JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Virtuelle Assistenz (m/w/d) für die Vollzeitanstellung im Home-Office mit Standort Bielefeld. Unser Kunde ist ein zukunftsorientiertes Unternehmen, das Wert auf flexible, effiziente Zusammenarbeit und digitale Arbeitsprozesse legt. In einem agilen und unterstützenden Arbeitsumfeld haben Sie die Möglichkeit, zentrale Aufgaben im administrativen und organisatorischen Bereich zu übernehmen und das Team unmittelbar zu entlasten.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position sind Sie die digitale „rechte Hand" unseres Kunden und unterstützen bei einer Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben:
- E-Mail- und Terminmanagement: Verwaltung von Inbox, Terminplanung, Vorbereitung von Meetings und Erinnerungsmanagement.
- Dokumentation und Datenverwaltung: Erstellen, Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Pflege digitaler Dateisysteme.
- Recherche und Informationssammlung: Online-Recherche zu Themen, Märkten, Kontakten und Branchentrends zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
- Kommunikation und Korrespondenz: Vorbereitung von E-Mails, Briefen und Reports; erste Ansprechstelle für externe Anfragen.
- Projekt- und Ablaufunterstützung: Mitarbeit bei der Koordination von Projekten, Erstellung von Checklisten und Monitoring von Fristen.
- Social-Media und Online-Präsenz: Unterstützung bei der Verwaltung von Online-Kanälen und Terminplanung von Postings (je nach Bedarf).
- Kundenbetreuung: Bearbeitung von Kundenanfragen, Terminabsprachen und erste Anlaufstelle im Kundensupport.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Kompetenzen und Erfahrungen mit:
- Berufserfahrung als Virtual Assistant oder in vergleichbarer administrativer Rolle: Mindestens 1–2 Jahre nachgewiesene Erfahrung in der virtuellen Assistenz oder Office-Management.
- Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Workspace oder vergleichbaren Tools; ggf. Erfahrung mit Projektmanagement-Software (Asana, Monday.com, Trello).
- Organisationsfähigkeit: Strukturiertes Arbeiten, Priorisierung von Aufgaben und zuverlässiges Einhalten von Deadlines.
- Kommunikationsfähigkeit: Souveräne schriftliche und mündliche Kommunikation, professionelle Umgangsformen, Kundenorientierung.
- Eigenverantwortung: Eigeninitiative, proaktive Problemlösung und Fähigkeit, auch im Home-Office fokussiert zu arbeiten.
- Zeitmanagement und Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und flexible Arbeitsweisen zu akzeptieren.
- Verschwiegenheit und Datenschutz: Verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Paket zur Anerkennung Ihrer Leistung:
- Vollzeit-Festanstellung: Unbefristete Anstellung mit voller sozialer Absicherung.
- Home-Office: Flexible Arbeitsgestaltung von zu Hause aus – ideale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Attraktives Gehalt: Marktübliche Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung.
- Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung.
- Transparente Kommunikation: Wertschätzende, offene Zusammenarbeit in einem modernen Arbeitsumfeld.
- Team-Support: Regelmäßiger Austausch mit dem Team und Unterstützung durch Ihre Vorgesetzte/Ihren Vorgesetzten.
- Flexible Arbeitszeiten: Ggf. flexible Arbeitszeitregelung nach Absprache.
Arbeitsort
Die Position ist als vollständiges Home-Office ausgelegt und befindet sich von der Verwaltung her in Bielefeld. Sie arbeiten mobil und ortsunabhängig – Sie benötigen lediglich einen zuverlässigen Internetzugang und einen ruhigen Arbeitsplatz zu Hause. Eine regelmäßige Einarbeitung und fallweise digitale Team-Treffen finden mit Ihren Kolleginnen und Kollegen statt.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen solide Perspektiven und Raum für fachliche und persönliche Weiterentwicklung:
- Fachliche Spezialisierung: Die Möglichkeit, sich in speziellen Bereichen der virtuellen Assistenz (z. B. Projektmanagement, Social-Media-Verwaltung) zu vertiefen.
- Aufstiegsperspektiven: Entwicklung zu Leitungsaufgaben oder zu Spezialist:innen-Rollen im administrativen Bereich je nach Leistung und Interesse.
- Netzwerk und Fachkompetenz: Regelmäßige Schulungen und Partizipation an modernen Arbeits-Tools und Methoden.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und eine kurze Motivationsschreiben bzw. Anschreiben mit Ihren relevanten Zeugnissen und Referenzen ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Bewerbung wird vertraulich bearbeitet. Bei Rückfragen steht Ihnen unser JobWho-Team gerne zur Verfügung.