JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeitanstellung am Standort Kiel. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit flachen Hierarchien und einem dynamischen, professionellen Arbeitsumfeld. Sie suchen eine zuverlässige, organisierte Fachperson, die die Geschäftsführung in all ihren administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt und damit einen wesentlichen Beitrag zum erfolgreichen Betrieb leistet.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser Position tragen Sie Verantwortung für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben auf höchster Ebene:
- Vorstandsassistenz: Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Planung und Koordination von Sitzungen, erstellen Protokolle und kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings.
- Terminmanagement: Eigenverantwortliche Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Koordination von Besprechungen und Abstimmung mit internen sowie externen Partnern.
- Dokumentenverwaltung: Archivierung, Verwaltung und Aufbereitung von geschäftskritischen Dokumenten und Unterlagen in höchster Diskretion.
- Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails und Schriftwechsel, teilweise in eigenverantwortlicher Vertretung der Geschäftsführung; professionelle Kommunikation mit Stakeholdern.
- Projektunterstützung: Operative Unterstützung bei strategischen Projekten und Initiativen, Koordination von Ressourcen und Zeitplänen.
- Büroorganisation: Sicherung eines reibungslosen Verwaltungsbetriebs, Verwaltung von Budgets und Beschaffungen für den Geschäftsführungsbereich.
- Vertretung und Stellvertretung: Fallweise Vertretung der Assistenzfunktion in Abwesenheit und Übernahme von Aufgaben nach Bedarf.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und persönliche Stärken mit:
- Berufliche Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Management Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzposition auf Führungsebene (mindestens 2–3 Jahre).
- Organisationsfähigkeit: Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu handhaben.
- Kommunikation: Sichere, gewandte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit; professionelle Kommunikation auf allen Ebenen.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen sicher umzugehen und absolute Verschwiegenheit zu wahren.
- EDV-Kompetenzen: Sichere Beherrschung von Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie grundsätzliche Kompetenz im Umgang mit Verwaltungssoftware.
- Eigeninitiative und Flexibilität: Proaktive Arbeitsweise, Lösungsorientierung und Bereitschaft zur flexiblen Anpassung an wechselnde Anforderungen.
- Deutschkenntnisse: Sichere Deutschkenntnisse (Wort und Schrift); Englischkenntnisse von Vorteil.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Gesamtpaket mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Sichere, langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmensumfeld.
- Attraktives Gehalt: Marktübliche Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung, monatliches Einkommen mit regelmäßigen Überprüfungen.
- Flexible Arbeitszeit: Gleitzeit und flexible Arbeitszeitgestaltung, um eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen.
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei beruflichen Fortbildungen und Schulungen zur kontinuierlichen Kompetenzentwicklung.
- Modernes Arbeitsumfeld: Zeitgemäße Ausstattung, digitale Tools und ein angenehmes Büro in zentraler Lage.
- Zusatzversicherungen: Betriebliche Altersversorgung und weitere Zusatzleistungen je nach Vereinbarung.
- Kollegiales Team: Zusammenarbeit in einem wertschätzenden, professionellen Team mit flachen Hierarchien.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubstage und Anerkennung von Feiertagen.
Arbeitsort
Die Position ist in Kiel angesiedelt. Sie arbeiten in unmittelbarer räumlicher Nähe zur Geschäftsführung und sind an den zentralen Verwaltungsstandort angebunden. Eine umfassende Einarbeitung durch das bestehende Team ist selbstverständlich, ebenso die volle Unterstützung bei Ihrem erfolgreichen Start.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen ausgezeichnete Perspektiven für persönliches und berufliches Wachstum:
- Verantwortungsvolle Tätigkeit: Sie haben direkten Einfluss auf die operative Effizienz der Geschäftsführung und sind damit zentral für den Erfolg der Organisation.
- Aufstiegschancen: Bei bewährter Leistung und Interesse können sich Positionen im erweiterten Führungsstab oder in spezialisierten Verwaltungsbereichen ergeben.
- Netzwerk und Erfahrung: Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Stakeholdern verschafft Ihnen wertvolle Kontakte und Einblicke in strategische Prozesse.
- Kontinuierliche Qualifizierung: Der Arbeitgeber unterstützt die Teilnahme an Fachkursen und Zertifizierungen im Verwaltungs- und Managementbereich.
Bewerbung und Kontakt
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