JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit am Standort Saarbrücken. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit umfangreicher Erfahrung und modernem Arbeitsumfeld. Sie suchen eine engagierte Fachkraft, die die Geschäftsführung tatkräftig unterstützt und Prozesse optimal gestaltet.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie die rechte Hand der Führungsebene und tragen wesentlich zur effizienten Organisation bei:
- Sekretariatsfunktionen: Verwaltung des Kalenders, Planung von Meetings, Vorbereitung von Besprechungen und Protokollierung von Gesprächen.
- Dokumenten- und Informationsmanagement: Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, Archivierung und Verwaltung sensibler Unterlagen nach hohen Datenschutzstandards.
- Kommunikation und Koordination: Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und allen Abteilungen; Verwaltung von Anfragen, Weitergabe von Informationen, Telefon- und E-Mail-Management.
- Terminabstimmung und Reiseorganisation: Koordination von Dienstreisen, Buchung von Transport und Unterkünften, Vorbereitung von Reiseunterlagen.
- Berichtswesen und Vorbereitung: Erstellung von Berichten, Zusammenfassungen und Präsentationsmaterialien; Unterstützung bei der Vorbereitung von Management-Meetings.
- Projektunterstützung: Administrative Unterstützung bei internen Projekten und Prozessoptimierungen.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Beschaffung, Rechnungsverwaltung im Assistenzbereich und Vertretung bei Abwesenheitszeiten.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Rolle bringen Sie folgende Fähigkeiten und Erfahrungen mit:
- Berufliche Ausbildung: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation) mit nachgewiesener Erfahrung in Assistenzfunktionen.
- Vorstandsassistenz / Management Assistant: Mehrjährige praktische Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsführung oder Vorstandsmitgliedern (mindestens 3 Jahre).
- Organisationsgeschick: Ausgeprägtes Organisationstalent, Strukturiertheit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Kommunikative Kompetenz: Hervorragende schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, diplomatisches Geschick, Diskretion und professionelle Umgangsformen.
- Büro- und IT-Kenntnisse: Sichere Beherrschung von MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Erfahrung mit gängigen Verwaltungssoftwaresystemen und schnelle Lernfähigkeit bei neuen Tools.
- Eigenverantwortung: Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und eine hohe Handlungskompetenz bei der Lösung von Aufgaben ohne ständige Anleitung.
- Branchenbezug: Verständnis für Verwaltungsabläufe ist von Vorteil; Bereitschaft zur Einarbeitung in spezifische Prozesse.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten Ihnen ein attraktives Gesamtpaket für eine verantwortungsvolle Tätigkeit:
- Attraktives Gehalt: Marktgerechte Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung.
- Unbefristete Festanstellung: Sichere, langfristige Perspektive in einem etablierten Unternehmen.
- Vollzeitposition: 40 Stunden pro Woche mit flexibler Gestaltung nach Absprache.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Ferienregelung und Berücksichtigung von Feiertagen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen, um Ihre Fachkompetenzen kontinuierlich auszubauen.
- Angenehmes Arbeitsklima: Kollegiales, respektvolles Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Kommunikationskultur.
- Moderne Arbeitsausstattung: Zeitgemäße Arbeitsmittel und Infrastruktur für produktives Arbeiten.
- Work-Life-Balance: Respekt vor Ihrer Freizeit und flexible Lösungen für Beruf und Privatleben.
Arbeitsort
Die Position ist in Saarbrücken angesiedelt. Sie arbeiten direkt vor Ort in der Zentrale unseres Kunden. Nach einer umfassenden Einarbeitung durch ein erfahrenes Team werden Sie schnell in alle Prozesse eingeführt und entwickeln sich zu einer unverzichtbaren Stütze der Geschäftsführung.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Rolle bietet Ihnen hervorragende Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung:
- Aufstiegspotenziale: Je nach Leistung und Interesse Möglichkeiten für weiterführende Funktionen, z. B. Senior-Assistentin oder Teamleitung.
- Einblicke in Unternehmensführung: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ermöglicht Ihnen umfassende Einblicke in strategische Entscheidungsfindung und Management.
- Fachliche Spezialisierung: Gelegenheit, sich in Verwaltung, Projektmanagement oder angrenzenden Bereichen zu spezialisieren.
- Netzwerkaufbau: Kontakte zu wichtigen Stakeholdern und ein starkes berufliches Netzwerk in der Verwaltungsbranche.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert Sie diese verantwortungsvolle Position? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren vollständigen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Referenzen ein, um uns einen umfassenden Eindruck Ihres beruflichen Werdegangs zu vermitteln.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und setzen uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung!