JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden einen Kaufmann / eine Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Reutlingen.
Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen der öffentlichen Verwaltung mit großem Erfahrungsschatz und modernem Arbeitsumfeld. Das Team zeichnet sich durch hohe Fachkompetenz, kollegiale Zusammenarbeit und eine zukunftsorientierte Arbeitsweise aus. Sie werden Teil eines engagierten Teams, das Wert auf professionelle Prozesse und gute Zusammenarbeit legt.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position übernehmen Sie zentrale administrative und organisatorische Aufgaben und sind ein wichtiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder. Ihre Verantwortung umfasst:
- Büroorganisation und Verwaltung: Strukturierung und Optimierung von Arbeitsabläufen, Termin- und Dokumentenverwaltung sowie Koordination von Besprechungen.
- Korrespondenz und Kommunikation: Verfassen von geschäftlichen Schreiben, E-Mails und Berichten in angemessenem Ton; Kommunikation mit Behörden, Partnern und Bürgern.
- Personalverwaltung und Assistenz: Unterstützung bei Personalangelegenheiten, Urlaubsverwaltung, Stundenzettelbearbeitung und organisatorische Zuarbeit für Führungskräfte.
- Digitale Anwendungen: Sicherer Umgang mit Office-Software (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), eventuell auch mit spezieller Verwaltungssoftware und digitalen Arbeitsmitteln.
- Rechnungswesen und Finanzen: Bearbeitung von Rechnungen, Belegen und einfachen Buchungsaufgaben; Unterstützung bei Budget- und Kassenverwaltung.
- Archivierung und Aktenmanagement: Verwaltung von physischen und digitalen Akten nach geltenden Vorgaben; Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben.
- Qualitätssicherung: Überprüfung von Dokumenten auf Vollständigkeit und Richtigkeit; Einhaltung von administrativen Standards und Richtlinien.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mit:
- Abschluss: Abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
- Berufserfahrung: Praktische Erfahrung in einer Office-Manager- oder Büromanagement-Position, idealerweise im verwaltungsnahen Bereich.
- MS-Office-Kenntnisse: Sichere Anwendung von Word, Excel, Outlook und PowerPoint; gerne auch weitere digitale Tools.
- Organisationsfähigkeit: Strukturiertes Arbeiten, Fähigkeit zum Priorisieren und Selbstmanagement bei mehreren Aufgaben parallel.
- Kommunikationsstärke: Höfliche, zuverlässige Kommunikation in Schrift und Wort; guter Umgangston mit internen und externen Kontakten.
- Sorgfalt und Zuverlässigkeit: Präzision bei administrativen Aufgaben, Einhaltung von Deadlines und Verschwiegenheit bei sensiblen Informationen.
- Flexibilität und Lernfähigkeit: Bereitschaft, sich in neue Systeme und Prozesse einzuarbeiten; positive Einstellung zu organisatorischen Veränderungen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine verantwortungsvolle Position mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere und langfristige Beschäftigung in Vollzeit.
- Attraktive Vergütung: Kompetitives Gehalt gemäß Branchenstandard und persönlicher Qualifikation.
- Faire Urlaubsregelung: Übliche Urlaubstage und Berücksichtigung von Feiertagen im öffentlichen Bereich.
- Fortbildung und Entwicklung: Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Teilnahme an Schulungen.
- Flexible Arbeitszeiten: Strukturierte Arbeitszeiten mit Flexibilität nach individuellen Möglichkeiten.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit in einem etablierten, unterstützenden Team mit flachen Hierarchien.
- Sozialleistungen: Leistungen im Bereich der sozialen Sicherung und altersgerechte Vorsorge.
Arbeitsort
Die Position ist in Reutlingen angesiedelt. Sie werden bei der Einarbeitung umfassend unterstützt und arbeiten in einem modernen Büroumfeld mit einem eingespielten Team zusammen, das Sie gerne willkommen heißt.
Karrierechancen und Entwicklung
In dieser Rolle bieten sich Ihnen vielfältige Perspektiven für persönliches und berufliches Wachstum:
- Aufstiegschancen: Möglichkeit zur Übernahme von erweiterten Aufgaben und größerer Verantwortung, z. B. Koordination ganzer Bereiche oder Teamleitung.
- Spezialisierung: Vertiefung von Fachwissen in Bereichen wie Projektmanagement, spezialisierte Softwaresysteme oder Qualitätsmanagement.
- Netzwerk und Kompetenzentwicklung: Regelmäßige Fortbildungen und Schulungen, um Ihre Fähigkeiten zu erweitern und auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
- Langfristige Jobsicherheit: Stabile Position in einer etablierten Organisation mit großer Zukunftsperspektive.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Halten Sie folgende Unterlagen bereit: vollständiger Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate (Abschluss, bisherige Arbeitgeber).
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden Ihre Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten. Bei Fragen steht Ihnen das JobWho-Team gerne zur Verfügung.