JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden einen erfahrenen Sachbearbeiter / eine erfahrene Sachbearbeiterin (m/w/d) für die Verwaltung in Ingolstadt. Diese unbefristete Vollzeitstelle bietet Ihnen die Chance, in einem etablierten, kundenorientierten Verwaltungsumfeld Ihre Fachkompetenz gewinnbringend einzubringen und ein professionelles Team zu unterstützen.
Unser Kunde ist eine anerkannte Verwaltungsorganisation mit modernen Arbeitsstrukturen, die Wert auf verlässliche und gewissenhafte Sachbearbeitung legt. Das Team arbeitet eng zusammen und schätzt Zuverlässigkeit sowie proaktive Problemlösung.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle verantworten Sie zentrale Verwaltungsaufgaben und tragen wesentlich zum reibungslosen Betriebsablauf bei. Ihre Kernverantwortungen sind:
- Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen: Sachgerechte und fristgerechte Bearbeitung von Anträgen, Anfragen und administrativen Aufgaben nach geltenden Richtlinien und Vorschriften.
- Dokumentation und Archivierung: Führung und Pflege von Unterlagen, Protokollen und Verwaltungsakten sowie Gewährleistung einer geordneten Ablage (analog und digital).
- Datenerfassung und Verwaltungssysteme: Eingabe von Daten in Verwaltungssoftware, Datenbanken und ERP-Systeme mit hoher Genauigkeit und Sorgfalt.
- Korrespondenz und Kommunikation: Erstellung von Schreiben, Verfügungen und Auskünften; Beantwortung von Anfragen schriftlich und telefonisch.
- Terminaverwaltung und Fristen: Überwachung von Bearbeitungsfristen, Terminen und Eskalationen zur Sicherung eines ordnungsgemäßen Ablaufs.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Abstimmung mit internen Stellen und ggf. externen Partnern zur Unterstützung fachlicher Ziele.
- Qualitätskontrolle: Kontrolle von Unterlagen und Vorgängen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit Vorschriften.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mit:
- Ausbildung: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungstechnischen oder vergleichbarem Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement o. Ä.) oder gleichwertige Berufserfahrung.
- Sachbearbeitungserfahrung: Nachgewiesene mehrjährige Erfahrung in der Sachbearbeitung, idealerweise im öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Verwaltungssektor.
- EDV-Kenntnisse: Sichere Bedienung von Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), Datenbank- und Verwaltungssoftware; Lernbereitschaft für neue Systeme.
- Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit: Strukturiertes Arbeiten, Einhaltung von Fristen, sorgfältige Dokumentation und verantwortungsvolles Zeitmanagement.
- Kommunikations- und Teamfähigkeit: Freundlicher Umgang mit Kunden/Bürgern, schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, Kooperationsfähigkeit im Team.
- Rechtliches Grundverständnis: Grundkenntnisse verwaltungsrechtlicher Grundlagen und Willingness, sich in einschlägige Vorschriften einzuarbeiten.
- Deutsche Sprache: Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse (mind. B2-Niveau).
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Verlässlichkeit und Sicherheit durch ein unbefristetes Anstellungsverhältnis.
- Vollzeitbeschäftigung: 40-Stunden-Woche mit regelmäßigen Arbeitszeiten und guter Planbarkeit.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung, entsprechend Tarifvertrag oder internen Standards.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Anzahl von Urlaubstagen für Erholung und Vereinbarkeit mit Familie.
- Soziale Leistungen: Umfassende Sozialversicherung, betriebliche Altersversorgung und weitere Sozialleistungen (abhängig von Status).
- Weiterbildung: Unterstützung bei beruflicher Fortbildung und fachlicher Entwicklung im Verwaltungsbereich.
- Modernes Arbeitsumfeld: Zeitgemäße Ausstattung, digitale Arbeitstools und eine angenehme Büroatmosphäre.
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Flexible Arbeitsgestaltung und Unterstützung bei Work-Life-Balance (z. B. Heimarbeit nach Absprache).
Arbeitsort
Die Stelle ist in Ingolstadt angesiedelt. Sie arbeiten vor Ort in einem etablierten Verwaltungsteam. Eine umfassende Einarbeitung durch erfahrene Kollegen und Kolleginnen ist selbstverständlich, um Sie schnell in die Aufgaben einzuführen und Sie im Team willkommen zu heißen.
Karrierechancen und Entwicklung
In dieser Position eröffnen sich Ihnen vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten:
- Aufstiegswege: Möglichkeit zur Übernahme von Spezialisierungsaufgaben oder Leitungsverantwortung bei bewährter Leistung.
- Fachliche Vertiefung: Spezialisierung in Teilbereichen der Verwaltung (z. B. Rechtsangelegenheiten, Finanzverwaltung, Personalwesen).
- Fortbildung und Qualifizierung: Teilnahme an anerkannten Fortbildungen, Workshops und Zertifizierungsprogrammen im Verwaltungsbereich.
- Langfristige Perspektive: Verlässliche, unbefristete Anstellung als Basis für langfristige Karriereplanung.
Bewerbung und Kontakt
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