JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Oberhausen. Unser Kunde ist eine wachsende, moderne Organisation, die ortsunabhängig arbeitet und hochwertige administrative sowie organisatorische Unterstützung schätzt. Mit einem flexiblen Arbeitsmodell im Homeoffice bieten wir die Möglichkeit, von überall aus professionell zu arbeiten und ein dynamisches Team zu unterstützen.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Virtuelle Assistenz sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Kunden. Sie übernehmen vielfältige administrative und koordinative Aufgaben und arbeiten eng mit verschiedenen Bereichen zusammen:
- Terminverwaltung & Kalenderorganisation: Sie verwalten Kalender, planen Meetings und koordinieren Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg.
- Schriftliche Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Verfassung von Dokumenten, Vorbereitung von Berichten und Präsentationen in deutscher und ggf. englischer Sprache.
- Datenverwaltung & Dokumentation: Strukturierung, Archivierung und Pflege von Dateien sowie Verwaltung von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, Nachverfolgung von Meilensteinen und Erstellung von Übersichten.
- Koordination & Logistik: Organisation von Meetings, Reisen, Veranstaltungen und sonstige organisatorische Aufgaben im Hintergrund.
- Recherche & Datenerfassung: Marktrecherchen, Kompilierung von Informationen und Aufbereitung für Entscheidungsträger.
- Kundenbetreuung & Kommunikation: Erste Ansprechperson für Anfragen, freundliche und professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position suchen wir eine motivierte Person mit solider administrativer Erfahrung und hohem Engagement für Qualität und Zuverlässigkeit:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Office-Manager oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle (mind. 2–3 Jahre).
- Digitale Kompetenzen: Sicherer Umgang mit Büro-Software (MS Office, Google Workspace, Projektmanagement-Tools wie Asana, Monday.com, Notion o.ä.), Video-Konferenz-Plattformen und Cloud-Systemen.
- Kommunikation & Sprache: Verhandlungssicheres Deutsch (Muttersprache oder fließend); Englisch vorteilhaft.
- Organisationstalent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen, Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten.
- Zuverlässigkeit & Diskretion: Verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen und hohe Eigenverantwortung im Homeoffice.
- Problemlösungsfähigkeit: Eigeninitiative und Kreativität bei der Bewältigung unerwarteter Herausforderungen.
- Freundlichkeit & Teamfähigkeit: Angenehme Umgangsformen, Empathie und Bereitschaft zur Zusammenarbeit in einem virtuellen Team.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive Gesamtvergütung und ein modernes Arbeitsumfeld mit echtem Homeoffice-Fokus:
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung, abhängig von Erfahrung und Qualifikation.
- 100 % Homeoffice: Arbeiten Sie von überall aus — vollständige Ortsflexibilität ohne Pendeln.
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Sicherheit und Verlässlichkeit.
- Flexible Arbeitszeiten: Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Gestaltung Ihrer Arbeitszeit.
- Moderne Technik & Ausstattung: Professionelle Tools und finanzielle Unterstützung für ein angenehmes Homeoffice-Setup.
- Weiterbildung & Entwicklung: Zugang zu Trainings, Zertifikaten und Fachkursen zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Kollegiales Miteinander: Regelmäßige virtuelle Team-Events und offene, unterstützende Kommunikationskultur.
Arbeitsort
Diese Position ist vollständig im Homeoffice ansässig mit Arbeitsort Oberhausen. Eine umfassende Einarbeitung erfolgt online mit ausführlichen Schulungen und kontinuierlicher Unterstützung durch das Team. Sie arbeiten asynchron und synchron mit Kollegen weltweit zusammen — alles digital und effizient organisiert.
Karrierechancen und Entwicklung
Als Virtuelle Assistenz bei unserem Kunden haben Sie vielfältige Perspektiven für persönliches und berufliches Wachstum:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Entwicklung zu Senior Assistant, Team Lead oder Spezialisierung in Projektmanagement.
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefung in spezifische Bereiche (Finanzen, HR, Marketing-Unterstützung u.v.m.).
- Netzwerk & Mentoring: Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Zugang zu wertvollen Kontakten in der Branche.
- Fortlaufende Schulungen: Regelmäßige Trainings in neuen Tools, Methoden und Führungskompetenzen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte fügen Sie Ihrem Profil einen aktuellen Lebenslauf, Zeugnisse oder Referenzen sowie eine kurze Motivationsnachricht bei. Gerne können Sie auch Portfolio-Links oder Beispiele bisheriger Arbeiten hinzufügen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und wünschen uns ein erstes Kennenlernen!