop, Software, Tools) für effizientes Homeoffice-Arbeiten
Work-Life-Balance: Faire Urlaubsregelung und Unterstützung einer gesunden Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Arbeitsort

Die Position ist in Pforzheim angesiedelt und wird vollständig im Homeoffice ausgeführt. Sie werden von unserem Kunden mit allen notwendigen digitalen Tools und Ressourcen ausgestattet. Eine regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Team erfolgt über Videokonferenzen und digitale Kollaborationsplattformen. Gelegentliche Präsenz-Termine vor Ort sind möglich, werden jedoch flexibel abgestimmt.

Karrierechancen und Entwicklung

Diese Position ist ein idealer Ausgangspunkt für Ihre weitere berufliche Laufbahn. Sie erhalten umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten:

Fachliche Spezialisierung: Vertiefung in Projektmanagement, digitale Transformation oder Spezialaufgaben je nach Interesse
Führungsverantwortung: Aufstiegschancen zu Team-Lead oder Koordinator für zusätzliche Assistenzkräfte bei entsprechender Entwicklung
Branchenerweiterung: Möglichkeiten zur Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen und Geschäftsfeldern unseres Kunden
Zertifizierungen und Trainings: Unterstützung bei Weiterbildungen und Erlangung anerkannter Zertifikate im Bereich Assistenz oder Digitalisierung

Bewerbung und Kontakt

Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie ein aussagekräftiges Bewerbungsschreiben, Ihren tabellarischen Lebenslauf und – falls vorhanden – Zeugnisse oder Referenzen ein. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess steht Ihnen das Team von JobWho gerne zur Verfügung.

Über den Beruf als Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Pforzheim

Virtuelle Assistenten unterstützen Unternehmen und Einzelpersonen ortsunabhängig bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Sie arbeiten überwiegend im Homeoffice und bearbeiten Aufträge per E-Mail, Telefon und digitalen Kollaborationstools. Typische Branchen sind Consulting, E-Commerce, Immobilienwirtschaft und kleine bis mittlere Unternehmen. Die Tätigkeit erfordert Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und sichere Kommunikation. Virtuelle Assistenten agieren als externe Schnittstelle zwischen Unternehmen und deren Kunden oder Partnern.

Pforzheim ist eine mittelgroße Stadt in Baden-Württemberg mit langer Tradition in der Schmuck- und Uhrenindustrie. Das Zentrum der deutschen Schmuckherstellung prägt den lokalen Arbeitsmarkt maßgeblich, ergänzt durch Metallverarbeitung und Feinmechanik. Neben traditionellen Handwerksbetrieben sind Industrieunternehmen und spezialisierte Zulieferer ansässig. Die Stadt fungiert als regionaler Wirtschaftsstandort mit ausgeprägtem Fachkräfte-Know-how in den genannten Bereichen. Pendlerbeziehungen bestehen zu benachbarten Wirtschaftsregionen im Ballungsraum Rhein-Neckar.

Häufige Fragen zu dieser Stelle

Schnelle Antworten zu Bewerbung, Gehalt und Vertragsform.

Wie bewerbe ich mich auf den Virtuelle Assistenz / Virtual Assistant (m/w/d) bei dem Arbeitgeber in Pforzheim?

Die Bewerbung läuft direkt und vertraulich über JobWho — klick oben auf „Jetzt über JobWho bewerben". Wir vermitteln im Auftrag des Kunden und melden uns bei dir. Mit kostenlosem JobWho-Konto gibst du deine Daten nur einmal an und bekommst passende Virtuelle Assistenz (m/w/d)-Stellen in Pforzheim automatisch per Mail.

Welches Gehalt erwartet mich als Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Pforzheim?

Für diese Stelle gibt der Arbeitgeber ca. 28.000–38.000 €/Jahr an (marktübliche Schätzung). Das tatsächliche Gehalt hängt von Berufserfahrung, Qualifikation und Tarifbindung ab. Auf JobWho findest du das Gehalt in jeder Anzeige direkt sichtbar — kein Bewerben ins Blaue.

Welche Arbeitszeit und Vertragsform hat die Stelle?

Diese Position ist als Vollzeit ausgeschrieben. Die Anzeige läuft noch bis 01. Oktober 2026. Details zu Arbeitszeit, Schichtsystem oder Vertragsdauer findest du in der Beschreibung oben oder bekommst du im Vorstellungsgespräch.

Was ist JobWho — und wie unterscheidet sich JobWho von Indeed?

JobWho ist eine deutsche Job-Plattform mit Fokus auf Klarheit. Auf JobWho sind ALLE Stellen KI-aufbereitet — Gehalt, Aufgaben und Anforderungen sind auf einen Blick lesbar. Kein endloses Scrollen wie bei Indeed, keine wiederholten Anzeigen, keine Mogelpackungen. Für Bewerber komplett kostenlos.

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