JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit am Standort Hagen.
Unser Kunde ist eine etablierte und wachstumsstarke Organisation im Verwaltungsbereich mit flachen Hierarchien und modernem Arbeitsumfeld. Sie schätzen verlässliche, eigenverantwortliche Fachkräfte, die das Management aktiv unterstützen und eigene Ideen einbringen. Wenn Sie Organisationstalent haben und gerne in einem dynamischen Team arbeiten, sind Sie hier richtig.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
In dieser verantwortungsvollen Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung täglich bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben:
- Terminplanung und Meetings: Koordination von Terminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie Verwaltung von Kalendereinträgen für die Geschäftsführung
- Dokumentation und Korrespondenz: Verfassen und Bearbeitung von Schreiben, Protokollen und internen Dokumenten; Sicherung und Archivierung von wichtigen Unterlagen
- Projektunterstützung: Assistenz bei konzeptionellen und strategischen Projekten; Recherche und Aufbereitung von Informationen
- Stakeholder-Management: Kommunikation mit internen und externen Partnern; professionelle Vor-Ort- und telefonische Betreuung von Besuchern
- Verwaltung und Finanzen: Unterstützung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Abrechnung; Bearbeitung von Reisekostenerstattungen und Spesenabrechnungen
- Datenmanagement: Verwaltung von Datenbanken, CRM-Systemen und digitalen Archiven; Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz
- Eventorganisation: Planung und Koordination von Geschäftsereignissen, Konferenzen und internen Veranstaltungen
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mit:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Vorstandsassistenz, Management Assistant oder vergleichbare Position im höheren Verwaltungsbereich
- Organisationstalent: Sichere Terminplanung, Priorisierung von Aufgaben und verlässliche Umsetzung unter Zeitdruck
- MS-Office und IT-Kompetenz: Sichere Anwendung von Word, Excel, Outlook und gängigen Verwaltungssystemen; schnelle Lernfähigkeit bei neuer Software
- Kommunikationsfähigkeit: Aussagekräftige schriftliche und verbale Ausdrucksweise; Sicherheit im Umgang mit höherer Management-Ebene
- Diskretion und Verschwiegenheit: Zuverlässiger Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
- Eigeninitiative und Zuverlässigkeit: Proaktive Arbeitsweise, Selbstständigkeit und hohe Qualitätsansprüche
- Deutschkenntnisse: Sichere Beherrschung der Schriftsprache; sehr gutes Deutsch (Muttersprache bevorzugt)
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet Ihnen ein attraktives Gesamtpaket:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige und sichere Beschäftigung in einem etablierten Unternehmen
- Attraktives Gehalt: Leistungsgerechte Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung, über dem Marktdurchschnitt
- Flexible Arbeitszeiten: Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Homeoffice-Option: Möglichkeit, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei Fortbildungen und beruflicher Weiterentwicklung
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Anzahl Urlaubstage über dem gesetzlichen Standard
- Betriebliche Altersvorsorge: Sichere Zusatzversorgung für Ihre finanzielle Zukunft
- Kollegiales Arbeitsumfeld: Arbeit in einem motivierten, wertschätzenden Team mit offener Kommunikation
Arbeitsort
Der Arbeitsort ist Hagen. Sie werden von Anfang an professionell in Ihre Aufgaben eingearbeitet und eng von Ihrem Team betreut. Das Arbeitsumfeld ist modern und bietet eine gute Balance zwischen strukturiertem Arbeiten und eigenverantwortlichem Handeln.
Karrierechancen und Entwicklung
Mit dieser Position eröffnen sich für Sie attraktive Perspektiven:
- Aufstiegspotenzial: Möglich, in weitere Managementpositionen oder spezialisierte Verwaltungsrollen zu wechseln
- Spezialisierung: Gelegenheit, sich in Bereichen wie Projektmanagement oder Personalassistenz zu spezialisieren
- Netzwerkaufbau: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Zugang zu strategischen Entscheidungsprozessen
- Weiterbildungsbudget: Regelmäßige Unterstützung bei Fachkursen und Zertifizierungen
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Laden Sie bitte Ihren tagesaktuellen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Arbeitsproben (z. B. Zertifikate, Referenzschreiben) hoch.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen!