JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden einen Empfangsmitarbeiter (m/w/d) für eine Vollzeitstelle in Freiburg im Breisgau. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation der Verwaltung, die sich durch professionelle Prozesse, ein angenehmes Arbeitsumfeld und engagierte Mitarbeiter auszeichnet.
Sie sind die erste Kontaktperson für Besucher und Anrufer und prägen damit wesentlich den ersten Eindruck. Mit Ihrer offenen Art, Ihrer Zuverlässigkeit und Ihrer Organisationsfähigkeit schaffen Sie täglich eine positive Atmosphäre im Empfangsbereich.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle sind Sie das Gesicht unseres Kunden und für vielfältige Aufgaben im Empfangsmanagement verantwortlich:
- Empfang und Besucherbetreuung: Kompetente, freundliche Begrüßung von Besuchern und Besucher*innen sowie deren Anleitung zu den richtigen Ansprechpersonen und Räumlichkeiten.
- Telefonmanagement: Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Verwaltung von Terminabsprachen und ggf. Rückrufverwaltung.
- Administrative Unterstützung: Allgemeine verwaltungstechnische Aufgaben wie Postbearbeitung, Dokumentenverwaltung und Archivierung.
- Terminplanung: Koordination von Terminen und Besprechungsräumen, ggf. Unterstützung bei Scheduling-Aufgaben.
- Sekretariatsfunktionen: Schreiben von Briefen, E-Mails und einfachen Texten nach Vorgaben.
- Informationsmanagement: Bereitstellung von Informationen und Materialien für Besucher sowie Verwaltung von Infomaterial.
- Arbeitssicherheit und Ordnung: Einhaltung von Sicherheitsvorschriften im Empfangsbereich und Gewährleistung einer gepflegten Umgebung.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir freuen uns auf Kandidat*innen mit folgenden Voraussetzungen und Eigenschaften:
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in ähnlicher Rolle als Rezeptionist*in oder Empfangskraft (in Verwaltung, Unternehmen oder Dienstleistungen von Vorteil).
- Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch-Kenntnisse, sicheres Englisch von Vorteil; höflicher und professioneller Umgangston.
- Organisationstalent: Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
- IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) und gängigen Telefon-/Bürosystemen.
- Serviceorientierung: Hohe Kundenzufriedenheit, offene Ausstrahlung und positive Einstellung gegenüber Besuchern und Kollegen*innen.
- Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit: Eigenverantwortlichkeit, Pünktlichkeit und einwandfreie Zuverlässigkeit sind Grundvoraussetzungen.
- Flexibilität: Bereitschaft für kurzfristige Anforderungen und Anpassung an die Bedürfnisse der Organisation.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde wertschätzt die Leistung ihrer Mitarbeiter*innen durch ein ansprechendes Leistungspaket:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere Perspektive mit langfristiger Karrierechance in einer etablierten Organisation.
- Attraktive Vergütung: Gehalt nach Qualifikation und Erfahrung, regelmäßige Überprüfung der Leistungsanforderungen.
- Flexible Arbeitszeiten: Faire Regelung mit verlässlichen Arbeitszeiten und Rücksicht auf Work-Life-Balance.
- Weiterbildungsmöglichkeiten: Unterstützung bei beruflicher Entwicklung und Schulungsangeboten.
- Betriebliche Altersvorsorge: Zusätzliche Sicherheit durch pensionäre oder versicherungstechnische Angebote.
- Angenehmes Arbeitsumfeld: Kollegiale Atmosphäre, respektvolle Zusammenarbeit und moderner Arbeitsplatz.
- Gesundheitsförderung: Unterstützung von Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Freiburg im Breisgau. Sie werden von unserem Kunden professionell eingearbeitet und finden schnell Ihren Platz in einem eingespielten und unterstützenden Team vor. Der Empfangsbereich ist zentral gelegen und gut erreichbar.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen mehr als einen Job — sie bietet eine Perspektive für Ihre berufliche Entwicklung:
- Aufstiegschancen: Möglichkeiten zur Übernahme erweiteter Aufgaben und Positionen im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich.
- Spezialisierung: Weiterbildungen in den Bereichen Büroorganisation, Kommunikation oder verwaltungsspezifische Qualifikationen.
- Netzwerk und Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen der Organisation, breite Einsicht in Prozesse.
- Mentoring und Unterstützung: Erfahrene Vorgesetzte und Kollegen*innen, die Sie in Ihrer Entwicklung unterstützen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse sowie Zertifikate ein, damit wir Ihr Profil vollständig erfassen können.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen!