JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Virtuelle Assistenz (m/w/d) für eine Vollzeit-Position mit Arbeitsort in München. Unser Kunde ist ein modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen, das seine Geschäfte effizient und flexibel digital organisiert. Mit einem verteilten Team arbeitet die Organisation an innovativen Lösungen und schätzt zuverlässige, eigenverantwortliche Unterstützung im Administrative und organisatorischen Bereich.
Als Virtual Assistant spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Optimierung unserer Geschäftsprozesse und unterstützen das Management sowie verschiedene Abteilungen bei ihren täglichen Aufgaben — alles von Ihrem Homeoffice aus.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle verantworten Sie ein breites Spektrum administrativer und organisatorischer Aufgaben:
- Terminmanagement und Terminkoordination: Verwaltung von Kalendern, Abstimmung von Meetings und Videokonferenzen, Koordination von Besprechungen über alle Zeitzonen hinweg.
- E-Mail- und Dokumentenverwaltung: Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs, Archivierung und Organisation von Dokumenten in digitalen Systemen, Vorbereitung von Unterlagen.
- Reiseplanung und Spesenverwaltung: Organisation von Dienstreisen, Buchung von Flügen und Hotels, Verwaltung von Spesenbelegen und Kostenerstattungen.
- Dateneinpflege und Verwaltung: Eingabe und Aktualisierung von Daten in CRM- oder ERP-Systemen, Sicherung der Datenqualität und Konsistenz.
- Kundenservice und Kommunikation: Beantwortung von Anfragen via E-Mail und Chat, Weitergabe von Informationen an relevante Abteilungen, professionelle schriftliche Kommunikation.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Projekten, Erstellung von Checklisten und Statusberichten.
- Recherche und Informationsbeschaffung: Recherche von Marktinformationen, Lieferantendaten und sonstigen geschäftsrelevanten Unterlagen.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position sollten Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen:
- Berufserfahrung als Virtual Assistant oder Online-Assistenz: Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise mit Remote-/Homeoffice-Tätigkeiten.
- Organisationsfähigkeit und Zeitmanagement: Sichere Verwaltung mehrerer paralleler Aufgaben, Einhaltung von Deadlines, strukturierte Arbeitsweise.
- Digital versiert: Sichere Beherrschung von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace oder ähnlichen Suiten; Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (Asana, Monday.com, Notion etc.) von Vorteil.
- Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete schriftliche und verbale Kommunikation in Deutsch und Englisch; professionelle, höfliche Umgangsweise mit Kunden und Kollegen.
- Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit: Hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Flexibilität und Lernbereitschaft: Offenheit für neue Tools und Prozesse, schnelle Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine attraktive und unterstützende Arbeitsumgebung:
- Vollzeitposition: Unbefristete Festanstellung mit klaren Arbeitszeiten und planbarem Rhythmus.
- 100 % Homeoffice: Arbeiten Sie von überall aus — flexible Gestaltung Ihres Arbeitsumfelds ohne Pendelzeiten.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Bezahlung nach Erfahrung und Qualifikation.
- Professionelle Ausstattung: Bereitstellung notwendiger Hardware und Software für produktives Arbeiten im Homeoffice.
- Kollegiales Miteinander: Einbindung in ein offenes, unterstützendes Team mit regelmäßigen virtuellen Austausch- und Teamevents.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei Weiterqualifizierungen und beruflicher Entwicklung.
- Work-Life-Balance: Faire Urlaubsregelung und flexible Arbeitszeiten für bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Sicherheit und Stabilität: Arbeiten für ein etabliertes, wirtschaftlich stabiles Unternehmen.
Arbeitsort
Diese Position ist vollständig von zu Hause aus zu besetzen (Homeoffice). Der administrative Sitz befindet sich in München. Sie erhalten umfangreiche Unterstützung bei der Einarbeitung durch unser Team — initialer Onboarding erfolgt virtual über Videokommunikation und digitale Trainingsmaterialien.
Karrierechancen und Entwicklung
Bei uns haben Sie die Möglichkeit, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Potenzielle Übernahme von Managementaufgaben oder Spezialiserung (z. B. Projektassistenz, Operations-Management).
- Spezialisierung: Vertiefung Ihrer Fachkenntnisse in zukunftsrelevanten Tools und Methoden.
- Netzwerk und Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen für breite Erfahrung und Einblicke.
- Langfristige Perspektive: Stabile Beschäftigung bei einem zukunftssicheren Arbeitgeber mit kontinuierlichem Wachstum.
Bewerbung und Kontakt
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Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung einen aktuellen Lebenslauf, relevante Zeugnisse oder Referenzen sowie optional ein kurzes Anschreiben bei. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen!