Krankmeldung: Pflichten, Fristen und elektronische AU – Das Wichtigste zum Thema Krankschreibung
Wann musst du dich krankmelden? Welche Fristen gelten? Und was ist diese elektronische AU, von der alle sprechen? Wir klären auf – mit echten Beispielen und häufigen Irrtümern.
JobWho-Redaktion
Das Wichtigste in Kürze
- Meldepflicht besteht ab Tag 1 der Krankheit, nicht erst ab Tag 3 – melde dich vor oder unmittelbar zu Beginn deiner Arbeitszeit.
- Die ärztliche AU brauchst du erst ab dem 4. Krankheitstag; die ersten drei Tage reicht eine mündliche oder schriftliche Meldung (es sei denn, dein Arbeitgeber verlangt anders).
- Die elektronische AU ist kostenlos, sicher und wird direkt vom Arzt an Krankenkasse und Arbeitgeber übermittelt – du brauchst Kopien nicht mehr selbst weiterzuleiten.
- Dein Chef hat kein Recht auf deine Diagnose; die AU bestätigt nur die Arbeitsunfähigkeit, nicht die genaue Krankheit.
- Eine ärztliche Krankschreibung kann dein Arbeitgeber nicht einfach ablehnen – sie ist eine medizinische Feststellung und rechtlich bindend.
Krankheit gehört zum Leben dazu – und trotzdem herrscht rund um Krankmeldung, Krankschreibung und Ausfallzeiten oft Verunsicherung. Muss ich sofort anrufen? Was kostet eine AU? Kann mein Chef die Krankschreibung ablehnen? Die gute Nachricht: Die Regeln sind eigentlich klar, und mit ein wenig Wissen navigierst du sicher durch deine Absenz. Dieser Artikel räumt mit den häufigsten Irrtümern auf und erklärt dir, wie Krankmeldung und elektronische AU heute funktionieren.
Pflicht zur Krankmeldung – Was sagt das Gesetz?
Die Grundregel klingt simpel: Wenn du krankheitsbedingt nicht arbeiten kannst, musst du deinen Arbeitgeber informieren. Das ist in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) festgehalten. Allerdings gibt es hier Nuancen, die oft zu Verwirrung führen.
Deine Meldepflicht entsteht ab dem ersten Krankheitstag, nicht erst nach drei Tagen. Das ist ein verbreiteter Irrtum: Viele Arbeitnehmer denken, sie könnten die erste oder zweite Krankheitstag ignorieren und sich erst ab Tag drei melden – das ist falsch. Bereits am ersten Morgen, wenn du merkst, dass du nicht arbeiten kannst, solltest du deinen Arbeitgeber benachrichtigen.
Die Anmeldung muss vor oder unmittelbar zu Beginn der Arbeitszeit erfolgen. Das heißt: Wenn dein normaler Arbeitstag um 8 Uhr beginnt, sollte dein Anruf spätestens gegen 7:30 oder 7:45 Uhr erfolgen. In der Praxis bedeutet das für viele: Der Wecker klingelt, es geht dir schlecht, du rufst sofort an – fertig. Nicht warten, nicht überlegen, nicht hoffen, dass es bis 10 Uhr besser wird.
Melde dich krank, **bevor** deine Arbeitszeit beginnt, oder unmittelbar danach. Das zeigt Verantwortung und vermeidet unnötige Konflikte. Dokumentiere, dass du angerufen hast (Uhrzeit, mit wem gesprochen).
Bei Unklarheit über die exakten Meldezeiten schau in dein Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung – dort sind sie oft konkret festgehalten. Manche Unternehmen haben zentrale Hotlines, andere verlangen, dass du deinen direkten Vorgesetzten anrufst. Befolge diese Vorgaben genau.
Die Drei-Tage-Regel und die Rolle der Krankschreibung
Hier kommt es zu einer häufigen Vermischung: Die Drei-Tage-Regel bezieht sich nicht auf die Meldepflicht, sondern auf die Bescheinigungspflicht. Das ist wichtig zu unterscheiden.
Wenn du erkrankt bist, brauchst du erst ab dem vierten Tag eine ärztliche Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz: AU). Die ersten drei Krankheitstage können oft ohne Bescheinigung bleiben – du meldest dich an, informierst deinen Chef, und das reicht vorerst. Beispiel: Du wirst Montag krank, meldest dich Montagmorgen. Bis Mittwoch reicht die mündliche oder schriftliche Meldung. Wenn du am Donnerstag immer noch krank bist, brauchst du spätestens am Freitag (oder Donnerstag, je nach Regelung deines Arbeitgebers) eine AU vom Arzt.
Allerdings: Es gibt Ausnahmen. Viele Arbeitgeber verlangen bereits ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung – das ist rechtlich zulässig. Das muss aber in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag festgehalten sein. Frag im Zweifelsfall bei deinem Arbeitgeber nach, was konkret verlangt wird. Es spart dir später Ärger.
Zusätzlich können bestimmte Branchen oder Berufe strengere Regeln haben. Im öffentlichen Dienst, im Gesundheitswesen oder in sicherheitskritischen Jobs gelten teilweise andere Vorgaben. Auch hier hilft ein Blick in dein Einstellungsschreiben oder das Handbuch.
Die elektronische AU: Wie funktioniert sie?
Seit 2023 gibt es die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – und ja, die ist wirklich elektronisch. Der Arzt stellt sie aus und übermittelt sie direkt an die Krankenkasse und an deinen Arbeitgeber. Du selbst musst dich danach nicht mehr darum kümmern, Papierausdrucke zu holen und weiterzuleiten.
