JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) in Vollzeitanstellung mit Tätigkeitsschwerpunkt im Home-Office. Unser Kunde ist ein innovatives, digital orientiertes Unternehmen, das Wert auf flexible, eigenverantwortliche Zusammenarbeit legt. Sie arbeiten in einem modernen, agilen Umfeld und unterstützen das Team mit administrativer Exzellenz und organisatorischem Geschick.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle sind Sie die zentrale Koordinationsfigur im Hintergrund und treiben operative Prozesse voran:
- Administrative Unterstützung: Bearbeitung von E-Mails, Kalenderorganisation, Terminplanung und Reisebuchungen für das Management und projektübergreifende Teams.
- Dokumentenverwaltung: Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten; Datenbanken und Dateisysteme im Überblick.
- Kommunikation und Koordination: Interne und externe Kommunikation, Organisation von Meetings, Konferenzschalten und Vor-Ort-Terminen.
- Kundenbetreuung: First-Level-Support für Anfragen, professionelle Korrespondenz, Kundendaten-Management und Follow-ups.
- Projektorganisation: Unterstützung bei Projektplanung, Tracking von Meilensteinen und Ressourcenmanagement.
- Digitale Werkzeuge: Sichere Nutzung von Kollaborations-Tools, CRM-Systemen, Cloud-Speichern und digitalen Workspaces.
- Recherche und Reporting: Marktrecherchen, Datenzusammenstellungen und regelmäßige Berichte für Management und Stakeholder.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir suchen eine organisierte, zuverlässige Persönlichkeit mit ausgeprägten administrativen Fähigkeiten:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Office-Manager oder in ähnlicher administrativer Rolle (mind. 1–2 Jahre).
- Digital-Kompetenz: Sichere Anwendung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Workspace oder ähnlichen Systemen; Cloud-Tools wie Asana, Slack, Monday.com o. ä.
- Kommunikation: Ausgezeichnetes schriftliches und mündliches Deutsch; idealerweise Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau).
- Organisationstalent: Eigenverantwortliche Arbeitsweise, Priorisierung mehrerer Aufgaben, zuverlässige Einhaltung von Fristen und hohe Attention to Detail.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Vertrauenswürdiger Umgang mit vertraulichen Informationen; sicherer Umgang mit Datenschutz (DSGVO).
- Remote-Erfahrung: Komfortable Arbeitsweise im Home-Office, eigenständige Kommunikation über digitale Kanäle, gutes Time-Management ohne ständige Aufsicht.
- Mindset: Proaktivität, Serviceorientierung und Bereitschaft, sich neuen Tools und Prozessen schnell anzupassen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive, moderne Arbeitsumgebung mit Fokus auf Flexibilität und Fairness:
- Home-Office: 100% flexible Fernarbeit — arbeiten Sie von überall, wann und wie es für Sie passt.
- Unbefristete Festanstellung: Sicherheit und Planungsverlässlichkeit in einer langfristigen Position.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung; Gehaltszahlung monatlich pünktlich.
- Flexible Arbeitszeit: Großzügige Gleitzeit-Regelung mit Kernarbeitszeiten; Balance zwischen Professionalität und Privatem.
- Persönliche Entwicklung: Budget für Weiterbildung, online Trainings und zertifizierte Kurse zur Professionalisierung.
- Digitale Infrastruktur: Modernes Equipment (Laptop, Zubehör) und Zugang zu professionellen Collaboration-Tools — alles bereitgestellt.
- Team und Kultur: Wertschätzender Umgang, regelmäßiger Austausch mit dem Team und Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens.
- Faire Urlaubsregelung: Angemessene Urlaubstage und Abgeltung gesetzlicher Feiertage.
Arbeitsort
Diese Position basiert in Berlin und ist vollständig im Home-Office auszuführen. Gelegentliche Vor-Ort-Treffen oder Team-Events sind möglich, werden aber mit ausreichend Vorlauf abgesprochen. Sie erhalten umfassende Onboarding-Unterstützung und werden von Tag eins an in das Team integriert, unabhängig davon, dass Sie räumlich flexibel arbeiten.
Karrierechancen und Entwicklung
Dies ist eine Sprungstelle in Ihrer Karriere — mit Potenzial, sich weiter zu spezialisieren oder neue Verantwortung zu übernehmen:
- Spezialisierung: Fokus auf projektbezogene oder abteilungsspezifische Assistenz, je nach Interesse und Fähigkeiten.
- Führungsrolle: Perspektive, ein Team von Assistenzen zu koordinieren oder Lead-Positionen im Office-Management zu übernehmen.
- Digitale Fachkompetenz: Fortbildung in Prozessautomation, Business Intelligence oder spezialisierter Software-Nutzung.
- Internationales Netzwerk: Bei erfolgreicher Zusammenarbeit Möglichkeiten zur Mitwirkung in internationalen Projekten oder Rollen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho! Reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf, ein kurzes Anschreiben und relevante Zeugnisse oder Referenzen ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden.
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