JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden für seinen Standort in Aachen eine engagierte und zuverlässige Empfangskraft in Vollzeit. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im öffentlichen Verwaltungsbereich mit flachen Hierarchien und einem kollegialen Arbeitsumfeld.
In dieser Position sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher, Klientinnen und Klienten sowie externe Partner. Sie prägen den ersten Eindruck durch Ihre freundliche, professionelle Kommunikation und organisieren den reibungslosen Ablauf des Empfangsbetriebs.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Im Rahmen dieser Position verantworten Sie folgende Aufgaben:
- Empfang und Besucherleitung: Freundliche Begrüßung aller Besucherinnen und Besucher, Erfassung ihrer Anliegen und kompetente Weiterleitung an die zuständigen Fachstellen oder Abteilungen.
- Telefonmanagement: Annahme und Weitergabe von Anrufen, Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Telefonbuches und zielgerichtete Auskünfte.
- Administrative Unterstützung: Korrespondenz, Verwaltung von Besucherlisten, Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Unterstützung bei Postbearbeitung und Archivierung.
- Informationsverwaltung: Aktuelle Bereitstellung von Informationsmaterialien, Hinweisschildern und Öffnungszeiten; Weitergabe wichtiger Mitteilungen an Besuchende.
- Sicherheit und Ordnung: Einhaltung von Zutrittsregelungen, Kontrolle von Besucherzugängen und Wahrung angemessener Sicherheitsstandards.
- Organisatorische Aufgaben: Mitverantwortung für den ansprechenden Zustand des Empfangsbereichs, Verwaltung von Materialien und Unterstützung bei Abläufen nach Geschäftsprozessen.
Qualifikationen / Anforderungen
Zur Erfüllung dieser Rolle sollten Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Rezeptionist, Empfangskraft oder in ähnlicher Position mit Publikumsverkehr.
- Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse, sichere und höfliche Umgangsformen, diplomatisches Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Besuchenden.
- Organisationstalent: Strukturierte Arbeitsweise, Fähigkeit zum Multitasking und eigenverantwortliche Übernahme von Routineaufgaben.
- EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel), Telefonanlage und ggf. behördlichen Verwaltungssystemen.
- Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit: Regelmäßige Präsenz, Gewissenhaftigkeit und positive Kundenorientierung.
- Weitere Qualifikationen: Erste-Hilfe-Kenntnisse, Freundlichkeit im Umgang mit diversen Besucherklientelen und Offenheit für kontinuierliche Weiterbildung von Vorteil.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem etablierten Arbeitsumfeld mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive und Arbeitsplatzsicherheit in Vollzeit.
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Geregelte Arbeitszeiten mit angemessenen Pausen und Rücksicht auf Work-Life-Balance.
- Soziale Sicherheit: Betriebliche Altersversorgung und Absicherung nach den geltenden Tarifverträgen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Möglichkeiten für berufliche Qualifizierung und Aufstiegschancen innerhalb der Organisation.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit in einem eingespielten Team mit flachen Hierarchien und gegenseitiger Unterstützung.
- Zusatzleistungen: Eventuell zusätzliche Benefits wie Jahresspesen, Weiterbildungsfonds oder interne Schulungen je nach Regelung des Kunden.
Arbeitsort
Der Einsatzort ist Aachen. Sie arbeiten an einem repräsentativen Empfangsbereich einer etablierten Organisation mit eingespieltem Team. Eine umfassende Einarbeitung durch Ihre Kolleginnen und Kollegen sowie schriftliche Prozessdokumentationen unterstützen Ihren erfolgreichen Start.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position eröffnet Ihnen folgende Entwicklungsperspektiven:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Chancen zur Übernahme von Führungsaufgaben oder Spezialisierung im Verwaltungsbereich nach Bewährung und Eignung.
- Fachwissen-Ausbau: Regelmäßige Schulungen und Kurse in Kommunikation, IT-Systemen und behördlichen Prozessen.
- Innerbetriebliche Mobilität: Möglichkeiten zur Tätigkeit in anderen Abteilungen und Ausweitung der Aufgabenbereiche.
- Mentoring und Coaching: Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie gezielte Förderung Ihrer beruflichen Ziele.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse sowie relevante Nachweise Ihrer Berufserfahrung ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und das Kennenlernen Ihrer Fähigkeiten!