JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine engagierte und organisierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) im Großraum Münster. Die Stelle ist auf Vollzeitbasis zu besetzen und richtet sich an Fachkräfte mit Erfahrung in der Vorstandsassistenz und dem Management-Support.
Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen der Verwaltung mit flachen Hierarchien und einem positiven, kollegialen Arbeitsumfeld. Hier arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und sind ein unverzichtbarer Anker im täglichen Geschäftsbetrieb.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position verantworten Sie ein breites Spektrum an administrativen und organisatorischen Aufgaben auf höchster Ebene:
- Kalender- und Terminmanagement: Sie orchestrieren die Terminplanung der Geschäftsführung, koordinieren Besprechungen, Konferenzen und Reisen sowie wirken bei der Vorbereitung von Terminen mit.
- Dokumentation und Protokollierung: Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Verwaltung von Dokumenten und Akten nach hohen Qualitätsstandards sowie sachgerechte Archivierung.
- Korrespondenz und Kommunikation: Selbstständige Bearbeitung von Schriftverkehr, E-Mails und Telefonaten; Filterung und Weitergabe von Anfragen an die richtige Stelle.
- Vorbereitung von Geschäftsmeetings: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung von Unterlagen, Recherche zu Tagesordnungspunkten und Nachbereitung von Beschlüssen.
- Projektkoordination und Organisatorische Unterstützung: Unterstützung bei unternehmensweiten Projekten, Veranstaltungen und Vorhaben der Geschäftsführung.
- Büroverwaltung: Koordination von Büromitteln, Verwaltung von Budgets im Assistenzbereich und sonstige administrative Routinen.
- Stakeholder Management: Professionelle Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Vertretung des Geschäftsführungsbüros.
Qualifikationen / Anforderungen
Wir suchen eine Fachkraft mit nachgewiesener Erfahrung und professionellem Selbstverständnis:
- Berufliche Erfahrung: Mehrjährige Tätigkeit in einer Vorstandsassistenz, Geschäftsführungsassistenz oder vergleichbarer Managementunterstützungsrolle.
- Organisatorische Fähigkeiten: Ausgezeichnetes Zeitmanagement, eigenverantwortliches Arbeiten, Geduld und Stressresistenz bei wechselnden Anforderungen.
- Kommunikation und Diskretion: Sicherer, höflicher Umgang mit Vorgesetzten und externen Stakeholdern; Verständnis für Verschwiegenheit und Vertraulichkeit.
- IT-Kompetenzen: Sichere Anwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und gängigen Verwaltungssoftwaresystemen.
- Schriftliche und mündliche Kommunikation: Sicheres Deutsch in Wort und Schrift; ggf. Fremdsprachenkenntnisse ein Plus.
- Qualitätsanspruch: Sorgfältige und gewissenhafte Arbeit, Auge für Details und Verlässlichkeit.
- Branchenerfahrung: Vorteilhaft, aber nicht zwingend erforderlich: Erfahrung in öffentlichen oder verwaltungsnahen Organisationen.
Leistungen der Anstellung
Wir bieten eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Position mit folgenden Benefits:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige Jobsicherheit und planbare berufliche Perspektive.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt im marktüblichen Rahmen je nach Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitsgestaltung: Geregelte Arbeitszeiten mit Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung, falls vereinbar.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung durch Fortbildungsangebote und die Chance, neue Fähigkeiten zu erwerben.
- Teamorientierte Arbeitsumgebung: Ein kooperatives, respektvolles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
- Soziale Leistungen: Faire Urlaubsregelung und arbeitgeberübliche Sozialleistungen.
- Verantwortungsvolle Tätigkeit: Echte Gestaltungsmöglichkeiten und direkte Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.
Arbeitsort
Die Position ist im Großraum Münster angesiedelt. Am ersten Tag erhalten Sie eine umfassende Einarbeitung durch unser erfahrenes Team und lernen alle relevanten Prozesse und Ansprechpartner kennen. Das Geschäftsführungsbüro bietet eine unterstützende und professionelle Arbeitsatmosphäre.
Karrierechancen und Entwicklung
Als enge Vertraute der Geschäftsführung haben Sie hervorragende Möglichkeiten, Ihre Karriere zu gestalten:
- Aufstiegsperspektiven: Übernahme von erweiterten Aufgaben und mögliche Entwicklung hin zu Senior-Assistenz oder Stabsfunktionen.
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefung in projektbezogene oder strategische Unterstützungsrollen.
- Netzwerkaufbau: Kontakt zu Führungskräften und wichtigen Stakeholdern des Unternehmens.
- Weiterbildungsangebote: Teilnahme an relevanten Seminaren zu Verwaltung, Projektmanagement und Soft Skills.
Bewerbung und Kontakt
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein: aktueller Lebenslauf, Anschreiben mit Nennung Ihrer relevanten Erfahrungen sowie Zeugnisse oder Referenzen früherer Arbeitgeber.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und setzen uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung!