JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden aus der öffentlichen Verwaltung eine kompetente und engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für die Stadt Potsdam.
Unser Kunde ist eine etablierte Verwaltungseinrichtung mit großem organisatorischem Umfang und moderner Arbeitsweise. Das Team arbeitet eng mit der Geschäftsführungsebene zusammen und zeichnet sich durch gegenseitige Unterstützung und ergebnisorientierte Zusammenarbeit aus.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsleitung operativ und administrativ bei all ihren anfallenden Aufgaben. Ihre Hauptverantwortungen umfassen:
- Termin- und Zeitmanagement: Koordination und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung sowie Vorbereitung von Besprechungsunterlagen.
- Dokumentation und Korrespondenz: Erstellung von Briefen, Memos, Protokollen und Berichten; Verwaltung von Unterlagen und Archivierung gemäß geltender Richtlinien.
- Kommunikation: Fungieren als erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen; Weiterleitung an geeignete Ansprechpartner und Eskalation von Sachverhalten.
- Verwaltungsorganisation: Verwaltung von Budgets, Reisekostenabrechnung, Beschaffungen und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten und Initiativen der Geschäftsführung.
- Informationsmanagement: Recherche, Zusammenfassung und Aufbereitung von Informationen für Geschäftsentscheidungen.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Funktion benötigen wir eine Person mit kaufmännischer oder verwaltungstechnischer Ausbildung und mehrjähriger Erfahrung als Assistenz oder in ähnlicher Position. Folgende Kompetenzen sind entscheidend:
- Berufliche Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Management-Umfeld oder in der öffentlichen Verwaltung.
- Organisationstalent: Hervorragende Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und effizient zu bearbeiten.
- Kommunikationsfähigkeiten: Sicheres Auftreten, gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, Fähigkeit zur präzisen Dokumentation.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Absolute Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit bei sensiblen Informationen; konsistente und zuverlässige Arbeitsweise.
- Digitale Kompetenzen: Sicherer Umgang mit MS Office, ERP- und Verwaltungssoftware; schnelle Lernfähigkeit bei neuen Systemen.
- Teamfähigkeit: Konstruktive Zusammenarbeit, Flexibilität und proaktive Unterstützungsbereitschaft gegenüber Kolleginnen und Kollegen.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen, modernen Umfeld mit echten Entwicklungschancen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Jobsicherheit in vollzeitlicher Beschäftigung.
- Attraktive Vergütung: Wettbewerbsfähiges Gehalt nach Qualifikation und Erfahrung sowie ggf. tarifgebundene Leistungen.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitszeitmodelle mit Kernarbeitszeiten und Rücksicht auf persönliche Lebenssituationen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung durch Schulungen, Kurse und Trainings zur Erweiterung Ihrer Fachkompetenzen.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige und zuverlässige Urlaubsregelung gemäß geltender Tarifverträge.
- Betriebliche Zusatzleistungen: Je nach Status Zugang zu betrieblichen Versicherungen, Vorsorge und weiteren Benefits.
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit in einem respektvollen und unterstützenden Team mit flachen Hierarchien.
Arbeitsort
Die Position befindet sich in Potsdam. Sie arbeiten direkt vor Ort in modernen Büroräumlichkeiten und werden von Tag eins an umfassend durch das Team eingearbeitet und unterstützt.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Rolle bietet Ihnen eine solide Grundlage für langfristige berufliche Entwicklung. Sie können von folgenden Chancen profitieren:
- Aufstiegsmöglichkeiten: Perspektiven zur Übernahme von erweiterten Aufgaben oder Spezialisierungen in angrenzenden Bereichen.
- Netzwerk und Wissenstransfer: Direkter Austausch mit Führungsebene und anderen Fachbereichen zur Erweiterung Ihres Verständnisses und Ihrer Kontakte.
- Berufliche Weiterqualifizierung: Unterstützung bei der Teilnahme an Fortbildungen und Zertifizierungen.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert Sie diese vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aussagekräftigen Lebenslauf sowie Zeugnisse oder Referenzen ein, um Ihre Qualifikationen zu dokumentieren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und den persönlichen Austausch mit Ihnen!