JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Ulm. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit einem modernen, zukunftsorientierten Arbeitsumfeld. Sie zeichnet sich durch flache Hierarchien, konstruktive Zusammenarbeit und Wertschätzung für qualitativ hochwertige Arbeit aus.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie die Leitung proaktiv in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie sind das Bindeglied zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Abteilungen:
- Terminplanung und Terminmanagement: Koordination des Kalenders der Geschäftsführung, Planung von Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen.
- Schriftverkehr und Korrespondenz: Bearbeitung eingehender Post, Verfassung von Briefen und E-Mails im Namen der Geschäftsführung, Gewährleistung korrekter Dokumentation.
- Vorbereitung von Besprechungen und Konferenzen: Recherche, Materialbeschaffung, Erstellung von Unterlagen und Protokollen für Sitzungen.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Koordination und Umsetzung von Projekten im administrativen und organisatorischen Umfeld.
- Reiseorganisation: Planung und Buchung von Dienstreisen, Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.
- Dokumentation und Aktenverwaltung: Ordnungsgemäße Ablage und Archivierung von Dokumenten, Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
- Kommunikation mit internen und externen Partnern: Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Geschäftspartnern und Stakeholdern.
Qualifikationen / Anforderungen
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit. Berufserfahrung in einer Vorstandsassistenz oder ähnlicher Managementassistenz-Position ist von Vorteil:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Assistentin / Assistent in der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren administrativen Leitungsfunktion.
- Organisationstalent: Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit, ausgeprägte Planungskompetenz und Attention to Detail.
- Kommunikationsfähigkeit: Sicheres, professionelles Auftreten in Wort und Schrift, einfühlsame und neutrale Kommunikation auf allen Ebenen.
- IT-Kompetenz: Sichere Anwendung von MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Erfahrung mit gängigen Verwaltungssoftware-Systemen.
- Eigeninitiative und Zuverlässigkeit: Selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sprachenkenntnis: Sichere deutsche Kommunikation in Wort und Schrift; weitere Sprachenkenntnis von Vorteil.
- Flexibilität: Bereitschaft, bei Bedarf flexibel und außerhalb festgelegter Zeiten zu arbeiten.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives und sicheres Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungschancen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Perspektive und berufliche Sicherheit.
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung, orientiert am Marktstandard für diese Position.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitszeitmodelle mit Möglichkeiten zur Work-Life-Balance.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei beruflicher Weiterqualifikation und Fachschulungen.
- Kollegialer Arbeitsstil: Arbeit in einem motivierten, wertschätzenden Team mit moderner Unternehmenskultur.
- Moderne Arbeitsausstattung: Zeitgemäße technische Ausstattung und funktionierende IT-Infrastruktur.
- Sicherheit und Gesundheit: Unterstützung bei persönlichem Wohlbefinden, ergonomischer Arbeitsplatz.
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Ulm. Sie werden sorgfältig in die Tätigkeiten eingearbeitet und erhalten volle Unterstützung durch ein etabliertes Team. Die Organisation legt Wert auf einen reibungslosen Start und kontinuierliche Zusammenarbeit.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen hervorragende Chancen, sich beruflich zu entwickeln und Ihre Fähigkeiten auszubauen:
- Nähe zur Leitung: Intensive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ermöglicht tiefe Einblicke in strategische und operative Prozesse.
- Aufstiegschancen: Perspektive auf weiterführende Positionen im Management-Bereich oder in Spezialistenfunktionen.
- Wissenstransfer: Kontinuierliches Lernen durch Projektarbeit, Schulungen und kollegiale Unterstützung.
- Netzwerk: Aufbau von wertvollen Kontakten zu internen und externen Partnern der Organisation.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung ein aussagekräftiges Anschreiben, einen tabellarischen Lebenslauf sowie Zeugnisse und Zertifikate bei.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und werden Ihre Unterlagen sorgfältig prüfen. Bei Fragen steht Ihnen das JobWho-Team zur Verfügung.