JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz / Online-Assistent:in (m/w/d) in Vollzeitbeschäftigung für den Standort Freiburg im Breisgau. Unser Kunde ist ein modernes, dynamisches Unternehmen, das auf innovative digitale Lösungen und effiziente Prozesse setzt. In einem agilen, flexiblen Arbeitsumfeld haben Sie die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und das Team unterstützend zu entlasten.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Virtuelle Assistenz sind Sie die rechte Hand unseres Kunden. Sie unterstützen das Management und verschiedene Abteilungen durch administrative und organisatorische Tätigkeiten — ortsunabhängig und hocheffizient:
- Terminmanagement & Planung: Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Verwaltung von Kalendern und Zeitplänen.
- Korrespondenz & Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Verfassen von Schreiben, Telefonie und Messaging im Namen des Kunden.
- Dokumentenverwaltung: Erstellen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten, Verwaltung von Cloud-Speichern und Dateiablage.
- Projektunterstützung: Administrative Begleitung von Projekten, Erstellung von Präsentationen und Reportings.
- Buchführungs- & Rechnungswesen-Support: Verwaltung von Rechnungen, Spesenabrechnung, Zeiterfassung und einfache Buchhaltungstätigkeiten.
- Recherche & Datenerfassung: Informationsbeschaffung, Marktrecherchen, Datenerfassung in Systeme und CRM-Pflege.
- Kundenkommunikation: Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, Support-E-Mails, Koordination mit externen Partnern.
Qualifikationen / Anforderungen
Sie bringen solide Erfahrung in der virtuellen Assistenz oder vergleichbarer administrativer Tätigkeit mit und verfügen über die folgenden Fähigkeiten:
- Berufserfahrung: Mindestens 1–2 Jahre in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren administrativen Rolle (gerne auch als Virtuelle Assistenz).
- Microsoft Office & Google Workspace: Sicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint sowie E-Mail-Verwaltung und Cloud-Lösungen.
- Organisationstalent: Strukturiert, gewissenhaft, verlässlich — Sie arbeiten selbstständig und behalten den Überblick über mehrere Aufgaben.
- Kommunikation & Deutsch: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse (C1-Level), klare und professionelle Ausdrucksweise.
- Digitale Tools: Vertrautheit mit gängigen Online-Plattformen (Trello, Slack, Zoom, Asana o. ä.) und schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
- Diskretion & Zuverlässigkeit: Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen, hohe Gewissenhaftigkeit und Verbindlichkeit.
- Englischkenntnisse: Grundkenntnisse Englisch von Vorteil für internationale Kommunikation.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive und Sicherheit in Vollzeit.
- Homeoffice / Flexible Arbeitsweise: Sie arbeiten ortsunabhängig von überall — Flexibilität für Ihre Lebenssituation.
- Attraktives Gehalt: Marktübliche Vergütung je nach Erfahrung und Qualifikation.
- Weiterbildung & Entwicklung: Regelmäßige Schulungen und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Modernes Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit einem innovativen, agilen Team in einem supportiven Klima.
- Digitale Ausstattung: Kostenlose Bereitstellung aller notwendigen Tools und Software für Ihre Arbeit.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubstage und Regelungen für Auszeiten.
- Wertschätzung & Zusammenhalt: Anerkennung Ihrer Leistung und regelmäßiger Austausch mit dem Team.
Arbeitsort
Diese Position ist flexibel gestaltet und bietet Ihnen die Möglichkeit, von Ihrem Homeoffice aus zu arbeiten — ob in Freiburg im Breisgau oder darüber hinaus. Eine digitale Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit Ihrem virtuellen Team sind selbstverständlich, um Sie optimal zu unterstützen.
Karrierechancen und Entwicklung
Als Virtuelle Assistenz haben Sie bei unserem Kunden gute Chancen für berufliches Wachstum:
- Spezialisierungsmöglichkeiten: Vertiefte Expertise in bestimmten Bereichen (Projektmanagement, HR-Support, Customer Relations).
- Führungsverantwortung: Perspektive für die Betreuung und Koordination eines wachsenden virtuellen Teams.
- Interne Mobilität: Wechsel in andere Abteilungen und Rollen, um Ihr Erfahrungsspektrum zu erweitern.
- Fortbildungen & Zertifikate: Unterstützung bei Kursen und Trainings (z. B. Projektmanagement, digitale Tools, Sprachkurse).
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Senden Sie uns Ihren aktuellen Lebenslauf sowie bei Wunsch Zeugnisse oder Referenzen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Die Bewerbung erfolgt ausschließlich über das JobWho-Portal. Alle Ihre Unterlagen werden vertraulich behandelt und nur an unseren Kunden weitergeleitet.