JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit mit Homeoffice-Arbeitsplatz in Osnabrück.
Unser Kunde ist ein modernes, innovatives Unternehmen, das sich auf digitale Dienstleistungen spezialisiert hat. Das Team arbeitet flexibel, effizient und vertrauensvoll zusammen. Sie unterstützen eine wachsende Organisation, in der Ihre Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit wertgeschätzt werden.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Virtuelle Assistentin / Virtueller Assistent sind Sie das Rückgrat der administrativen Abläufe und unterstützen Geschäftsführung sowie Projektteams bei ihren alltäglichen Aufgaben. Ihre Aufgaben im Überblick:
- Administrative Betreuung: Verwalten Sie Kalender, E-Mails, Meetings und Termine für Führungskräfte und koordinieren Sie deren Zeitplanung effizient.
- Dokumentenverwaltung: Erstellen, bearbeiten und organisieren Sie geschäftliche Dokumente, Präsentationen und Berichte in etablierten CMS- und Office-Systemen.
- Kommunikation und Korrespondenz: Bearbeiten Sie eingehende Anfragen, verfassen professionelle E-Mails und Briefe sowie koordinieren Sie interne und externe Kommunikation.
- Reise- und Veranstaltungsorganisation: Planen und buchen Sie Geschäftsreisen, Hotels und organisieren Sie Meetings und Konferenzen virtuell oder vor Ort.
- Datenverwaltung und Recherche: Recherchieren Sie Informationen, pflegen Sie Datenbanken und Kontaktlisten und unterstützen Sie bei Analysen und Reportings.
- Kundenschnittstelle: Betreuen Sie Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern freundlich und professionell.
- Projektunterstützung: Unterstützen Sie Projektteams bei organisatorischen Aufgaben und helfen bei der Umsetzung betrieblicher Prozesse.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Rolle bringen Sie Erfahrung in der virtuellen oder administrativen Assistenz mit und besitzen ein starkes Organisationstalent:
- Berufserfahrung: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Virtuelle Assistentin, Administrative Assistentin oder in vergleichbarer Position.
- Digitale Kompetenz: Sichere Anwendung von Office-Software (Word, Excel, PowerPoint), E-Mail-Managementsystemen und gängigen Collaboration-Tools (Teams, Zoom, Slack, Asana o.ä.).
- Organisationsfähigkeit: Hohe Eigeninitiative, Strukturorientiertheit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu verwalten.
- Kommunikation: Sicherer schriftlicher und mündlicher Ausdruck; professionelle Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
- Zuverlässigkeit und Diskretion: Vertrauenswürdigkeit, Vertraulichkeit bei sensiblen Informationen und hohe Gewissenhaftigkeit.
- Eigenständiges Arbeiten: Fähigkeit, in einem Homeoffice-Umfeld selbstständig, motiviert und produktiv zu arbeiten.
- Kundenorientierung: Freundliche Kommunikation und hoher Servicegedanke gegenüber internen und externen Kontakten.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein modernes, flexibles und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit vielen Vorteilen:
- Vollzeitanstellung: Unbefristeter Arbeitsvertrag mit voller sozialer Absicherung.
- Homeoffice: Vollständig ortsunabhängiges Arbeiten von Ihrem bevorzugten Ort aus – keine Pendelei erforderlich.
- Flexible Arbeitszeiten: Regelhafte Arbeitszeiten mit Flexibilität, um Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung.
- Berufliche Entwicklung: Unterstützung bei Weiterbildungen und regelmäßiges Feedback für Ihre Karriereentwicklung.
- Modernes Equipment: Bereitstellung aller notwendigen Tools und Hardware für produktives Arbeiten im Homeoffice.
- Teamumfeld: Zusammenarbeit in einem freundlichen, unterstützenden Team mit regelmäßigen virtuellen Austausch- und Teampflege.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Osnabrück, wobei die Position vollständig im Homeoffice ausgeübt werden kann. Sie arbeiten flexibel von zu Hause aus und werden bei Ihrer Einarbeitung umfassend durch das Team unterstützt. Gelegentliche Termine vor Ort sind möglich, sind aber nicht erforderlich.
Karrierechancen und Entwicklung
In dieser Position haben Sie hervorragende Möglichkeiten, sich beruflich weiterzuentwickeln und Ihre Karriere vorantreiben:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Mit Ihrer Erfahrung können Sie sich zum/zur Senior Assistant oder Projektmanager entwickeln.
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefen Sie Ihr Know-how in Bereichen wie Projektmanagement, Digitalisierung oder spezialisierten Softwarelösungen.
- Weiterbildung und Training: Der Kunde unterstützt Ihre professionelle Entwicklung durch Schulungen und Zertifizierungen.
- Netzwerk und Mentoring: Profitieren Sie von einem breiten Netzwerk und persönlicher Unterstützung durch erfahrene Führungskräfte.
Bewerbung und Kontakt
Sind Sie bereit, als Virtuelle Assistentin / Virtueller Assistent im Homeoffice durchzustarten? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho! Laden Sie Ihren aktuellen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und gerne eine kurze Motivationsbeschreibung hoch.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden diese schnellstmöglich an unseren Kunden weiterleiten. Fragen? Kontaktieren Sie uns direkt über die JobWho-Plattform.