JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für eine Vollzeitstelle in Oberhausen. Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen mit großer Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung und zentraler Bedeutung in der Region. Wir suchen eine verantwortungsvolle Fachkraft, die die Geschäftsführung tatkräftig unterstützt und sich durch Zuverlässigkeit, Organisationstalent und professionelle Kommunikation auszeichnet.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung und tragen wesentlich zu deren Effizienz bei. Ihre Aufgaben umfassen:
- Terminplanung und Agenda-Management: Sie koordinieren Termine, Meetings und Besprechungen der Geschäftsführung und stellen Pünktlichkeit sowie optimale Vorbereitung sicher.
- Schriftwechsel und Dokumentation: Sie verfassen und bearbeiten Schreiben, Protokolle und Berichte eigenständig und korrespondieren mit internen und externen Partnern.
- Verwaltung und Organisation: Sie verwalten Dateien, Archive und Akten nach Standards, unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen und halten das Büro der Geschäftsführung organisiert.
- Projekt- und Prozessunterstützung: Sie begleiten Strategieprojekte, koordinieren Arbeitsabläufe und erarbeiten Lösungen für operative Herausforderungen.
- Stakeholder-Kommunikation: Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern, agieren souverän und vertrauenswürdig.
- Reisemanagement und Logistik: Sie planen Dienstreisen, buchen Reiseleistungen und kümmern sich um alle erforderlichen Vorkehrungen.
- Datenschutz und Vertraulichkeit: Sie handhaben sensible Informationen sorgfältig und gewährleisten Datenschutz im Verwaltungskontext.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Stelle bringen Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mit:
- Abschluss: Kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Sekretär:in) oder gleichwertige Erfahrung in der Assistenz oder im Management-Support.
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariat- oder Management-Support-Rolle, idealerweise im Verwaltungs- oder gehobenen Unternehmenskontext.
- Organisationsfähigkeit: Ausgeprägtes Organisationstalent, Detailorientierung und Fähigkeit, mehrere Aufgaben prioritätsgerecht zu bewältigen.
- Kommunikative Kompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sichere und professionelle Kommunikation.
- Digitale Fertigkeiten: Sichere Anwendung von Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und verwaltungsspezifischen Softwaresystemen.
- Diskretion und Eigenverantwortung: Absolute Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Fähigkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten.
- Serviceorientierung: Kundenorientierte Grundhaltung, Flexibilität und Bereitschaft, sich in dynamische Strukturen einzubringen.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Umfeld mit umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten:
- Unbefristete Festanstellung: Sicherheit durch einen langfristigen Arbeitsvertrag in einem verlässlichen Unternehmen.
- Attraktive Vergütung: Ein wettbewerbsfähiges Gehalt gemäß Ihrer Qualifikation und Erfahrung mit regelmäßigen Entwicklungsperspektiven.
- Flexible Arbeitszeiten: Eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Gestaltung der Arbeitszeiten.
- Weiterbildung und Entwicklung: Kontinuierliche Unterstützung bei Ihrer beruflichen Qualifizierung und Fachentwicklung.
- Moderne Arbeitsumgebung: Zeitgemäße Ausstattung und ein kollegiales, respektvolles Arbeitsklima.
- Betriebliche Altersvorsorge: Unterstützung Ihrer langfristigen Vermögensicherung durch eine zukunftsorientierte Versorgung.
- Gesundheitsförderung: Maßnahmen zur Unterstützung Ihrer Gesundheit und Work-Life-Balance.
- Kantine und Zusatzleistungen: Weitere attraktive Mitarbeiterleistungen und Vergünstigungen im Unternehmen.
Arbeitsort
Sie arbeiten in Oberhausen, einer lebhaften Stadt im Ruhrgebiet mit guter Erreichbarkeit. Das Team wird Sie einarbeiten und Ihnen bei der Integration in die Unternehmenskultur unterstützen. Wir heißen Sie in einem etablierten und funktionierenden Umfeld willkommen.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen eine hervorragende Basis für Ihre berufliche Entwicklung:
- Aufstiegschancen: Möglichkeit zur Übernahme von erweiterten Funktionen oder Projektverantwortung je nach Leistung und Interesse.
- Netzwerk und Vernetzung: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und internen Stakeholdern für kontinuierliche Einblicke in strategische Prozesse.
- Weiterqualifizierung: Teilnahme an Trainings und Zertifizierungsprogrammen zur Stärkung Ihrer Fach- und Führungskompetenzen.
- Gesicherte Berufsaussichten: Beschäftigung in einem stabilen Unternehmen mit langfristigen Perspektiven.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf, ein Anschreiben, aktuelle Arbeitszeugnisse und ggf. Zertifikate ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und stehen Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung!