JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Kauffrau oder einen Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) in Vollzeit am Standort Ulm. Unser Kunde ist eine etablierte, moderne Organisation im Verwaltungsbereich mit erfahrenem Team und flachen Hierarchien. Sie zeichnet sich durch verlässliche Strukturen, kontinuierliche Prozessoptimierung und eine kollegiale Arbeitsatmosphäre aus.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle sind Sie die zentrale Schnittstelle für Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Sie tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf bei und unterstützen das Management durch professionelle Sachbearbeitung:
- Büroorganisation & Zeitmanagement: Planen und koordinieren Termine, Meetings und Ressourcen; sichern Dokumentation und Archivierung nach geltenden Standards ab.
- Administratives und Korrespondenzmanagement: Bearbeiten geschäftliche Schriftverkehre, erstellen Berichte und pflegen Datenbestände gewissenhaft und pünktlich.
- Personaladministration: Unterstützen bei Verwaltung von Personalunterlagen, Reisekostenansprüchen und weiteren HR-bezogenen Aufgaben.
- Rechnungswesen & Finanzverwaltung: Bearbeiten Rechnungen, führen Kostenkonten, überprüfen Belege und unterstützen das Finanzteam in der Buchführung.
- Office-Softwarelösungen: Nutzen MS Office, ERP- oder Verwaltungssoftware sicher und effizient; trainieren ggfs. andere Kolleginnen und Kollegen ein.
- Kommunikation & Kundenbetreuung: Repräsentieren die Organisation nach außen – telefonisch, per E-Mail oder persönlich – mit hohem Service-Standard.
- Prozessoptimierung: Erkennen Verbesserungspotenziale und schlagen Optimierungen vor; dokumentieren Abläufe nachvollziehbar.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir freuen uns auf Kandidatinnen und Kandidaten, die folgende Voraussetzungen erfüllen und ein Auge für Detail sowie Zuverlässigkeit mitbringen:
- Abschluss: Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation (z. B. Wirtschaftsassistent / Sekretär).
- Berufserfahrung: Mehrjährige Praxis in Verwaltung, Büromanagement oder Office-Management – vorzugsweise im öffentlichen Dienst oder in einer Verwaltungsorganisation.
- MS-Office-Kenntnisse: Sichere Anwendung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook; idealerweise auch Erfahrung mit ERP-Systemen oder spezialisierter Verwaltungssoftware.
- Organisationsfähigkeit: Eigenverantwortliches Arbeiten, Prioritätenmanagement und Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten.
- Kommunikationsstärke: Sicheres Auftreten, höfliche und professionelle Kommunikation schriftlich wie mündlich.
- Zuverlässigkeit & Genauigkeit: Gewissenhaftigkeit beim Umgang mit sensiblen Daten, Termintreue und hohe Qualitätsstandards.
- Teamfähigkeit: Offenheit für Zusammenarbeit und konstruktive Unterstützung von Kolleginnen und Kollegen auf allen Ebenen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive und verlässliche Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive ohne Befristung in einem stabilen Unternehmen.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Entlohnung basierend auf Ihrer Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Regelhafte Arbeitszeiten mit gewisser Flexibilität je nach Bedarf und Absprache.
- Weiterbildung & Entwicklung: Unterstützung bei Fortbildungen und gezielten Schulungen zu neuer Software oder fachlicher Vertiefung.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Ferienregelung im Einklang mit branchenüblichen Standards.
- Sicherer Arbeitsplatz: Verlässliche Struktur, moderne Ausstattung und kollegiales Arbeitsumfeld.
- Soziale Leistungen: Betriebliche Altersvorsorge und weitere Benefits je nach Tarifbereich.
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Unterstützung bei Bedarf für eine gute Work-Life-Balance.
Arbeitsort
Der Einsatzort ist Ulm. Sie werden in ein etabliertes Verwaltungsteam integriert und erhalten eine gründliche Einarbeitung. Das Team unterstützt Sie beim Start und steht für Fragen zur Verfügung.
Karrierechancen und Entwicklung
Mit Ihrer Erfahrung und Engagement bieten sich vielversprechende Perspektiven:
- Spezialisierung: Möglichkeit, sich in Fachgebieten wie Personalmanagement, Finanzwesen oder Projektmanagement zu vertiefen.
- Führungsverantwortung: Aufstiegschancen bis zur Leitung eines Sachgebiets oder Bürobereichs bei Eignung und Interesse.
- Interne Mobilität: Chancen, andere Bereiche der Organisation kennenzulernen und sich breiter zu qualifizieren.
- Trainings & Zertifikate: Unterstützung bei fachlichen Kursen, Sprachkursen oder beruflichen Zertifikaten.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren tagesaktuellen Lebenslauf und Ihre relevanten Zeugnisse (Abschlusszeugnis, aktuelle Arbeitszeugnisse) über die Plattform ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und beraten Sie gerne zum nächsten Schritt!