Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Heidelberg — Vollzeit, ca. 32.000–42.000 €/Jahr.

JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Heidelberg.

Unser Kunde ist eine etablierte Verwaltungsorganisation mit langjähriger Erfahrung und modernem Arbeitsumfeld. Sie suchen eine engagierte Fachperson, die als kompetente rechte Hand der Geschäftsführung fungiert und operative sowie strategische Aufgaben verantwortet.

Zuständigkeiten / Hauptaufgaben

In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung umfassend und tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf bei:

Terminmanagement und Planung: Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen; Verwaltung von Kalendern und Zeitplanung auf höchster Ebene
Dokumentenverwaltung: Anfertigung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Protokollen und Berichten
Kommunikation und Korrespondenz: Bearbeitung von E-Mails, Post und Anfragen; professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
Vorbereitung von Sitzungen: Erstellung von Agenden, Sammlunq von Unterlagen, Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsfindung
Verwaltungsaufgaben: Budgetüberwachung, Rechnungsverwaltung, Reisekosten und allgemeine Verwaltungsangelegenheiten
Projekt- und Prozessunterstützung: Mitwirkung bei strategischen Projekten und Optimierung von Geschäftsprozessen
Vertretungsfunktion: Übernahme von Aufgaben im Falle von Abwesenheiten; diskrete und eigenverantwortliche Handlungsweise

Qualifikationen / Anforderungen

Wir suchen eine Fachperson mit Erfahrung im Management-Support und ausgeprägten organisatorischen Kompetenzen:

Berufsabschluss: Kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder Vorstandssekretariat
Organisationsfähigkeit: Sichere Strukturierung komplexer Aufgaben, Zuverlässigkeit und Liebe zum Detail
Kommunikation: Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelle Korrespondenzen
MS Office: Sichere Anwendung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook
Diskretion und Zuverlässigkeit: Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und hohe Eigenverantwortung
Teamfähigkeit: Kollegiale Zusammenarbeit mit allen Ebenen der Organisation

Leistungen der Anstellung

Unser Kunde bietet attraktive Konditionen für eine langfristige Zusammenarbeit:

Unbefristete Festanstellung: Sichere Perspektive in einer etablierten Organisation
Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung
Flexible Arbeitsgestaltung: Moderne Arbeitszeiten und teilweise flexible Arbeitsmöglichkeiten
Weiterbildung und Entwicklung: Zugang zu Schulungen und Fortbildungen im Verwaltungs- und Management-Bereich
Betriebliche Zusatzleistungen: Faire Urlaubsregelung, Sozialleistungen und weitere Angebote
Angenehmes Arbeitsumfeld: Moderne Räumlichkeiten und ein unterstützendes Team
Aufstiegsmöglichkeiten: Perspektive für Karrierewachstum und Übernahme weiterer Verantwortung

Arbeitsort

Der Arbeitsplatz befindet sich in Heidelberg. Sie werden von Beginn an durch eine gründliche Einarbeitung und kollegiale Unterstützung des Teams in Ihre neue Rolle begleitet.

Karrierechancen und Entwicklung

Als Assistenz der Geschäftsführung eröffnen sich Ihnen vielfältige Perspektiven für berufliche Entwicklung:

Fachliche Spezialisierung: Vertiefung von Kompetenzen in Projektmanagement, Prozessoptimierung und strategischem Management
Führungsaufgaben: Möglichkeit zur Übernahme von Koordinationsaufgaben im Verwaltungsteam
Fortbildungen: Unterstützung bei relevanten Zertifizierungen und Weiterbildungsmaßnahmen
Interne Mobilität: Möglichkeiten zur Entwicklung in andere Fachbereiche der Organisation

Bewerbung und Kontakt

Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Nachweise Ihrer bisherigen Tätigkeit ein.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess steht Ihnen das Team von JobWho zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über den Beruf als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Heidelberg

Die Assistenz der Geschäftsführung ist das operative Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Unternehmen. Sie organisiert Termine, koordiniert Meetings und bereitet Entscheidungsvorlagen auf. Typisch sind Aufgaben wie Korrespondenzmanagement, Projektkoordination und Dokumentation. Die Rolle erfordert Sicherheit im Umgang mit Office-Anwendungen und Geschäftsprozessen. Assistenzen arbeiten in Unternehmen aller Größen aus Handel, Produktion, Dienstleistung und Verwaltung. Sie sind erste Ansprechpartner für interne und externe Partner und tragen wesentlich zur Effizienz der Führungsebene bei.

Häufige Fragen zu dieser Stelle

Schnelle Antworten zu Bewerbung, Gehalt und Vertragsform.

Wie bewerbe ich mich auf den Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei dem Arbeitgeber in Heidelberg?

Die Bewerbung läuft direkt und vertraulich über JobWho — klick oben auf „Jetzt über JobWho bewerben". Wir vermitteln im Auftrag des Kunden und melden uns bei dir. Mit kostenlosem JobWho-Konto gibst du deine Daten nur einmal an und bekommst passende Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)-Stellen in Heidelberg automatisch per Mail.

Welches Gehalt erwartet mich als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Heidelberg?

Für diese Stelle gibt der Arbeitgeber ca. 32.000–42.000 €/Jahr an (marktübliche Schätzung). Das tatsächliche Gehalt hängt von Berufserfahrung, Qualifikation und Tarifbindung ab. Auf JobWho findest du das Gehalt in jeder Anzeige direkt sichtbar — kein Bewerben ins Blaue.

Welche Arbeitszeit und Vertragsform hat die Stelle?

Diese Position ist als Vollzeit ausgeschrieben. Die Anzeige läuft noch bis 28. September 2026. Details zu Arbeitszeit, Schichtsystem oder Vertragsdauer findest du in der Beschreibung oben oder bekommst du im Vorstellungsgespräch.

Was ist JobWho — und wie unterscheidet sich JobWho von Indeed?

JobWho ist eine deutsche Job-Plattform mit Fokus auf Klarheit. Auf JobWho sind ALLE Stellen KI-aufbereitet — Gehalt, Aufgaben und Anforderungen sind auf einen Blick lesbar. Kein endloses Scrollen wie bei Indeed, keine wiederholten Anzeigen, keine Mogelpackungen. Für Bewerber komplett kostenlos.