JobWho sucht im Auftrag eines renommierten Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Bielefeld. Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Verwaltungsbereich mit modernem Arbeitsumfeld und flachen Hierarchien. Das Team zeichnet sich durch Professionionalität, Zuverlässigkeit und kollegialen Zusammenhalt aus.
In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung tatkräftig bei allen administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt für reibungslose Abläufe und tragen aktiv zur erfolgreichen Unternehmensführung bei.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung verantworten Sie ein breites Aufgabenspektrum:
- Verwaltung und Organisation: Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung; Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Dokumentation von Ergebnissen.
- Kommunikation und Korrespondenz: Bearbeitung von ein- und ausgehender Post, E-Mail-Management und Verfassung von Geschäftskorrespondenzen im Namen der Geschäftsführung.
- Projekt- und Prozessunterstützung: Unterstützung bei der Umsetzung strategischer Projekte, Nachverfolgung von Maßnahmen und Arbeitsergebnisse.
- Datenmanagement und Reporting: Pflege von Datenbanken, Erstellung von Berichten und Statistiken für die Geschäftsleitung; Sicherung von vertraulichen Informationen.
- Budgetierung und Rechnungswesen: Mitarbeit bei Kostenplanung und Budgetüberwachung; Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Kreditkartenabrechnung.
- Schnittstellen-Management: Koordination zwischen Geschäftsführung und allen internen Abteilungen sowie externen Partnern und Behörden.
- Vertretungsfunktion: Übernahme von Aufgaben in Abwesenheit der primären Geschäftsführungs-Assistenz; Einweisung von Kollegen.
Qualifikationen / Anforderungen
Für diese verantwortungsvolle Tätigkeit bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung als Management Assistant, Vorstandsassistenz oder vergleichbare Positionen im administrativen Umfeld.
- Organisationsfähigkeit: Hervorragende Organisations- und Koordinationsfähigkeiten; sicherer Umgang mit Prioritäten und Terminen unter Druck.
- Kommunikation: Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; professionelles Auftreten in internen und externen Kontakten.
- Microsoft Office: Sichere Beherrschung von Word, Excel und PowerPoint; idealerweise Erfahrung mit spezialisierter Verwaltungssoftware oder ERP-Systemen.
- Zuverlässigkeit und Diskretion: Hohe Verlässlichkeit, Eigenverantwortung und sicherer Umgang mit sensiblen, vertraulichen Informationen.
- Teamfähigkeit: Kooperativ und unterstützend; Freude an konstruktiver Zusammenarbeit mit Führungskräften und Kolleginnen und Kollegen.
- Deutsche Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; ggf. weitere Sprachenkompetenzen von Vorteil.
Leistungen der Anstellung
Unser Kunde bietet eine attraktive Anstellung mit folgenden Leistungen:
- Unbefristete Festanstellung: Langfristige und sichere Beschäftigung mit klaren Entwicklungsperspektiven.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt nach Qualifikation und Erfahrung.
- Flexible Arbeitszeiten: Moderne Arbeitszeitregelungen mit Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung Ihrer Arbeitszeit.
- Weiterbildung und Entwicklung: Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Stärkung Ihrer Kompetenzen.
- Modernes Arbeitsumfeld: Attraktive Büroausstattung, aktuelle Technologie und ergonomische Arbeitsplätze.
- Kollegiales Team: Angenehmes Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und respektvollem Miteinander.
- Faire Urlaubsregelung: Großzügige Urlaubstage und Anerkennung Ihrer Leistung.
- Betriebliche Benefits: Zusätzliche Leistungen wie Altersvorsorge, Gesundheitsangebote und weitere Sozialleistungen.
Arbeitsort
Ihre Arbeitsstelle befindet sich in Bielefeld. Sie werden intensiv in die Abläufe und Strukturen eingearbeitet und arbeiten von Beginn an eng mit der Geschäftsführung und dem Team zusammen. Das unterstützende Umfeld ermöglicht einen erfolgreichen Start in Ihre neue Rolle.
Karrierechancen und Entwicklung
Diese Position bietet Ihnen vielseitige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung:
- Fachliche Spezialisierung: Vertiefen Sie Ihr Wissen in speziellen Verwaltungs- und Management-Prozessen und bauen Sie eine umfassende Expertise auf.
- Führungsverantwortung: Bei bewährter Leistung ergeben sich Perspektiven zur Übernahme von Leitungsaufgaben oder zum Aufbau von Stabsfunktionen.
- Strategische Mitgestaltung: Werden Sie zum strategischen Partner der Geschäftsführung und prägen Sie Unternehmensentwicklungen aktiv mit.
- Continuing Professional Development: Unterstützung durch Fachkurse, Zertifizierungen und Netzwerk-Events im Verwaltungsbereich.
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Dann bewerben Sie sich noch heute direkt über JobWho. Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein: Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse (idealerweise Arbeitszeugnisse und Abschlüsse). Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und Ihre Fragen!