In der Praxis läuft es so ab:
- Du gehst zum Arzt, der dokumentiert deine Arbeitsunfähigkeit in seinem System.
- Der Arzt überträgt die Daten elektronisch an die Krankenkasse.
- Die Krankenkasse leitet die Information an deinen Arbeitgeber weiter – oder der Arbeitgeber ruft die AU über ein spezielles Portal ab.
- Du erhältst optional einen Papierausdruck für deine Unterlagen.
Das klingt kompliziert, ist aber deutlich sicherer und weniger fehleranfällig als früher. Du kannst nicht mehr die AU-Kopie „vergessen" oder verlieren, weil der Arzt sie ja schon weitergeleitet hat.
Achtung: Die eAU funktioniert nur, wenn der Arzt an das System angeschlossen ist – große Praxen und Kliniken machen das in der Regel, kleinere oder spezialisierte Praxen manchmal noch nicht. Im Zweifelsfall frag nach oder lass dir eine Papierversion mitgeben, um sicherzustellen, dass dein Arbeitgeber die AU pünktlich erhält.
Die elektronische AU ist sicher und datenschutzkonform. Es ist völlig okay, dass dein Arbeitgeber die Diagnose **nicht** erfährt – die eAU bestätigt nur die Arbeitsunfähigkeit, nicht die Krankheit selbst.
Häufige Irrtümer rund um Krankschreibung
Irrtum 1: Der Chef kann die Krankschreibung anfechten oder „nicht anerkennen".
Nein. Eine ärztliche AU ist eine medizinische Feststellung und rechtlich bindend. Dein Arbeitgeber kann nicht einfach sagen, dass er deinen Krankheitstag nicht anerkennt. Allerdings hat dein Arbeitgeber das Recht, deinen Arzt aufzufordern, die Arbeitsunfähigkeit zu begutachten – das läuft über den Betriebsarzt oder den medizinischen Dienst der Krankenkasse. Das passiert aber nur, wenn dein Chef Grund zu misstrauen hat.
Irrtum 2: Ich muss dem Chef meine Diagnose nennen.
Falsch. Du bist nicht verpflichtet, die genaue Krankheit zu nennen. „Ich bin arbeitsunfähig erkrankt" reicht völlig aus. Die Diagnose ist deine Privatsache. Erst die offizielle AU bestätigt es – aber auch nur der Krankenkasse und dem Arbeitgeber, ohne die genaue Diagnose zu nennen.
Irrtum 3: Homeworking erspart mir die Krankmeldung.
Nein. Wenn du krank bist, bist du krank – egal ob du ins Büro gehst oder von zu Hause aus arbeitest. Arbeitsunfähigkeit bedeutet, dass du gar nicht arbeiten kannst, nicht dass du nur nicht fahren kannst. Wer mit Fieber am Laptop sitzt und tatsächlich arbeitet, ist nicht arbeitsunfähig im rechtlichen Sinne und sollte das nicht als Krankheitstag abrechnen.
Irrtum 4: Die AU ist kostenlos.
Ja und nein. Die gesetzlichen Krankenkassen zahlen die AU-Austellung bei Kassenärzten – dich als Patient kostet das nichts. Wenn du aber zu einem Privatarzt gehst oder zusätzliche Untersuchungen brauchst, kann es kostenpflichtig werden. Frag am besten vor der Behandlung nach.
Was tu ich, wenn ich mehrere Wochen krank bin?
Länger als drei Wochen brauchst du nicht nur eine AU, sondern ein sogenanntes Gutachten. Das erstellt dein Arzt basierend auf ausführlicheren Untersuchungen. Die Krankenkasse zahlt dann weiterhin dein Gehalt (bis zu 6 Wochen), danach übernimmt die Versicherung Krankengeld. Die genauen Regelungen findest du in deinem Versicherungsvertrag.
Wichtig: Während dieser Zeit musst du in Kontakt mit deinem Arbeitgeber und deiner Krankenkasse bleiben. Melde dich nicht einfach ab und hoffe, dass alles läuft. Regelmäßige AUs und offene Kommunikation schützen dich und deine Rechte.
Deine Rechte während der Krankheit
Solange du nachweislich arbeitsunfähig erkrankt bist (mit AU), kann dein Arbeitgeber dir nicht kündigen, dich nicht versetzten und muss dein Gehalt weiterzahlen (bis 6 Wochen pro Jahr; danach Krankengeld von der Kasse). Das ist wichtig zu wissen, wenn du längerfristig ausfällst: Du bist rechtlich geschützt.
Allerdings: Wiederholte kurzfristige Krankheiten (z. B. jedes Wochenende krank) können irgendwann ein Kündigungsgrund werden, wenn ein Muster erkennbar ist und dein Arbeitgeber den Grund mit medizinischen Mitteln überprüft hat. Aber das ist eine Ausnahme, nicht die Regel.
Checkliste für den Ernstfall
- **Tag 1:** Krankmeldung gemäß deiner Unternehmensregeln – anrufen, nicht per Mail.
- **Tag 3/4:** Falls nicht bereits geschehen, zum Arzt gehen und AU holen.
- **Papier oder eAU:** Stelle sicher, dass die AU deinen Arbeitgeber erreicht (Papier oder elektronisch).
- **Rückkehr:** Melde dich zurück, wenn du wieder arbeitsfähig bist – per Mail oder kurzes Gespräch reicht.
Krankmeldung ist kein Drama – wenn du die Regeln befolgst, läuft es glatt und ohne Konflikte.