JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Empfangsmitarbeiterin oder einen Empfangsmitarbeiter in Vollzeit für den Standort Paderborn. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Bereich der öffentlichen Verwaltung und sucht eine zuverlässige Persönlichkeit, die den Empfangsbereich professionell und freundlich leitet. Sie werden Teil eines motivierten Teams, das täglich mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Geschäftspartnern in Kontakt steht.
In dieser Rolle tragen Sie maßgeblich zum positiven ersten Eindruck der Organisation bei und sind Anlaufstelle für alle Besucherinnen und Besucher. Sie erwarten eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit verantwortungsvollen Aufgaben in einem strukturierten, kollegialen Umfeld.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Empfangsmitarbeiterin oder Empfangsmitarbeiter werden Sie vielfältige Aufgaben übernehmen und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen der Organisation und der Außenwelt:
- Empfang und Besucherverwaltung: Sie begrüßen Besucherinnen und Besucher freundlich, nehmen sie in Empfang und leiten sie sachkundig weiter.
- Telefonische Erreichbarkeit: Sie bearbeiten eingehende Anrufe professionell, vermitteln diese an die zuständigen Stellen und halten relevante Informationen fest.
- Verwaltungstätigkeiten: Sie unterstützen durch Schreibarbeiten, Aktenverwaltung und die Dokumentation von Besucherdaten.
- Terminvergabe und Koordination: Sie vereinbaren Termine, pflegen Kalender und sorgen dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren.
- Informationsverwaltung: Sie verwalten Informationsmaterialien, Beschilderung und halten den Empfangsbereich ansprechend und organisiert.
- Sicherheit und Zutritt: Sie überwachen den Zugang, arbeiten mit Besucherverwaltungssystemen und tragen zur Sicherheit bei.
- Kundenfreundlichkeit: Sie verkörpern einen freundlichen und geduldigen Umgang mit Besucherinnen und Besuchern – unabhängig von deren Anliegen oder Stimmung.
Qualifikationen / Anforderungen
Idealerweise bringen Sie folgende Qualifikationen und persönliche Eigenschaften mit:
- Berufserfahrung: Abgeschlossene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ähnlich) oder mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Tätigkeit.
- Kommunikation: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Freundlichkeit und Serviceorientierung sind zentral für den Erfolg in dieser Rolle.
- IT-Kompetenz: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, Outlook) und Bereitschaft, neue Verwaltungssysteme zu erlernen.
- Organisationsfähigkeit: Strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen.
- Deutschkenntnisse: Sichere deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2).
- Diskretion: Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen und Datenschutz.
- Teamfähigkeit: Positive Einstellung, Kollegialität und Bereitschaft, anderen zu unterstützen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen und Vorteilen:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere Perspektive im öffentlichen Dienst mit Beamtenstatus oder TVöD-Anstellung.
- Attraktives Gehalt: Nach Qualifikation und Tarifvertrag der öffentlichen Verwaltung.
- Flexible Arbeitszeit: Verlässliche Arbeitszeiten mit Berücksichtigung von Work-Life-Balance.
- Sozialleistungen: Umfangreiche Sozialversicherung, Altersvorsorge und weitere Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes.
- Urlaubsregelung: Faire Urlaubstage gemäß Tarifvertrag.
- Weiterbildung: Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Entwicklung Ihrer Fachkompetenz.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit in einem stabilen, strukturierten Team mit gegenseitiger Unterstützung.
- Sinn und Zweck: Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur öffentlichen Daseinsvorsorge und arbeiten für eine Institution, die Bürgerinnen und Bürgern dient.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist in Paderborn. Nach einer gründlichen Einarbeitung werden Sie selbstständig an der Rezeption tätig sein und eng mit Ihrem Empfangsteam zusammenarbeiten. Die Infrastruktur und das Supportnetzwerk ermöglichen Ihnen einen schnellen Start und sichere Orientierung in Ihrer neuen Aufgabe.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen solide Grundlagen für berufliche Weiterentwicklung im öffentlichen Dienst:
- Aufstiegschancen: Entwicklung in höherwertige Verwaltungsfunktionen (z. B. Team-Leitung, Sachbearbeitung).
- Spezialisierung: Möglichkeit, sich in Bereichen wie Kundenservice, Verwaltungsprozesse oder Digitalisierung zu vertiefen.
- Weiterbildungsangebote: Regelmäßige Schulungen und Kurse zur Steigerung Ihrer Fachkompetenz und persönlichen Entwicklung.
- Stabilität und Sicherheit: Langfristige Perspektive im öffentlichen Dienst mit sozialem Engagement.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Zertifikate ein, um Ihre Qualifikation unter Beweis zu stellen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und wünschen Ihnen viel Erfolg im Bewerbungsprozess!